Оферти и ценови листи

Създаване на оферти и отпечатване на ценови листи в StoreHouse PRO

Съдържание:

Запознаване с екрана на модула
Създаване на нова оферта
Създаване на ценова листа

 

StoreHouse PRO позволява бързо и лесно създаване на оферти и ценови листи. Благодарение на достъпа до съществуващата номенклатура на артикулите и клиентите, създаването на оферта или отпечатването на ценова листа за една или повече стокови групи може да отнеме секунди и няколко чуквания с мишката.

Офертите, които на по-късен етап са достигнали до състояние на реални сделки могат да бъдат автоматично трансформирани в документи за продажба, спестявайки на оператора времето и усилията, необходими за повторно въвеждане на данните за артикулите.

Влезте в модула чрез менюто Операции -> Оферти и ценови листи.

Запознаване с екрана на модула. Реквизити на офертата.
[ върни се горе ]

Екранът на модула е много подобен на екраните на модулите за продажби или доставки. Начинът на работа - също. Ако вече сте използвали нашия продукт за създаване на операции от тези два вида, със сигурност няма да се затрудните и при издаването на първата си оферта.

Бутонът "Нова оферта" служи за изчистване на всички данни от екрана и създаване на нов празен документ. При вход в модула програмата вече е в режим на създаване на нова операция, така че не е необходимо изрично да натискате този бутон, а вместо това можете директно да започнете да добавяте информация към документа. При натискане на бутона се показва меню, от което можете да изберете да създадете нова оферта без артикули или нова оферта, която е базирана на по-стара съхранена оферта. Ако изберете второто, програмата ще покаже списък със съхранените оферти, а от него ще трябва да изберете офертата, която желаете да използвате за шаблон. Програмата автоматично ще въведе цялата информация за артикулите.

Бутонът "Зареждане", както навсякъде в StoreHouse PRO, служи за показване на списъка с вече издадени документи от този вид, които евентуално бихте искали да заредите на екрана за да ги прегледате, промените или да ги отпечатате повторно.

Офертите в StoreHouse PRO, подобно на всеки друг документ в програмата, имат собствена номерация - всяка оферта притежава уникален 10-цифров пореден номер. Програмата автоматично предлага следващия свободен номер и не позволява издаването на друга оферта с този номер, дори и ако едновременно издавате такива документи от две или повече работни места.

По подразбиране датата на издаване на документа съвпада с текущата дата, но ако това е необходимо, операторът има свободата да направи корекция.

Подобно на модула за продажби и тук има реквизит "Клиент", но за разлика от останалите модули, в които се посочва контрагент, тук този реквизит не е задължителен за попълване. Ако към момента на съставянето на офертата не разполагате с данни за клиента или пък видът на документа не предполага посочване на конкретен клиент, спокойно можете да пропуснете въвеждането на тази информация и вместо това (също по желание) да попълните само името на физическото лице, което е получател на офертата от името на клиента (като го въведете в полето "На вниманието на"). Във всеки случай, ако офертата ще се предоставя на Ваш постоянен клиент, можете да го изберете чрез натискане на бутона "Избор" (или чрез клавиш F8), а новите клиенти можете да добавите чрез натискане на бутона "Нов клиент".

Всяка оферта или ценова листа задължително съдържа поне един артикул. Артикулите в документа, заедно с техните количества и цени се визуализират в списъка, заемащ основната част от площта на екрана.

Добавянето на единичен артикул към офертата става чрез натискане на бутона "Добави артикул" или чрез бързия клавиш F2. Както и в останалите части на програмата, това действие показва екран със списък на вече създадени артикули, сред които можете да намерите и изберете нужните за целите на текущата оферта. Ако пък артикулът е нов, програмата дава възможност да го създадете от същия екран, без да напускате модула.

Добавянето на артикул в свободен текст става чрез натискане на жълтия бутон (), намиращ се непосредствено до бутона "Добави артикул". Можете да използвате и клавишната комбинация Shift+F2. Използването на артикули в свободен текст е подходящо за случаите, при които желаете да добавите към документа редове с информация за стоки или услуги, които ще бъдат използвани еднократно и по тази причина не желаете да ги добавяте трайно към номенклатурата на артикулите. 

