Работа с няколко бази данни в StoreHouse PRO

Създаване, добавяне и превключване между различните бази данни

Съдържание:

В тази част от ръководство ще илюстрираме начина за създаване на нови бази данни, тяхното управление, превключването между тях, настройките на програмата, които са свързани с този начин на работа, както и случаите на възможно приложение на работата с повече от една база данни.

Възможни приложения на работата с няколко бази данни
[ върни се горе ]

Както споменахме по-горе, едно от възможните приложения на този тип работа са случаите, при които е необходимо постигане на отделно отчитане на операциите, документите и наличностите в две или повече фирми. Независимо дали сте собственик на няколко фирми, или пък сте счетоводител, на който е поверено счетоводното обслужване на 20 фирми, StoreHouse PRO може да Ви предложи необходимата степен на изолиране на данните на едната фирма от тези на останалите, а също и нужния инструментариум за възможно най-бързото и лесно постигане на тази цел.

Друг случай, при който е възможно да Ви се наложи да работите с повече от една база данни, е наличието на няколко отделни складови или търговски обекти на една и съща фирма, които обаче не са свързани в обща локална мрежа и не са дефинирани като обекти в една и съща база данни, а вместо това работят върху отделни масиви, разположени на различни места. Възможността за работа с няколко бази данни улеснява мениджърите и счетоводителите при упражняването на периодичен контрол и изготвянето на отчети за текущото състояние на отделните обекти, които работят с тези бази данни.

Трети случай, при който е препоръчително да използвате тази възможност на програмата, е необходимостта да поддържате в разархивиран и лесно достъпен вид данните за предишни години, така че да можете максимално бързо да навигирате между текущата складова база данни и по-стари бази, в които се намират операциите и данните за предишен период (който в конкретния случай се предполага, че сте архивирали и премахнали от текущата база, иначе това действие нямаше да се налага, тъй като данните щяха да са достъпни в текущата база). Подобно връщане към данните за изминали години би могло да се наложи, ако искате да направите справка за стара операция или пък просто за някакви статистически цели, затова, ако сте премахнали от текущата база данни информацията за въпросния период, единственият възможен случай ще е да възстановите данните от съответния архив. Самото разархивиране е тривиална и елементарна операция, но сама по себе си тя носи известни рискове. Те се изразяват в това, че разархивирането на данни от стар архив ефективно подменя данните в текущата база с данните от архива. Ако Вие сте единственият потребител на програмата, това не би представлявало особен проблем, тъй като се предполага, че преди разархивирането сте създали актуален архив на текущите си данни, от който след това ще възстановите актуалните данни. Но ако освен Вас с програмата и с този масив работят едновременно и други потребители, то възстановяването на данните от стария архив ще доведе до това, че техните данни също ще бъдат презаписани от данните в стария архив, без те да разберат навреме за Вашето действие. Разбира се, този риск е неоправдано висок, ето защо, в такива случаи е достатъчно просто да дефинирате още една база данни, в която да възстановите контролните архиви, които възнамерявате да използвате по-често. Това на практика не само ще елиминира посочения по-горе риск от нежелана замяна на текущите данни с тези от архива, но и ще Ви икономиса значително време при възстановяването на данните от архива, тяхната проверка от страна на програмата и преструктурирането на данните към евентуално по-нов формат (в случай, че архивът е бил създаден от по-стара версия на продукта, отколкото тази, с която го зареждате).

Добавяне на допълнителни бази данни. Активиране на нова база данни
[ върни се горе ]

Създаването или добавянето на допълнителни бази данни в StoreHouse PRO се изразява в посочването на директорията, в която желаете те да бъдат създадени и съхранени. По принцип това действие се извършва в началния екран, в който въвеждате своето име и парола. Нека видим как изглежда той и кои са елементите на този екран:

Както се вижда от екранното копие по-горе, диалоговият прозорец за вход в програмата има следните елементи, имащи отношение към настоящата статия:

• Поле с информация за активната база данни - в това поле се изписва пътя към базата данни, с която сте работили последния път или базата данни, с която ще работите, ако влезете със своето име и парола. Това е и мястото, от което потребителят може да превключи от една база данни - към друга. Само една база данни може да бъде активна в рамките на текущия потребителски акаунт в Windows. Промяната на активната база данни става чрез отваряне на падащия списък и избор на друга достъпна стойност в него. Обърнете внимание, че промяната на активната база данни е ефективна единствено за Вашия потребителски акаунт в Windows, т.е. другите потребители на програмата в мрежата, както и другите потребителски Windows акаунти на същия компютър няма да бъдат засегнати от тази промяна.
• Бутон за "възстановяване на БД от архив" - бутонът позволява да се стартира функцията за възстановяване на база данни от архив. По подразбиране възстановяването се извършва върху активната база данни, така че бъдете внимателни при употребата на тази функция.
• Бутон "бази данни" - натискането на този бутон Ви дава достъп до функциите за управление на бази данни: добавяне, премахване и превключване.

Когато стартирате програмата за първи път, тя ще провери за наличие на база данни в директорията, в която е инсталирана, и ако такава не бъде открита, ще Ви предложи да стартирате мениджъра за управление на бази данни, чрез който да я създадете на желано от Вас място. Ако в момента, в който четете тази статия, вече работите с продукта, тогава не е необходимо да описваме този процес, тъй като първата Ви база данни и без друго е вече създадена, а пътят към нея се изписва в съответните полета в екрана за вход в програмата. Вместо това ще проследим начините за добавяне на още една база данни...

Базите данни на StoreHouse PRO са файлове с наименование "shouse.db" (възможно е на Вашата система да се виждат и само като "shouse", тъй като по подразбиране Windows скрива окончанията на някои типове файлове). Всеки такъв файл следва да бъде разположен в отделна директория.

За да добавите допълнителна база данни, натиснете бутона "Бази данни". Екранът за вход в програмата ще покаже допълнителен набор от инструменти, който ще Ви е необходим, за да укажете пътя към новите бази. Той изглежда така:

Както се вижда от изображението по-горе, на екрана се е появил списък и два допълнителни бутона. Списъкът съдържа пътя към базите данни, за които StoreHouse PRO разполага с информация. Засега той съдържа единствено пътя към базата данни по подразбиране.

Бутонът "Добавяне на път към база данни" Ви позволява да изберете папка със съществуваща база данни (или такава, която желаете да бъде създадена) и да я добавите към списъка. При натискането му се появява стандартният диалог за избор на папка в Windows:

От този екран е необходимо да посочите папката, в която (ще) се намира новата база данни. Тук обърнете внимание на няколко важни подробности:

1. Пътят към базата данни не трябва да съдържа никакви символи на кирилица. Базата данни няма да може да бъде заредена, ако в пътя до нея се срещат символи, различни от латински букви, цифри и пунктуационни знаци. С други думи, пътища от вида "C:\storehouse\база данни\" или "C:\потребителска папка\storehouse\" не се допускат.    
2. Пълният път към новата база данни трябва да е различен от пътя към останалите дефинирани до момента бази данни. Излишно е да се опитвате да добавяте база данни, която вече присъства в списъка на дефинираните бази данни.
3. Поддиректорията, в която базата данни ще бъде непосредствено разположена, е желателно да има различно наименование от поддиректориите на останалите бази данни. Това означава, че ако, например, досегашната Ви база данни е била разположена в папката "C:\ProgramData\StoreHouse\", то пътят към новата база не е добре да завършва със същата поддиректория - "StoreHouse" (примерно "D:\storehouse" или "C:\sklad\storehouse" и т.н., които не са подходящи имена в конкретния случай). По-късно ще стане ясно, защо това е от такова значение.
4. Добра идея е да наименувате папките така, че да отговарят на своето предназначение и данните, които ще се намират в тях. Примерно, ако в допълнителната база данни ще отчитате склада на друга фирма, тогава дайте на папката такова име, което да е близко до името на фирмата. Ако пък в базата данни ще се намират данните на друг обект, от който периодично получавате архиви, наименувайте папката с името на обекта. И не на последно място, ако папката просто ще съдържа данните от архив от стар период, то тогава за нейно име задайте периода (например 2010, 2011, според годината).
5. Папката, в която ще се намира базата данни, трябва да предоставя на потребителите, които ще я ползват, пълни права за четене и запис на данни.
6. Желателно е папката да се намира на устройство или място в мрежата, които са винаги достъпни в този си вид, когато с базата данни се работи, т.е. задължително трябва да се уверите, че устройството няма да променя името си произволно при всяко включване (отнася се най-вече за преносимите памети и дискове) или мрежовия ресурс няма да променя адреса и наименованието си. В никакъв случай не трябва да променяте, премествате или изтривате пътя, в който базата данни е била създадена, след като тя е била добавена към регистъра на базите данни. В противен случай, ако тази база данни е активната за Вашата система, след евентуална промяна на пътя, в който тя се намира (извън StoreHouse PRO), програмата няма да може да я открие и ще получите съобщение за грешка.
7. Опитайте се да съкратите максимално дълбочината и дължината на пътя, в който разполагате допълнителните бази данни. Не е добра идея да създавате твърде дълъг път към базата данни от сорта на "C:\papka1\papka2\papka3\baza danni na StoreHouse PRO". Подобно разположение ще Ви затрудни да виждате и разпознавате лесно необходимата Ви база данни в списъка. По-добре е да си създадете предварително една папка с наименование "sklad" или "storehouse" в основния каталог на дисковото устройство, а по-късно в нея просто да добавяте поддиректории за допълнителните бази данни. Примерно: "D:\storehouse\firma1", "D:\storehouse\firma2", "D:\storehouse\ime na obekta", "D:\storehouse\2011" и т.н.
8. Препоръчително е всички бази данни да се създават на място, което няма да пропуснете да архивирате при евентуално преинсталиране на операционната система, и ако е възможно, да са групирани в една обща директория (както е дадено в примера по-горе), за да е по-лесно да ги локализирате и архивирате наведнъж.
9. Не е желателно да създавате папките за новите бази данни в устройство "C:", тъй като има реална опасност да пропуснете да ги преместите на безопасно място при евентуално преинсталиране на Windows и по този начин да ги загубите. Ако разполагате с втори диск или пък само с един, но разделен на няколко дяла, то винаги е за препоръчване да използвате устройство "D:" или друго, на което данните Ви ще бъдат по-защитени.

И така, след като дадохме някои общи насоки относно директориите, в които ще разполагате базите данни, нека продължим с инструкциите по създаването и добавянето на допълнителни бази данни.

Ако предварително сте създали необходимата празна папка някъде на Вашия компютър (или съществува папка, която вече съдържа база данни на StoreHouse PRO), просто я изберете в списъка и натиснете бутона ОК за потвърждение. Ако пък папката не е създадена все още, изберете място на Вашия диск, където желаете тя да бъде разположена и натиснете бутона "Make New Folder" (или "Създай нова папка", ако операционната Ви система е с български интерфейс). Ще бъде създадена нова папка, чието име първоначално ще бъде нещо от сорта на "New Folder". Преди да направите каквото и да е друго действие, впишете името на новата директория и натиснете бутона за потвърждение на избора. След като потвърдите избора на новата директория, диалоговият прозорец ще се затвори, а на екрана ще се вижда отново екрана за вход в програмата. Този път, обаче, в списъка на последно използваните бази данни ще бъде добавен и пътя към новата база. Обърнете внимание, че към този момент самата база данни все още не е създадена - това ще се случи едва, когато инструктирате StoreHouse PRO, че това е активната база данни и програмата се опита да я зареди.

Както можете да видите от изображението по-горе, в таблицата се появиха нови редове - по един за всяка нова база данни, които сме добавили. Активната база данни все още e същата и за да няма съмнения коя е тя, пред нея има и отметка. Като допълнение, вляво от полето с информация за пътя към активната база данни се е появил нов бутон (), който служи за бързо избиране на друга активна база данни. Този бутон е видим само тогава, когато към StoreHouse PRO са добавени две или повече бази данни.

За да промените активната база данни (т.е. да заредите друга) е необходимо да чукнете на бутона и да я изберете от падащото меню, което ще се появи.

