Jump to content

Приходи и разходи

Управление на приходите и разходите в StoreHouse PRO. Следене и погасяване на задължения. Отразяване на отложени плащания.

 

Предназначение

Модул "Приходи и разходи" служи за извършване на справки за паричните потоци във фирмата, следене на падежите по задължения на клиенти и задължения към доставчици, както и за тяхното погасяване чрез въвеждане на информация за направените отложени плащания. Модулът служи и за въвеждане на приходни и разходни операции, които не са директно свързани със складовата част на софтуера и не обхващат непременно покупки или продажби, които имат количествено изражение върху стоките (например разходи за електроенергия, офисни консумативи и т.н).

Докато в повечето останали части на StoreHouse PRO фокусът е поставен върху артикулите и тяхното движение от входа до изхода, то в модул "Приходи и разходи" акцентът е върху паричното изражение на приходните и разходните операции и акумулираните задължения, респективно - тяхното погасяване.

Влезте в модула чрез командата "Приходи и разходи" от менюто "Операции".

Приходи и разходи

Програмата ще покаже основния екран на модула и екрана на филтъра. Ако е необходимо коригирайте началната и крайната дата на периода, с който желаете да работите и натиснете бутона "Приложи" (по подразбиране програмата предлага период с начална дата първо число на текущия месец).

Принцип на работа

При създаването на нова доставка или продажба, StoreHouse PRO автоматично генерира запис за ново задължение в модул "Приходи и разходи". Това действие е автоматизирано и не изисква изрична намеса на оператора. Записът описва вида и стойността на сделката, показва основна информация за контрагента и информация за номера и датата на складовия документ, който е издаден. Програмата води отчет за сумата и датата на направените плащания и автоматично изчислява размера на дължимия остатък.

Ако при създаване на доставката или продажбата операторът е избрал да не означи операцията като изплатена или пък е посочил, че размерът на платената сума е различна от дължимата по сделката, записът в "Приходи и разходи" първоначално ще има статус на неизплатена операция.

На базата на всеки отделен запис програмата генерира обща сума на всички приходни и разходни операции, сума на направените плащания и обща сума на задълженията.

Модулът позволява филтриране на информацията по различни параметри, така че оператора на модула да е в състояние да извлече максимума от генерираната информацията.

Информацията в "Приходи и разходи" е представена чрез два основни изгледа: "Операции за периода" и "Плащания за периода". Превключването между тях става чрез чукване върху контролата с името на изгледа (както е показано на изображението по-долу).

Изглед "Операции за периода"

Това е изгледът по подразбиране. В таблицата се визуализира информация за всички задължения, които са възникнали през избрания период, т.е. това са стоковите и складовите разписки, чиято дата на съставяне попада в периода на филтъра.

Операции за периода

В таблицата се визуализира следния набор от данни:

  • уникален пореден номер на операция;
  • разписка № - ако операцията е създадена автоматично при съхраняването на доставка или продажба, номерът вписан тук е номера на складовата разписка (при доставки) или номера на стоковата разписка (при продажби). За операции, които са ръчно съставени в този модул, не се изписва номер на разписка;
  • дата - това е датата на документа, по който е съставен записа, или датата на операцията (ако е ръчно въведена);
  • фактура № - в това поле се отбелязва номера на фактурата, която е издадена към тази операция (към стоковата разписка). Важи само за операции, които са създадени в модул "Продажби";
  • плащане до - тук се записва крайната дата (падежа) за плащане по тази операция. Не е задължително датата на плащане да съвпада с датата на документа. По това поле е възможно да се определи, кои операции са с просрочено плащане. Информация за тази дата се взима директно от модулите "Доставки" и "Продажби", а когато записът се въвежда ръчно - датата се въвежда от потребителя;
  • описание на операцията - когато записът е съставен автоматично от програмата, наименованието по подразбиране е "доставка" или "продажба", в зависимост от това с каква операция от склада кореспондира този запис. При ръчно съставените операции, наименованието е такова, каквото въведе оператора. И в двата случая обаче, наименованието може да бъде променяно по всяко време (както и повечето параметри на записа);
  • контрагент - тук се изписва името на клиента/доставчика по конкретната операция;
  • приход - общата сума по приходни операции (продажби). Тук се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки/суми, отразени чрез модул "Продажби" под формата на кредитно известие или стокова разписка за върнати стоки (сторно);
  • разход - общата сума по разходните операции (доставки). Тук също се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки към Ваш доставчик. Разходните операции се оцветяват в червено за по-лесно визуално разграничаване;
  • платени - в това поле се записва общата сума от всички (частични) плащания по тази операция;
  • остатък - това е остатъкът за плащане по тази операция, т.е. разликата между общото задължение и погасената част от него;
  • основание - при записите, които са създадени автоматично от модул "Доставки", тук се записва номера на документа, който Ви е издал Вашия доставчик. За продажбите тук се записва стойността на полето "основание за издаване", което потребителят попълва в модул "Продажби". При ръчно въвеждане на операции, стойността на това поле е произволна. Тя също подлежи на промяна по всяко време;
  • плащане - показва избрания начин на плащане;
  • брой плащания - това е броят на плащанията по тази операция. Тъй като модулът позволява плащането да става на части и на различни дати, тук се изписва информация за общия брой частични плащания;
  • обект - тук се показва информация за виртуалния обект, през който е извършена операцията. Колоната се визуализира само тогава, когато за активен складов обект е избрана опцията "Без избран обект". Във всички останали случаи се показват само операциите за текущия активен обект и не е необходимо да се пояснява неговото име.