Бутонът "Добавяне на група" служи да бързо въвеждане в документа на множество артикули, принадлежащи към посочени от Вас артикулни групи. Функцията има приложение основно при съставянето на ценови листи, при които поединичното избиране и добавяне към документа би отнело твърде много време и усилия и по тази причина не е практично.

Бутонът "Промяна" се използва за корекция на ред от списъка с вече добавените артикули. Алтернативен начин за промяна е двукратното чукване с левия бутон на мишката върху желания ред. Програмата ще покаже екрана с данните, които можете да промените.

Ако по погрешка сте добавили ред в документа, който искате да премахнете, изберете реда и натиснете бутона "Изтрий реда" или клавиша DEL от клавиатурата.

Към всяка оферта можете да въвеждате опционална текстова част, която при отпечатване на принтер ще се позиционира в областите преди и след таблицата с въведените артикули. На изображението по-горе е показана частта от екрана, в която можете да въведете кратък уводен текст (до 2000 символа) и кратка пояснителна забележка в края на офертата (до 1000 символа). Уводната част се отпечатва непосредствено над областта с артикулите и обикновено предназначението й е да опише накратко предмета на офертата и по-специфични условия, свързани с изпълнението й. Заключителната част на офертата (забележката) служи за уточнения, свързани с начините на плащане, срокове за изпълнение и т.н. Непосредствено да всяко от тези две полета има бутони за ръчно съхраняване на въведения текст, така че той да остане на разположение при съставянето на следващи оферти. Въвеждането на предварително съхранен стандартен текст за уводната или заключителната част на офертата става чрез бутоните за зареждане, които се намират непосредствено под бутоните за запис на текста.

Полето "Търговска отстъпка (%)" служи за посочване на процентна отстъпка от цената, която ще се прилага за всеки ред от офертата. Когато в полето е въведена стойност, която е различна от 0, програмата ще изчисли размера на отстъпката в лева и ще я извади от сбора на сумите по редовете, за да формира облагаемата стойност на офертата. Полето за търговска отстъпка в основния екран може да се използва, само ако вече не е била въведена отстъпка на някой от редовете с артикули. 

В долната лява част на екрана са разположени контролите за въвеждане на срок за валидност на офертата. Възможно е да създавате оферти без посочен срок на валидност, с посочена крайна дата или с друг вид условие за валидност (разяснено в съответното текстово поле).

Таблицата с общите сборове се намира в долната част на екрана и съдържа информация за брутните и нетните суми, размера на отстъпките, начисленият ДДС и крайната стойност на артикулите в офертата. Пред реда с данъка има поле с отметка, която можете да премахнете, ако не желаете програмата да начислява данък за конкретната оферта (тази отметка няма да се показва, ако фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС).

Бутонът "Запис" (или клавишът F9) се използва за първоначално съхраняване на документа, както и за съхраняване на последващи промени, които евентуално сте направили към оригиналната версия на офертата.

Бутонът "Печат" служи за отпечатването на оферта, която е не екрана. За да отпечатате документа той трябва вече да е бил съхранен.  При натискане на бутона за печат програмата ще изведе екран, от който ще трябва да изберете вида на документа, който желаете да отпечатате.

Офертите и ценовите листи се създават и съхраняват по един и същи начин. Различават се единствено по начина на представянето им в крайния отпечатан документ.

Ако изберете отпечатване на документа като оферта, програмата ще отпечата всички данни, които виждате на екрана.

Ако обаче изберете отпечатване като ценова листа, програмата ще пропусне отпечатването на номера на документа и колоната "стойност". Колоната "количество" също няма да бъде отпечатана, освен ако не сте посочили, че желаете да отпечатате ценова листа с обявени количества. Ако ценовата листа включва отстъпки по редовете или върху целия документ, отпечатаният документ ще включва и информация за процента на отстъпката, както и единичната цена след прилагането й. Ако не желаете ценовите листи да показват информация за размера на отстъпката и цената преди прилагането й, можете да забраните това чрез настройките на модула.

