Прехвърляне на стоки в StoreHouse PRO
Преместване на артикули от един виртуален складов обект в друг
Съдържание:
Възможни приложения
Създаване на нова трансферна операция
Зареждане на съхранена операция за преглед или корекция
Импорт и експорт на артикули. Зареждане на операции от други бази данни
Увод
В тази част от ръководството ще разгледаме модула за прехвърляне на стоки на StoreHouse PRO, начина на работа с него и приложенията, за които тази функционалност на програмата е подходяща.
Както подсказва името, основната задача на този модул на програмата, е да направи възможно лесното прехвърляне на стоки от един складов обект - в друг, по лесен и напълно проследим начин. Функцията за прехвърляне на стоки оперира единствено върху количествата на артикулите в складовите обекти на базата данни.
Трансферната операция винаги е двустранна, ето защо за да я използвате, трябва в базата данни да са създадени поне два отделни складови обекта:
- обект-източник: този, от чиято наличност стоките се изписват;
- обект-получател: обекта, в чиято наличност стоките се зачисляват
Освен че е двустранна, операцията е и огледална - по отношение на обекта-източник тя е разход, тъй като намалява складовата наличност, но по отношение на получателя е приходна - наличността автоматично се увеличава. Прехвърлянето на стоки между обекти се инициира само от името на обекта-източник и не е необходимо да се прави същата операция, но с обратен знак от получаващата страна.
Ситуациите, при които модулът намира приложение далеч не се изчерпват само с очевидната - отразяване на вътрешни движения на стоки между реални складови обекти на фирмата, но преди да се спрем на допълнителните възможности, които той дава, нека илюстрираме основното му предназначение.
Да разгледаме следния примерен случай:
Хипотетична фирма разполага с няколко обособени обекта, в които се извършват различни по своя вид дейности и съответно се поддържат на склад различни стоки. Подобно разделение е често срещано, затова комбинацията от склад за материали, производствен обект, склад за готова продукция и търговски обект(и) е съвсем стандартна. В този пример обектите са общо 4 и всеки от тях се занимава с отделна част от работния процес:
-
склад за суровини и материали - в този обект ще се заявяват и доставят стоките и материалите, необходими за производствени и търговски цели. Основно ще се използват модулите "Заявки" и "Доставки" - за заявяване и доставка на стоки и материали от външни доставчици.
-
производство - този обект се занимава единствено с производството на крайните изделия. Неговата задача е, след като получи необходимите суровини и материали от склада, да произведе крайното изделие. В даден момент в обекта може да има наличност както на материали, така и на готова продукция. При извършването на операциите в модул "Производство" наличността на материалите ще бъде намалявана, а наличността на готовите изделия в този обект - увеличавана. След завършване на производствените операции, готовите изделия следва да бъдат прехвърлени към следващия обект.
-
склад за готова продукция - тук се приемат и съхраняват на склад готовите изделия. По тази причина в наличността на обекта ще фигурират най-често такива артикули. От този обект готовите за реализация стоки и изделия се разпределят към търговските обекти на фирмата.
- търговски обект(и) - занимават се с реализацията на готовата продукция и по тази причина модул "Продажби" ще е основният модул, който ще се използва в тях.
Във връзка с примерната организация на обектите, изброени по-горе, модул "Прехвърляне" в StoreHouse PRO има задачата да направи възможно прехвърлянето на стоки и материали, готови изделия и т.н. между отделните обекти и да документира този процес по начин, който е проследим в справките.
Допълнителни приложения на модула
Както вече споменахме, прехвърлянето може да се използва и за други цели, някои от които не са съвсем очевидни. Ето някои от тях:
-
Поддържане на виртуален обект за бракувани стоки - ако създадете виртуален обект (условно наречен) "брак", бихте могли да го използвате за съхраняване на стоките, които сте бракували и следва да бъдат отписани от наличността на основните Ви обекти. След като прехвърлите бракуваната стока от обекта, в който тя се е намирала до момента на бракуването, тя се зачислява автоматично в този обект и може да остане в неговата наличност и евентуално по-късно да бъде изписана и от него по друг подходящ начин (например чрез ревизия). Това Ви дава възможност едновременно да получавате информация за това, че стоката е била бракувана, както и причината за това (ако сте записали основание за прехвърлянето), датата, на която е станало това и т.н.
-
В някои фирми има практика да се зачисляват временно инструменти и материали на служителите. Дефинирането на виртуален обект с името на служителя дава възможност тези зачислени инструменти да бъдат отписани от наличността на склада и да бъдат зачислени към отговорното лице. По този начин винаги ще знаете кой от служителите е получил такива инструменти, техния вид, кога и защо. При необходимост от връщането на зачислените инструменти обратно в склада, това също става с обикновена трансферна операция.