Програмата ще поиска потвърждение от Вас, след което, ако отговорите утвърдително (и базата данни съществува в указаното от Вас място) новата активна база данни ще стане тази, върху която сте чукнали в менюто. Както може да се види от изображението по-долу, отметката се е преместила пред пътя, сочещ към новодобавената база. В горната част на екрана също се изписва пътя към нея, което изначава, че успешно сме указали на StoreHouse PRO, че желаем да работим с другата база данни.

В случай обаче, че базата данни, която сте добавили все още не съществува, ще получите съобщение, че програмата ще създаде базата данни при следващото стартиране на StoreHouse PRO, след което програмата ще се затвори. Стартирайте я отново...

След повторно стартиране на StoreHouse PRO ще бъдете посрещнати от следния екран, с който програмата Ви предлага да стартирате мениджъра за управление на бази данни, за са създадете своята нова база данни:

Натиснете бутона за потвърждение, за да се покаже мениджъра за управление на бази данни. Той изглежда по следния начин:

От този екран можете да предприемете следните действия:

• Да създадете нова база данни;
• Да укажете път към съществуваща база данни, намираща се на друго място във Вашия компютър;
• Да възстановите информацията от файл, съдържащ архив на база данни.

За целите на това ръководство ще се спрем на първия случай - създаване на нова база данни. Натиснете бутона "създаване на нова база данни". Ще се появи малко меню с две възможни опции: "създаване в пътя по подразбиране" (следва пътя към активната база данни) или "създаване в друга директория". Изберете първата опция:

След като чукнете върху командата "Създаване в пътя по подразбиране", програмата ще създаде нова празна база данни в пътя, който указахме с действията си по-горе. Програмата ще Ви информира за успешното създаване на новата база и ще Ви попита, дали желаете да я заредите...

След натискане на бутона за потвърждение, ще се покаже стандартния екран за вход в програмата. Обърнете внимание, че в него няма да се виждат инструментите за манипулиране на базите данни, тъй като в ежедневната Ви работа с програмата те няма да са Ви нужни. Оттук нататък превключването ще става директно чрез натискане на бутона .

Бързо превключване между отделните бази данни
[ върни се горе ]

В ежедневната Ви работа с програмата, ако управлявате повече от една фирма вероятно ще Ви се налага често да превключвате между различните бази данни. За щастие тази задача е бърза и лесна. Превключването към друга, регистрирана в програмата база данни може да стане по два начина:

• Вариант 1: От екрана за вход в програмата, при нейното стартиране - просто натиснете бутона , който се намира вдясно от пътя към активната база данни, чукнете върху желаната база, потвърдете избора си и готово! След като въведете името и паролата си за вход, вече ще работите с новоизбраната база данни. Обърнете внимание, че този вариант предполага, че програмата е била изключена преди да пристъпите към промяната на активната база данни.
• Вариант 2: Без да излизате от програмата, чукнете върху менюто "Система" и стартирайте командата изход и избор на друга база данни. Програмата ще покаже разширения екран за вход в StoreHouse PRO (т.е. с активирани инструменти за манипулиране на бази данни). И тук, както при предишния вариант, просто трябва да чукнете върху бутона , за да се появи менюто, от което да изберете базата данни, с която желаете да работите в момента. След като я изберете, въведете името и паролата си и натиснете Enter за вход.

Нали Ви казахме - бързо и лесно! ?

Други препоръки и настройки, свързани с работата с повече от една база данни
[ върни се горе ]

Първото и най-важно условие за работа с повече от една база данни в StoreHouse PRO, е да не сте забранили използването на потребителски сметки (акаунти), т.е. входът на потребителите в програмата трябва винаги да става чрез въвеждане на име и парола. Активирането на такава забрана ще доведе до това, че при своето стартиране, програмата няма да показва екрана за въвеждане на име и парола, а вместо това директно ще зарежда последната използвана база данни. Това на практика означава, че няма да имате възможност за бърз избор на някоя от другите Ви бази данни и ще се наложи да ги избирате по по-бавен начин - чрез мениджъра за управление на бази данни. И така, за всяка от базите, които смятате да използвате по този начин се уверете, че в менюто "Администриране", пред опцията "Не използвай потребителски сметки" няма поставена отметка. Ако има - премахнете я.