В екрана за избор на вида на отпечатания документ можете да промените и опцията за отпечатване на снимките на артикулите. По подразбиране снимките на артикулите не се отпечатват, освен ако изрично не поставите отметка пред опцията "Отпечатвай снимката на артикулите" в екрана за печат или не промените трайно тази опция чрез настройките на модула.

Настройките на модул "Оферти и ценови листи" са достъпни чрез бутона в горния десен ъгъл на екрана (). При натискане на бутона се показва контекстно меню, която съдържа следните опции:

• Отпечатвай името на доставчика - поставете отметка, ако желаете името на Вашата фирма да се отпечатва в началото на документа. Ако отпечатвате документа върху фирмена бланка или пък използвате опцията за отпечатване на лого върху офертите, можете да оставите тази опция изключена.
• Отпечатвай номенклатурния код на артикулите в ценовите листи - По подразбиране номенклатурният код не се отпечатва в офертите, но ако желаете да промените това, поставете отметка пред тази опция.
• Отпечатвай номенклатурния код на артикулите в офертите - По подразбиране програмата ще отпечатва номенклатурния код на артикулите в ценовите листи. Премахнете отметката, ако не желаете кода да се отпечатва в тези документи.
• Автоматично попълвай последния запаметен уводен текст на офертата - Дава възможност при създаване на нова оферта, да се прилага автоматично последния текст, който сте въвели и запаметили в полето за уводна текстова част на офертата. Ако повечето оферти съдържат идентичен уводен текст, това е по-бърз начин за прилагането му. Разбира се, можете да го адаптирате и променяте по всяко време, за всяка отделна оферта.   
• Автоматично попълвай последната запаметена забележка - Поставянето на отметка пред тази опция прави същото, което и горната настройка, но се отнася за автоматичното попълване на пояснителната забележка.
• Отпечатвай офертите и ценовите листи с крайни цени - Поставянето на отметка пред тази опция разрешава на програмата да отпечатва документите с крайни, вместо с нетни цени. При този режим на отпечатване програмата няма да обявява размера на начисления ДДС, но той ще е предварително добавен към всяка отпечатана цена. Ако използвате тази опция, препоръчително е настройката Ви за точност на изчисление на продажните цени да е по-висока от стандартната.
• Отпечатвай размера на отстъпката и цената преди отстъпка в ценовите листи - По подразбиране програмата ще отпечатва в ценовата листа колона с процента на отстъпката и единичната цена на артикула преди и след прилагането й. Ако не желаете клиентът да има информация за цената преди прилагането на отстъпката, нито пък за процента на самата отстъпка, премахнете отметката пред тази опция.
• Отпечатвай снимките на артикулите - При отпечатване на оферти или ценови листи, програмата може да отпечата и снимките на артикулите (ако някои от тях имат такива). По подразбиране снимките не се отпечатват, освен ако операторът изрично не промени тази настройка. 

Създаване на нова оферта
[ върни се горе ]

При влизането Ви в модул "Оферти и ценови листи" вече сте в режим на създаване на нова оферта и не е необходима да правите каквото и да е, за да започнете нов документ. Ако обаче сте въвели някакви данни, които желаете да изчистите или пък сте заредили предишн оферта, можете да натиснете клавиша F7 или бутона "Нова оферта" (и да изберете "Създаване на нова оферта").

 По-горе разяснихме за какво точно служи всеки един от елементите на екрана, затова сега ще пристъпим към частта, която се отнася до практическото ползване на модула.

Изберете клиент

ℹ️ Забележка 1: Както вече разяснихме, изборът на клиент не е задължителен за модул "Оферти", но ако така или иначе ще въвеждате информация за клиента, нека това е първата стъпка в създаването на документа. По този начин ще дадете възможност на StoreHouse PRO да приложи автоматично всички договорени специални цени и отстъпки към този клиент, за които програмата "знае". 

ℹ️ Забележка 2: Ако съставяте ценова листа, вместо оферта, и не желаете да адресирате ценовата листа до конкретен получател, пропуснете избора на клиент и директно преминете към добавяне на артикулите.

Ако съставяте оферта към Ваш постоянен клиент, той вероятно вече присъства в номенклатурата на контрагентите. Натиснете клавиша F8 (или бутона "Избор") за показване на списъка с клиентите. 