-
Виртуален склад за блокирани количества - да приемем, че определено количество от дадени стоки и материали е необходимо да бъдат блокирани временно така, че да не е възможно с тях да се извършват волни или неволни дейности в основния склад. Прехвърлянето им към един виртуален обект за блокирани количества ще ги отпише от наличността на основния склад и следователно с тях няма да може да се оперира, докато не бъдат върнати обратно в склада. Операторите на продукта, от своя страна, ще имат възможност за проследяват наличността на тези стоки и във виртуалния обект, но няма да могат да ги използват инцидентно за цели, които попадат извън причината за блокирането на съответните количества. Това, разбира се, би било полезно при евентуално планиране на заявките за доставка на стоки и материали в склада, тъй като наличието на тези блокирани стоки няма да Ви подведе да смятате, че не е необходимо да се доставят още от същия вид.
-
За текущ или краен контрол на материалите, които са вложени за изработването на някакво комплексно изделие или поръчка, която се очаква да се проточи във времето. Идеален пример за такива случаи са строителните фирми, които обикновено работят едновременно по множество строителни обекти, към които пренасочват не само материали, но и строителни инструменти и оборудване. Материалите, които се изписват за конкретен строителен обект следва да се зачислят към неговата наличност и това може да става постепенно - чрез поредица от множество отделни (в т.ч. и на различни дати) трансферни операции. Остатъчните материали, инструменти и оборудване могат да бъдат пренасочени, също чрез трансферна операция, от този към други обекти. При завършване на работата по обекта, неговото положително салдо - след прехвърляне на всички остатъчни материали и инструменти към основния или някой друг обект - следва да отговаря на стойността на вложените материали. Тривиална задача е всички артикули с положителна наличност в обекта да се включат в една обща разходната норма на изделие, след което чрез производствена операция да се изпишат окончателно от наличността, а готовото изделие да се прехвърли към обекта, от името на който ще се издаде документа за продажба.
- Във всички останали случаи, когато изписването на стоки от склада не се квалифицира като операция от поддържан в програмата тип, също може да се приложи прехвърлянето на стоки към виртуален обект.
Разбира се, този списък от възможни приложения на модула съвсем не е изчерпателен, но нашата цел е по-скоро да илюстрираме концепцията, а не толкова конкретното й приложение, което иначе е ограничено единствено от въображението на потребителите на StoreHouse PRO.
Създаване на нова трансферна операция
Влезте в модула като чукнете на неговата икона в лентата с инструменти или чрез менюто Операции -> Прехвърляне на стоки между обекти.
Уверете се, че активният обект е този, от чиято наличност желаете да извадите прехвърлените количества. Ако не е, чукнете върху списъчното поле "активен обект" и превключете към желания виртуален склад.
При зареждане на модула програмата вече е в режим на създаване на нова трансферна операция и не е необходимо да правите нищо, за да я създадете. Всяка операция притежава свой уникален 10-цифров пореден номер и дата на издаване. Програмата автоматично предлага следващия свободен номер и не позволява създаването на друга операция по прехвърляне с този номер.
Ако прехвърлянето се е случило на предходна дата, операторът трябва да промени датата така, че тя да отговаря на действителната. В противен случай автоматично ще бъде присвоена текущата дата.
Следващото действие на оператора е да избере обект-получател. Това е обекът, към чиято наличност ще бъдат пренасочени стоките след съхраняването на операцията. Това действие изисква обектът вече да е бил създаден в номенклатурата на складовите обекти.
⚠️
Не е необходимо операторът да има право на достъп до обекта-получател, но е задължително да му е осигурено правото на достъп до обекта, от който стоките излизат. За това следва да се грижи администраторът на базата данни.
Изборът на обект-получател става чрез падащия списък, показан на изображението по-горе. Списъкът показва всички обекти, които не са скрити. Тъй като получателят на стоките не може да съвпада с обекта, от който те произхождат, активният складов обект не се показва в този списък.
Добавяне на артикули към операцията
Подобно на начина, по който става добавянето на артикули в други части на програмата, и тук възможностите са основно две:
- Ръчно добавяне чрез избор от списъка на артикулите;
- Чрез баркод четец
Освен тях, на Ваше разположение са и функциите за:
- Импорт на артикули от CSV файл;
- Импорт на операция от STR файл;
- Импорт на артикули от съхранена доставка;
- Импорт на артикули от съхранена заявка;
- Импорт на артикули от производствена операция
С изключение на последната опция, всички останали импортни функции са достъпни чрез бутона "Други действия" в модул "Прехвърляне". Тях ще разясним по-надолу в това ръководство. Импортът на артикули от производствена операция пък може да се инициира само чрез производствения модул, който сме разгледали в отделно ръководство.