 

Изглед "Плащания за периода"

Вторият раздел, "Плащания за периода", показва само плащанията, които реално са се случили в периода, определен във филтъра на справката. Обърнете внимание, че не е задължително плащането и задължението да са в един и същи период. В този смисъл е напълно възможно изгледът "Плащания за периода" да показва информация за погасяване на задължения в текущия период, а самите задължения да са възникнали доста по-назад във времето и по тази причина не се визуализират в другия изглед - "Операции за периода".

Плащания за периода

Изгледът визуализира следните данни:

  • уникален пореден на операция
  • разписка №
  • платено на - отразява датата, на която е извършено конкретното плащане
  • фактура №
  • описание на операцията
  • контрагент
  • приход - този път тук се отразява стойността на реалното плащане, а не общата стойност на сделката
  • разход - тук също се отразява стойността на реалното плащане
  • основание
  • плащане - показва се начина на плащане
  • обект  - както и при другия изглед, тази колона се показва само в режим "Без избран обект"


В раздела "Плащания за периода" е възможно да има две или повече плащания, които се отнасят към едно и също задължение. Това се получава, когато в рамките на филтрирания от Вас период попада повече от едно частично плащане по една и съща операция. Всички реквизити на такива записи ще съвпадат, освен, може би, размера на плащането и датата, на която е извършено то.

 

Общи стойности на справката.

В долната част на екрана е разположена таблица, в която се визуализират сумираните стойности на справката. Нека обясним накратко предназначението на всяка клетка от таблицата:

Общи стойности

Редове в таблицата с общите стойности:

Ред 1, "Сума - документи"

Показва информация за общата стойност на задълженията в периода според крайната сума за плащане по документа, който е породил задължението. Стойностите на този ред не отчитат евентуално направените плащания.

Ред 2, "Сума - платени"

Показва размера на направените плащания през периода, определен във филтъра. Напълно възможно е размерът на плащанията да надвишава сумите в горния ред, тъй като, както вече обяснихме, не е изключено в определения период да са направени погасителни плащания по задължения, които са възникнали в предишен период.

Ред 3, "Сума - задължения"

Показва информация за дължимия (неизплатения) остатък по задълженията, възникнали в определения във период. Следователно сумата на задълженията по която и да е колона на този ред не представлява непременно разликата между общата стойност от ред 1 и стойността в същата колона на ред 2 (тъй като сумата на платените (ред 2) може да включва и плащания за задължения, възникнали в предишен период).

Ако във филтъра е избрано да се показват само приходните операции, наименованието на ред 3 се променя на "Сума - вземания". Обърнете внимание, че

Колони на таблицата с общите стойности:

Колона 1, "Начално салдо"

Показва сборовете за всички операции, чиято дата на възникване предшества началната дата на периода, определен във филтъра на справката.

Колона 2, "Приходи - период"

Показва сборовете за всички приходни операции в периода, определен във филтъра. За приходна операция се приема всяка операция, генерирана към документ за продажба, или която е създадена ръчно в "Приходи и разходи" като приходна операция.

Колона 3, "Разходи - период"

Показва сумата на всички разходни операции в периода, определен във филтъра. За разходна операция се приема всяка операция, генерирана към документ за доставка, или която е създадена ръчно в модула като разходна операция.

Колона 4, "Баланс - период"

Показва разликата между стойностите в колоните "Приходи - период" и "Разходи - период".