За да спестите време, използвайте търсачката и въведете част от името на търсения контрагент или част от друг негов специфичен реквизит (примерно ЕИК по Булстат). Изберете желания ред и натиснете Enter за да потвърдите избора си.

Ако клиентът е нов и все още не присъства във Вашата номенклатура на контрагентите, но имате неговите данни, натиснете бутона "Нов клиент" и въведете информацията с която разполагате.

Добавяне на артикули към оферта

Добавянето на артикули към оферта става по същия начин, както и в останалите части на програмата. Натиснете клавиша F2 или бутона "Добави артикул". Програмата ще покаже списък с артикулите от Вашата номенклатура. Използвайте търсачката в екрана за избор на артикул, за да откриете нужната позиция от списъка по-бързо. След като откриете нужния артикул, изберете го и натиснете Enter за да потвърдите избора си.

Програмата ще покаже екрана с данните на артикула, които са от значение в текущия контекст. В този екран ще можете да промените количеството, да избере или въведете друга цена, да промените или допълните наименованието на артикула (само за целите на този документ), а също и да въведете кратък допълнителен текст, който да се отпечата под наименованието на стоката/услугата. На последно място, ако за тази конкретна позиция планирате да предоставите отстъпка, която е различна от отстъпките на останалите артикули в документа, можете да я въведете в съответното поле.

След като въведете количеството и направите останалите евентуални промени по данните на артикула, натиснете Enter, за да го добавите към документа. Ако има и други артикули, които желаете да добавите към офертата, повторете същата процедура за всеки от тях. 

В случай, че сте допуснали грешка при въвеждането на данните за някой от артикулите, чукнете двукратно върху реда с артикула, който желаете да промените. Програмата отново ще покаже екрана за въвеждане на количество и цена. Направете нужните корекции и натиснете Enter, за да ги потвърдите.

След като попълните информацията за артикулите, преминете към въвеждане на другите реквизити.

Ако искате да въведете уводна текстова част, която внася разяснения относно предмета и условията на офертата, можете да направите това, като въведете текст (до 2000 символа) в текстовото поле, разположено в горния десен ъгъл на екрана. Текстът ще се отпечата непосредствено над таблицата с артикулите. В случай, че ще използвате стандартен текст, който сте съхранили за многократна употреба, натиснете бутона (вдясно от текстовото поле) за зареждане и попълване на съхранения текст на уводната част.

По същия начин в полето, което се намира непосредствено под текста с  уводната част можете да въведете и кратка заключителна забележка (до 1000 символа), в която да внесете още някакви финални разяснения за офертата (например относно срока за изпълнение на офертата, начина на доставка, схема на плащане и т.н.). Както и при реквизита за уводен текст на офертата, и тук можете да използвате бутона за бързо зареждане на предварително съхранена забележка.

Ако офертата е валидна до определена дата или пък валидността й зависи от някакво специфично условие, посочете тези обстоятелства, като използвате контролите за валидност в долния ляв ъгъл на екрана.

Преди да съхраните документа, ако името на получателя на офертата Ви е известно, попълнете го в полето "На вниманието на:".  Попълнете и своето име в полето "Съставил".

Накрая натиснете бутона "Запис". Програмата ще съхрани документа и ще Ви предложи да го отпечатате. От екрана с опции за отпечатване изберете "Отпечатване на оферта". Ще се покаже стандартния екран на Windows за предпечатен изглед на документа. Вашият документ, отпечатан като оферта, би изглеждал така:

Ако след записа на документа откриете, че сте допуснали някаква грешка или пък сте забравили да добавите артикул, не се притеснявайте - можете да отстраните пропуска по всяко време. Разбира се, ако вече сте излезли от модул "Оферти", първо ще трябва да се върнете в него. После трябва да заредите на екрана съдържанието на нужната оферта. За да заредите оферта натиснете бутона "Зареждане". Програмата ще покаже списък с издадените оферти. Изберете тази, която желаете да отворите и натиснете Enter, за да потвърдите своя избор. Програмата ще визуализира съдържанието на съхранения документ. Оттам нататък корекциите и добавянето на данни стават по начина, описан по-горе в това ръководство. Когато приключите с корекциите не забравяйте да ги запишете чрез натискане на бутона "Запис".