За добавяне на артикули чрез избор от списъка е необходимо да натиснете клавиша F2 или бутона "Добави артикул" от екрана. Програмата ще покаже списък със стоките и техните наличности в активния складов обект. Използвайте функцията за търсене, за да откриете нужния артикул и чукнете двукратно върху неговия ред, за да добавите артикула към операцията.
ℹ️
Ако вместо един по един предпочитате да добавите множество артикули наведнъж, активирайте режима за избор на множество артикули чрез натискане на клавишната комбинация Ctrl+M. Това ще ви даде възможност да изберете последователно множество записи, без да напускате списъка със стоките. Накрая потвърдете избора си с натискането на ENTER и програмата ще ги добави към операцията.
За всеки артикул се въвежда само количеството, което ще прехвърляте. Тъй като прехвърлянето на стоки между собствени обекти е операция, която поражда само вътрешно движение на артикули, тя винаги се осъществява по себестойност.
⚠️
Ако на оператора, който съставя операцията не са дадени права да вижда и да борави със себестойности и доставни цени, цените ще бъдат скрити автоматично и ще се виждат само въведените количества. Възможно е обаче да отпечата документ, съдържащ една от двете основни продажни цени на артикулите в операцията, или документ, който не съдържа никакви цени.
След като добавите към операцията всички артикули, които искате да преместите към целевия обект, прегледайте и при нужда коригирайте имената на лицето, което е отговорно за получаване на стоките и лицето, което е предало стоките. В зависимост от настройките на програмата те могат да бъдат попълнени автоматично. За полето "предал" автоматично се попълва името според настройката за попълване на предаващото лице в документите, а за полето "приел" се записва името на М.О.Л. на обекта-получател.
Останалите реквизити на документа не са задължителни, но е добра идея да посочите основание за прехвърлянето, което да Ви подсеща в бъдеще за причината, поради която е извършена тази операция.
Накрая съхранете операцията чрез натискане на клавиша F9 или бутона "Запис | F9". При успешен запис количествата на артикулите, участващи в операцията ще бъдат изписани от наличността на активния обект и ще бъдат зачислени към наличността на обекта-получател, а програмата ще покаже екран с възможните опции за отпечатване на документ.
Ако е необходимо, можете да отпечатате документ на принтер като натиснете бутона "Печат" и изберете една от трите възможни команди: печат със себестойности; печат с продажна цена #1, печат с продажна цена #2 или печат без цени (само количества).
Ако след съхраняването на операцията желаете да продължите с въвеждане на други операции в същия модул, натиснете бутона "Нова операция" или бързия клавиш F7 от Вашата клавиатура - програмата ще изчисти данните от екрана и ще влезе в режим на въвеждане на данни за ново прехвърляне. В случай, че желаете да продължите работата си в друга част на програмата, стартирайте желаната операция чрез менютата на StoreHouse PRO или чрез някоя от иконите в лентата с инструменти.
Зареждане на съхранена операция за преглед или корекция
Както е при всички останали модули на StoreHouse PRO, и в модула за прехвърляне на стоки е възможно съхранена операция да бъде заредена повторно в произволен момент след приключването на работата по нея.
В зависимост от правата, които администраторът на базата данни е присвоил на оператора, той може не само да я зареди за преглед или отпечатване, но в случай на допусната грешка дори да я коригира и съхрани повторно с корекциите. Това означава, че е възможно, ако администраторът Ви е дал такова право, даже да дописвате артикули към съществуваща операция, а StoreHouse PRO ще направи необходимите промени по наличностите веднага щом натиснете "Запис".
⚠️
Трябва да имате предвид обаче, че операциите могат да се променят само тогава, когато активен е обектът, от който стоките са изписани, т.е. този, от чието име е инициирана операцията. Зареждането на съхранени операции, по които активният обект е получаваща страна също е възможно, но само за преглед и печат, т.е. без право за корекция.
Функцията за зареждане е достъпна чрез клавиша F6 или чрез бутона за зареждане на съхранена операция ().
Както навсякъде в StoreHouse PRO, и тук програмата показва списък с операциите от избрания вид. Ако желаната операция е се вижда от пръв поглед, можете да я изберете и да натиснете ENTER, за да заредите съдържанието й на екрана. В случай, че списъкът е дълъг, използвайте функцията за търсене по номер на операция или стеснете периода от време, който се показва на екрана.
⚠️
Освен ако активният обект в момента е "Всички обекти на фирмата" в списъка ще виждате единствено операциите, по които активният в момента обект е източник или получател.