Колона 5, "Краен баланс"

За ред 1 и ред 2 тази колона ще показва сумата на стойността в колоната за начално салдо + сумата на стойността в колоната "Баланс - период". Изключение от това правило е само клетката на ред 3, при която стойността се изчислява като разлика между стойностите на ред 1 и 2, за да се обхванат плащанията по операции, възникнали в предишен период, за които погасяването е направено в текущия. Стойностите в тази колона показват окончателните суми към края на периода, който сте определили във филтъра.

‼️ Преизчисляването на общите стойности се извършва автоматично след всяка промяна на параметрите на филтъра, както и при създавана, промяна или изтриване на запис от списъка. Тъй като при големи масиви от данни изчислението изисква значителни ресурси, препоръчително е да изключите автоматичното преизчисляване на салдата, ако работите със споделена мрежова база данни. Това можете да направите чрез премахване на отметката пред опцията "Автоматично преизчисляване на салдата" (след натискане на бутона за настройки на модула Общи стойности). При деактивиране на тази опция програмата ще покаже бутон за ръчно иницииране на преизчислението. Използвайте го тогава, когато наистина желаете да видите обобщената информация, след нанесени от Вас корекции.

 

Филтриране на данните от справката

Модул "Приходи и разходи" Ви позволява да променяте параметрите на справката, така че на екрана да се показва единствено информацията, която Ви интересува в момента.

Екранът на филтъра се показва автоматично при вход в модула, но ако сте го затворили, можете да го покажете отново чрез натискане на клавиша F2 или чрез чукване върху бутона "Филтър".

Филтриране на Приходи и разходи

Като минимум е необходимо да проверите, дали началната и крайната дата съответстват на периода, за който желаете да виждате информация. По подразбиране програмата ще предлага период, който започва от първо число на текущия месец и крайна дата, която съответства на текущия ден от месеца.

Ако желаете да филтрирате информацията по статус на плащането, можете да изберете показване само на изплатените задължения или показване само на неизплатените. В случай, че не желаете да филтрирате по този показател, оставете избрана опцията по подразбиране - показване на всички операции.

Операциите могат да бъдат приходни или разходни, затова във филтъра можете да изберете да виждате един от двата типа или пък всички, без оглед на техния тип. Ако желаете да виждате информация само за задължения, които са генерирани от модул "Доставки", изберете за тип "само разходни". Ако пък желаете да виждате продажбите, изберете "само приходни".

Възможно е да изключите показването на задължения, които са (или ще бъдат) платени по определен начин, който в момента не Ви интересува. Премахнете отметката пред видовете плащания, които не желаете да се включват в отчета. Ако не желаете да филтрирате по този параметър, уверете се, че пред всеки от видовете плащания има отметка.

Накрая, ако желаете, можете да филтрирате информацията и по име на контрагента. Това е полезно за случаите, при желаете да отделите виждате само информация за избрани от Вас контрагенти, без да я смесвате с данните на други, които в конкретния момент не Ви интересуват. Поставете отметки пред клиентите, които желаете да включите в отчета - останалите ще бъдат изключени.

‼️ Имайте предвид, че ако не желаете да филтрирате по контрагент, не е необходимо да поставяте отметки. Когато пред нито един контрагент няма отметка, програмата приема, че трябва да показва всички контрагенти.

ℹ️ За по-бързо откриване на нужния Ви контрагент използвайте функцията за търсене по име на контрагент. В случай, че планирате да направите селекция от два или повече избрани контрагента, уверете се, че преди търсенето сте поставили отметка пред опцията "Запази моя избор между отделните търсения". В противен случай всяко следващо търсене ще анулира предишната селекция.

Накрая остава единствено да приложите филтъра. Можете да направите това чрез натискане на един от двата бутона: "Приложи и затвори" или "Приложи". Разликата между тях се изразява в това, че натискането на първия бутон прилага филтъра и затваря екрана за филтриране, докато вторият бутон също прилага филтъра, но оставя екрана отворен и достъпен за бърза промяна и прилагане на нови параметри на справката. Ако желаете да извършвате многократни последователни филтрирания на данните с различни параметри, и ако разделителната способност на монитора Ви позволява това, препоръчително е да оставяте екрана на филтъра отворен.

След като приложите филтъра програмата ще визуализира информацията, която отговаря на комбинацията от параметри, които сте заложили. Стойностите в таблицата със сборовете също ще бъдат преизчислени.