Добре е да прецените внимателно, къде желаете програмата да създава архивните копия на базите данни. По подразбиране StoreHouse PRO създава всички архиви в една папка - обикновено това е папката с документи на потребителя (освен, ако не сте задали друга настройка). Тъй като няма друг начин, по който да разберете кой архив на коя база данни е, програмата ще добавя суфикс в края на името на архивния файл, който представлява името на поддиректорията, в която се е намирала архивираната база данни по време на архивирането.
Например, ако имаме две бази данни в следните папки: "D:\storehouse\firma1" и "D:\storehouse\firma2", техните архиви (създадени в 17:40 ч. на 24.05.2012 г.) ще изглеждат по следния начин: "SH20120524174000-FIRMA1.BZ2" и "SH20120524174000-FIRMA2.BZ2". Сега вече става ясно, защо по-горе Ви предупредихме да не разполагате отделните бази данни в поддиректории с едно и също име - това ефективно ще доведе до невъзможност да разграничите принадлежността на архивите, защото техните суфикси биха били еднакви за бази данни, които са разположени в следните примерни пътища: "C:\ProgramData\StoreHouse" и "D:\storehouse". Тук е мястото да споменем, че програмата предлага възможност архивирането да става и в папката, в която се намира базата данни, вместо в една обща папка за всички архиви. Обмислете и този вариант, особено, ако имате много бази данни и се опасявате, че можете да изпитате затруднения при идентифицирането на принадлежността на архивите им. Разбира се, това също има своите недостатъци, тъй като архивите Ви ще бъдат разпилени в повече папки и съществува реална опасност да пропуснете да ги архивирате на друг носител при евентуално преинсталиране на операционната система. Вероятно, оптималното решение е да организирате разположението на базите данни така, че всички те да са в поддиректории на една главна директория, а архивите да се създават в поддиректорията на базата данни. Това едновременно ще Ви осигури по-висока степен на надеждност за данните Ви при преинсталиране на Windows, а също така и ще елиминира потенциалните затруднения при идентифицирането на архивите. Все пак, изборът тук остава за Вас.

Друго, което трябва да имате предвид е, че настройките, които са означени като "предпочитания на потребителя" (и не са означени с червен цвят на шрифта) ще важат за всяка от базите данни, с които смятате да работите. Ако имате бази данни, за които смятате да използвате коренно различни потребителски настройки, може би ще е по-добра идея да си създадете втори потребителски акаунт в Windows, от името на който да работите с такива бази данни. Алтернативата на това е да всеки път да променяте нужните настройки, ако това е необходимо. Вие преценете сами, кое от двете решения е по-подходящо за Вашия случай. От друга страна, настройките, които са означени като "глобални" важат за конкретната база данни, т.е. те се четат и записват само в базата данни, с която работите в момента и надписите, свързани с тях са в червен цвят, за по-лесно идентифициране.

В случай, че смятате да издавате документи като фактури, гаранционни карти и т.н. с фирмено лого от две или повече различни бази данни - всяка от които на различна фирма, уверете се, че сте указали на програмата да търси файлът с лого в папката на базата данни, а не да използва един файл с лого за всяка от фирмите. Не бихте желали да издадете фактура чрез фирма Х, на която е отпечатано фирменото лого на фирма Y, нали?

И накрая, още една препоръка, отново във връзка с горния абзац - често за автоматичното попълване на името на лицето, което е съставило документите се активира настройката за последна въведена стойност. Това може да е удобно при положение, че желаете върху фактурите Ви да се отпечатва едно и също име, независимо от реалния потребител, който създава документа, но при работа с няколко бази данни на различни фирми може да се окаже потенциален проблем, тъй като последната въведена стойност може да е името на лице, което е служител на едната фирма, но не е служител на другата. По тази причина, може би е по-удачно да използвате опцията за автоматично попълване на името на оператора, който съставя документа (това, разбира се, означава, че за този потребител трябва да сте въвели името и фамилията в модул "Потребители и права за достъп").

С това приключихме основните моменти при работата с две или повече бази данни в StoreHouse PRO. Ако имате допълнителни въпроси по тази тема, не се колебайте да ни попитате.

[ върни се горе ]

<-- Към съдържанието