Ако желаете да видите само операциите, по които Вашият обект е източник, натиснете бутона за зареждане или F6 и изберете опцията "Трансфери към други обекти".
Ако желаете да видите само операциите, по които Вашият обект е получател, натиснете бутона за зареждане или F6 и изберете опцията "Трансфери към обекта".
След като приключите с прегледа и/или корекциите по заредената операция, ако желаете можете да създадете нова операция чрез натискане на клавиш F7 или бутона "Нова операция".
Импорт и експорт на артикули. Зареждане на операции от други бази данни
Зареждане на операции от други бази данни
Функцията за импорт и експорт на трансферни операции се използва в случаите, при които обектът-източник и обектът-получател са дефинирани в различни бази данни, вместо като обекти на една и съща база. От една страна, генерирането на експортен файл за трансферната операция ще позволи на отсрещната страна да импортира данните лесно и бързо, без да се налага да описва един по един всички реквизити на документа и артикулите с техните количества. От друга страна, импортирането на такъв файл в обекта-получател ще направи възможно и автоматичното създаване на липсващите в номенклатурата му артикули, които са част от импортирания файл. Това, разбира се, ще спести и време при създаването на липсващите до този момент артикули в обекта-получател.
‼️Имайте предвид, че артикули от тип "разходна норма на изделие" ще се импортират като обикновени стоки, а не като разходни норми.
За да създадете експортен файл е необходимо трансферната операция да е завършена и съхранена по начина описан по-горе и едновременно с това да е заредена на екрана. Натиснете бутона "Други действия" и изберете командата "Експорт към STR файл". Програмата ще създаде файл с окончание .STR и име, което съдържа номера на операцията. Потвърдете записа и изпратете файла на отсрещната страна по начин, който е подходящ в конкретната ситуация.
⚠️
Импортът на файла в отсрещната страна предполага, че в отдалечената база данни предварително е бил създаден виртуален обект с името на обекта-източник на трансферната операция. Този обект трябва да се активира непосредствено преди извършването на импорта.
За да импортирате данни от STR файл активирайте виртуалния обект, който е инициатор на прехвърлянето. Влезте в модул "Прехвърляне" и натиснете бутона "Други действия" -> "Импорт на данни от STR файл". Посочете файла, който съдържа данните за операцията и натиснете ENTER. Данните ще се визуализират на екрана. Ако е необходимо нанесете корекции и накрая съхранете операцията. После отново променете активния обект, така че да съвпада с този, от името на който извършвате обичайните си операции.
Импорт и експорт на артикули от CSV файл
Функцията за импорт и експорт на артикули от CSV файл Ви дава възможност да автоматизирате въвеждането на списък с голям брой артикули, който е бил създаден в друг софтуерен продукт или в друг модул или справка на програмата StoreHouse PRO.
При импортирането на артикули в трансферна операция файлът задължително трябва да съдържа поне номенклатурния код на прехвърления артикул и количеството, което се прехвърля. Всички артикули трябва да съществуват в базата данни, в противен случай ще бъдат пропуснати от импортната функция. За разлика от импортирането от STR файл, тук артикулите, които не съществуват не се създават автоматично в базата данни.
Импортирането на артикули по този начин е алтернативен начин за въвеждане на стоките. За въвеждането на останалите реквизити на операцията се прилагат вече описаните правила и процедури.
Импорт на артикули от съхранена доставка или от съхранена заявка
Тези две функции, достъпни чрез бутона "Други действия", дават възможност за бързо извличане на артикулите от вече създадени документи от тип "заявка" или "доставка" и добавянето им към списъка с артикули в текущата трансферна операция. Операторът само избира заявката или доставката, чиито артикули желае да бъдат добавени, а StoreHouse PRO има грижа за останалото.
Автоматично генериране на трансферна операция чрез производствения модул
Тази функция вече е описана в ръководството на производствения модул, но нека ще я поясним още веднъж. Тя е достъпна чрез функцията Експорт на материалите -> Експорт на материалите към нова трансферна операция и позволява да се автоматизира прехвърлянето на материалите от избрана производствена операция към избран от оператора целеви складов обект.
ЦитатЕкспорт на материалите към нова трансферна операция - автоматично създава операция по прехвърляне на материалите от списъка към виртуален складов обект, който операторът избира от списъка с обекти-получатели. Тази функция се използва основно в случаите, при които материалният склад и производственият склад са разделени и за извършване на производствената операция е необходимо материалният склад да "захрани" производствения с необходимите количества материали и суровини. Друго възможно и полезно приложение на тази функция е да направи резервиране (блокиране) на определени количества за бъдещо производство чрез временното им преместване към виртуален склад за блокирани количества.
<-- Към съдържанието