ℹ️ Ако е необходимо, можете да извършвате и търсене по ключова дума. Това става чрез натискане на бутона "Търсене" или клавиша F3. Въведете ключовата дума, която търсите и натиснете Enter. Програмата ще покаже само тези операции, които съдържат въведената последователност от символи в полето за описание на операцията или в полето за основание и референтен документ. При извършване на търсене се взимат предвид приложените филтри, така че справката няма да включва операции, които съдържат търсените ключови думи, но не отговарят на приложения филтър.

 

Ръчно създаване и редактиране на операции в модул "Приходи и разходи"

Както стана ясно от написаното по-горе, данните в "Приходи и разходи" се генерират автоматично от модулите за доставки и продажби. Можете обаче и ръчно да създавате приходни и разходни операции, директно в модула. За да създадете нова операция, натиснете бутона "Нов запис" или клавиша F5. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на новия запис. 

Ръчно създаване на запис

Ако е необходимо, коригирайте датата на възникване на задължението и крайната дата за плащането му (падежа). По подразбиране програмата ще въведе текущата дата и в двете полета.

Въведете някакво кратко описание на операцията.

Натиснете бутона за избор на контрагент и изберете клиента или доставчика по тази операция. Ако контрагентът не присъства в номенклатурата, можете да го създадете директно от екрана за избор.

Въведете размера на общото задължение по тази операция.

Изберете дали и приходна или разходна операция.

Изберете начина на плащане.

Ако по това задължение има направено плащане, натиснете бутона "Въведи плащане" и след това въведете и добавете сумата, която е платена и датата, на която това се е случило. В случай, че плащанията са повече от едно, повторете същото и за останалите.

Въвеждане на плащане

ℹ️ Ако плащането отговаря на остатъка за плащане по тази операция, вместо да въвеждате стойността ръчно, можете да натиснете бутона "Пълно погасяване". Програмата ще въведе остатъка за доплащане вместо Вас.

Накрая натиснете Enter или бутона "Запиши", за да съхраните записа в базата данни.

Ако е необходимо да промените вече добавен запис, това може да стане чрез двукратно чукване с левия бутон на мишката върху неговия ред. Алтернативно можете да маркирате записа и да натиснете бутона "Промяна".

При промяна на запис се показва същия екран, който се използва и за създаването на нов запис. Направете нужните промени, ако е необходимо - добавете ново плащане и отново натиснете бутона за запис, за да съхраните промените.

 

Погасяване на задължения

Погасяване по време на съставяне на оригиналната доставка или продажба:

По подразбиране задълженията се погасяват автоматично още в момента на съставяне на документите в модулите "Доставки" и "Продажби", освен ако това е забранено в настройките на програмата, или ако операторът е избрал да изключи опцията за плащане при създаването на документа. 

В случай, че при съставянето на оригиналната операция в "Доставки" и "Продажби" е въведено някакво плащане, различно от нула, програмата автоматично ще го присвои на записа в модул "Приходи и разходи". Ако платената сума и общият размер на задължението съвпадат, записът ще бъде третиран като изплатена операция. Ако пък платената сума е по-малка от размера на задължението, статусът на операцията ще е "неизплатена" и това ще наложи на по-късен етап, когато бъде получено остатъчното плащане, то да бъде отразено в "Приходи и разходи".

ℹ️ Ако в настройките на програмата сте разрешили автоматичното хронологично погасяване на стари задължения на клиенти, това Ви дава възможност, когато съставяте нова продажба към такъв клиент, да погасите лесно старите му задължения, без да напускате модула за продажби. При записа на новата продажба програмата ще провери, дали клиентът има стари неизплатени задължения и ако има, ще ги погаси в хронологичен ред, до размера на въведената сума, започвайки от най-старото. Ако въведената сума не е достатъчна за погасяването на всички стари задължения, след изчерпването й някои от тях ще останат частично или напълно неизплатени.

Тази функционалност намира приложение в случаите, при които давате стоки с отсрочено плащане на Ваши клиенти, които на свой ред се издължават при някоя от следващите реализирани сделки. Бърза справка за задълженията на/към контрагента можете да направите като натиснете бутона Бърза справка за задълженията в екрана за избор на контрагент (необходимо е контрагентът да е избран). Алтернативен начин за показване на същата справка е чрез чукване с десния бутон на мишката върху реда с контрагента и избиране на командата "Бърза справка за задълженията на избрания контрагент".