Ако след като съхраните и отпечатате офертата желаете да създадете нова оферта, натиснете клавиша F7 или бутона "Нова оферта". Програмата ще изчисти съдържанието на екрана и ще влезе в режим на създаване на нов документ.

Създаване на ценова листа
[ върни се горе ]

Създаването на ценовата листа става по начин, който е идентичен с начина, по който се създава оферта (както е описано по-горе в това ръководство). Все пак, има някои особености, на които ще обърнем внимание.

По начало ценовата листа посочва цени за единична бройка, затова е излишно да въвеждате количества, освен ако не планирате да отпечатате ценова листа с обявени количества. Освен това трябва да имате предвид, че когато отпечатвате оферта като ценова листа, програмата няма да отпечата сумите в края на документа, нито колоната "стойност", която показва стойността на въведеното количество, умножено по единичната цена. Срокът на валидност и номерът на документа също не се отпечатват.

Изборът на клиент, както и адресирането до конкретен получател в повечето случаи са излишни, когато съставяте оферта, която планирате да отпечатате като ценова листа. Все пак, ако желаете да изпратите специфична ценова листа, съобразена с договореното с определен клиент, можете да попълните тези реквизити.

Ако в документа е въведена отстъпка за някой от артикулите, програмата ще отпечата колона с процента на отстъпката и колона с единичната цена след приложената отстъпка. В случай, че не желаете размерът на отстъпката и единичната цена преди прилагането й да се отпечатват, можете да забраните това чрез настройките на модула (както вече е обяснено по-горе).

Добавяне на артикули към ценова листа

Основната разлика при създаването на персонализирана оферта и на ценова листа е в броя на артикулите, които се съдържат в единия и в другия документ. Ако при стандартната оферта клиентът е обикновено е изявил желание да получи ценово предложение за ограничен брой артикули, които планира на купи от Вас, то при една типична ценова листа имаме обявяване на цена за много по-голям брой артикули от асортимента Ви като доставчик. Тъй като добавянето на 100, 200 или 1000 артикула един по един е, меко казано, непрактично от гледна точка на времето и необходимите усилия, в StoreHouse PRO сме добавили възможност за бързо въвеждане на огромен брой стоки чрез избор на стоковата група, към която принадлежат.

За да добавите към документа всички артикули, които принадлежат към една или повече избрани стокови групи, натиснете бутона "Добави група". Програмата ще покаже екрана за избор на филтър по група.

Поставете отметка пред стоковите групи, които желаете да включите в създаваната от Вас ценова листа. Ако избирате групи, които имат свои подгрупи, уверете се, че сте поставили отметка пред опцията "При избор на група избирай и нейните подгрупи". В противен случай ще бъдат избрани само главните групи, без техните по-долни нива и ще се наложи ръчно да поставяте отметки и пред тях. След като приключите с избора на групите, натиснете бутона "Приложи филтъра".

Тъй като в този режим програмата не показва екрана за въвеждане на количество и цена, StoreHouse PRO ще Ви попита кой тип цена да приложи за въведените артикули. Екранът с опциите изглежда по следния начин:

Ако за сте избрали контрагент, можете да изберете опцията "Автоматично избрана според контрагента". Това ще позволи на програмата да съобрази цената с настройките за специални цени и специални отстъпки за избрания контрагент. Не забравяйте, че за да бъдат приложени евентуалните специални цени, в данните на контрагента трябва да е посочено, че по подразбиране купува по специална цена.

В случай, че първата опция не е приложима или пък не сте посочили контрагент, можете да изберете измежду останалите две опции: "Продажна цена #1 без ДДС" и "Продажна цена #2 без ДДС".

След като артикулите бъдат въведени в списъка, можете да добавите някакви допълнителни текстови уточнения в началото и/или в края на документа, след което трябва да съхраните документа. Това става чрез натискане на клавиша F9 или бутона "Запис" от екрана.

Непосредствено след като документът бъде съхранен, програмата ще Ви предложи да го отпечатате. Изберете "Ценова листа" или "Ценова листа с обявени количества".

<-- Към съдържанието