Погасяване на задължения в модул "Приходи и разходи"

Ръчното погасяване на задължения в "Приходи и разходи" се налага тогава, когато трябва да се въведе плащане, което не е било отразено при първоначалното създаване на документа, за който се отнася плащането. Най-често това са случаите, при които има отсрочени плащания, но е възможно да става дума и за ситуации, при които поради операторска грешка документът е бил съхранен без да бъде указано, че по него има направено плащане.

По-горе в ръководството вече стана дума, че плащания по операциите могат да се въвеждат, докато те са отворени в режим на създаване или на промяна. Има обаче и по-бърз начин да въведете плащане:

Чукнете с десния бутон на мишката върху запис, за който искате да въведете плащане. Програмата ще покаже контекстно меню с възможните операции, които можете да извършите с този запис.

Въвеждане на плащания в Приходи и разходи

Първата команда, "Бързо закриване на задълженията по избраните операции" позволява да изберете една или повече операции от списъка и да ги закриете наведнъж, без да въвеждате каквито и да е суми. Програмата автоматично ще въведе ново плащане в размер на остатъчното задължение по всяка една от избраните операции. За дата на плащане се въвежда автоматично текущата дата.

Втората команда, "Бързо закриване на задълженията по избраните операции чрез разпределяне на въведена сума" позволява да изберете един или повече записа от списъка (трябва обаче да са от един и същи тип: приходни или разходни) и да закриете задълженията по тях до размера на въведена от Вас сума. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на плащане и автоматично ще попълни в него общата сума на неизплатените задължения по избраните записи. Можете да промените сумата или да я потвърдите чрез натискане на Enter. Сумата ще бъде автоматично разпределена между избраните записи. Ако сумата не е достатъчна за пълното погасяване на задълженията по записите от селекцията, някои от тях ще останат частично или изцяло неизплатени. В този режим е възможно да промените и датата на плащане.

‼️Не е задължително записите от селекцията да са с един и същи контрагент, но тъй като е малко вероятно да желаете да погасявате множество задължения на различни контрагенти, програмата ще Ви предупреди, ако сред избраните записи се срещат два или повече различни клиенти/доставчици.

Третата команда, "Бързо въвеждане на плащане" може да се използва за въвеждане на плащания по единични операции, т.е. не е възможно да я използвате, ако сте селектирали два или повече записа. При този режим Вие въвеждате размера на платената сума и Вие избирате датата на плащане. Командата е по-бърза алтернатива на въвеждането на плащане по време на редакция на записа, тъй като Ви спестява зареждането на целия запис в режим на промяна.

ℹ️ Забележка: Вероятно Ви е известно, тъй като е стандартно за Windows, но избирането на няколко записа от списъка може да стане чрез натискане и задържане на клавиша Ctrl и последователно чукване върху записите, които искате да добавите към селекцията. Ако пък записите са повече на брой и са разположени един след друг, маркирайте първия от тях, натиснете клавиша Shift и след това маркирайте последния - това ще добави всички записи между първия и последния към селекцията. 

 

Финални забележки

Имайте предвид, че изтриването на оригиналната доставка или продажба, с която е свързан записът в "Приходи и разходи" ще доведе и до неговото изтриване, а също и до премахването на всички плащания, асоциирани с този запис. Изтриването на записа в "Приходи и разходи" обаче не води до изтриване на оригиналната операция, която го е породила.

При евентуална промяна на общата стойност на оригиналната доставка или продажба (поради добавяне или премахване на артикули, или пък промяна на количества и цени), автоматично ще се промени и размера на задължението в "Приходи и разходи". Не се променя обаче размерът на вече въведените плащания по този запис.

Ако в базата данни са създадени повече от един складов обект, всеки от тях ще има собствен и независим масив от данни в модул "Приходи и разходи". Когато произволен складов обект е избран като активен, ще виждате само информацията за задълженията и плащанията в активния обект. В случай, че желаете да работите с информация от друг обект, първо трябва да го активирате чрез списъчното поле с виртуални обекти. Ако пък желаете да видите консолидирана справка, която обхваща всички обекти едновременно, превключете активния обект към режим "Без избран обект". В този режим обаче можете да правите единствено справки и никакви промени в модул "Приходи и разходи".

И накрая - при доста от фирмите, които работят с продукта, само определени потребители имат право да работят с този модул. В тази връзка е възможно да разрешите достъпа до него само за онези от потребителите, които имат пряко отношение към отчитането на задълженията и плащанията.

 

<-- Към съдържанието



×
×
  • Create New...