Как да започнем работа със StoreHouse LITE в 10 бързи стъпки
Поводът за написването на тази кратка статия са някои периодично задавани въпроси относно фундаментални моменти в работата с продукта StoreHouse LITE. Тъй като разбираме добре, че не всеки е ползвал подобен софтуер (или е ползвал продукт с по-различна концепция) и е напълно нормално да възникнат определени въпроси или неясноти в процеса на разучаване, ще се опитаме да синтезираме в няколко стъпки онова, което иначе е достъпно в много по-големи детайли чрез помощната документация на програмата.
Информацията в настоящата статия ще бъде представена под формата на номериран списък от стъпки, които трябва да се изпълняват в указания ред. Разбира се, прочитането само на тази статия няма да е напълно достатъчно, затова към всяка от стъпките има и препратка към част от ръководството, която обяснява в подробности разглеждания въпрос. За по-пълно навлизане в материята сме осигурили за Вас голям масив от ръководства. Приканваме Ви да им обърнете внимание.
И така, нека съкратим информацията до най-същественото:
Стъпка 1: Инсталирайте програмата
Инсталирайте StoreHouse LITE на Вашия компютър. Ако компютърът Ви е служебен и е част от по-голяма мрежа, много е вероятно Вашият системен администратор да е наложил известни ограничения относно инсталирането на нови програми. Ако не разполагате с необходимите права, помолете администратора да направи инсталацията вместо Вас.
Стъпка 2: Проблеми с надписите на кирилица или странен формат на датата?
Регионалните настройки на Вашия компютър трябва да са български, в т.ч. форматът на датата и езиковите настройки на интерфейса за програми, които не са Unicode съвместими. Стартирайте програмата - ако вместо надписи на кирилица виждате т.нар. "йероглифи" или въпросителни знаци в различни части на продукта, значи не сте задали правилните настройки на системата. Прочетете инструкциите за правилното конфигуриране на регионалните и езикови настройки на Вашата система.
Стъпка 3: Въвеждане на фирмените данни и задаване на основни настройки
При първото стартиране StoreHouse LITE ще зареди и покаже "Съветника за начално конфигуриране", чрез който бързо и лесно, в четири стъпки, ще можете да настроите работата на програмата за спецификите на Вашата фирма. Внимателно попълнете и прегледайте всички данни и настройки, които съветникът ще поиска от Вас. На последната стъпка потвърдете въведените данни чрез натискане на бутона "Край".
В случай, че по някаква причина сте затворили съветника преди да завършите процеса на конфигуриране, винаги можете да започнете отначало, като извикате същата функция чрез менюто "Настройки" - "Съветник за начално конфигуриране".
Стъпка 4: Създайте една или повече стокови групи
Стартирайте модул "Групи" и създайте поне една група, с която да асоциирате Вашите артикули. Всеки артикул задължително се асоциира с една група. Разбира се, препоръчително е да създадете една доста по-комплексна структура от групи и подгрупи, която да работи за Вас и Вашето удобство при изготвяне на отчети и филтриране на данни, но тъй като можете да я развиете и по-късно, нека засега се ограничим да абсолютния минимум, с който да започнете.
Стъпка 5: Създайте своите стоки, изделия или услуги
Влезте в модул "Стоки", за да създадете първите си артикули. Те могат да бъдат обикновени стоки или материали, които доставяте от друга фирма и препродавате, или пък влагате в някакъв вид производство, но могат да бъдат и по-сложни номенклатури на изделия или услуги, в чийто състав се включват един или повече видове материали.
Стъпка 6: Въведете началните наличности на стоките
След като сте създали известен брой артикули, с които смятате да започнете да работите, време да въведете и началните наличности, които вече имате в склада. Начините за това обикновено са два - чрез ревизионна операция или чрез фиктивна доставка (или друг вид операция, която увеличава наличността). Според нас по-правилен е първият начин.
Влезте в модул "Ревизии" и създайте нов инвентаризационен документ. На екрана ще се появят артикулите, които сте дефинирали до момента - тяхната наличност засега ще е нула. Преминете през всеки един от тях и въведете предварително преброеното количество от всяка стока и неговата себестойност (без ДДС). Запишете инвентаризационната операция с днешна дата - наличностите в склада ще се актуализират автоматично.
Стъпка 7: Създайте клиенти и доставчици
Сега вече можете да създадете и номенклатурата на контрагентите (клиентите и доставчиците), с които работите най-често. Въведете поне по един доставчик или клиент в модул "Контрагенти". Създавайки записи за Вашите контрагенти, обърнете специално внимание на информацията, която записвате за тях - част от нея ще се използва за съставянето на фактури и др. видове документи, така че програмата ще очаква данните да са въведени коректно. Разбира се, винаги можете да ги промените или допълните по-късно, но не е добра идея да въвеждате произволно, набързо и хаотично тези данни.
Съвет
Обърнете внимание също и на опциите, които се отнасят до регистрацията по ЗДДС на контрагентите. Това е особено важно за тези от тях, които са Ваши доставчици, тъй като когато програмата установи, че определен доставчик е регистриран по ЗДДС, тя вече "знае", че трябва да начислява автоматично размера на данъка, който е дължим при отразяване на доставки от този контрагент.
Не е задължително да въвеждате предварително цялата номенклатура на контрагентите - можете да я допълвате по-късно, включително и по време на съставяне на операции в други модули на програмата.
Стъпка 8: Получавате ли плащания по сметка? Въведете банковите си сметки...
Ако дейността Ви е свързана и с приемане на плащания по банков път, необходимо е да въведете информацията за Вашите банкови сметки в програмата. Можете да направите това от менюто "Номенклатури" - "Банки". Ако имате повече от една банкова сметка, уверете се, че тази, по която получавате плащания най-често, е означена като сметка по подразбиране (това ще позволи на програмата да я избира автоматично, когато посочите, че плащането не е в брой, следователно ще ускори взаимодействието Ви с продукта). Банковите сметки ще се отпечатват във фактурите, които издавате на Ваши клиенти, които са избрали да платят по банков път. Можете да допълвате или променяте тази информация и по-късно.
Стъпка 9: Опитайте да извършите доставка или продажба
След като сте стигнали дотук, вече можете да започнете да отразявате и други видове операции, като: доставки или продажби. Всяка от тези операции увеличава или намалява наличността на артикулите. Тук няма да се спираме в детайли на тези модули и операции, тъй като за тях е необходимо да прочетете съответната част от ръководството за работа с продукта. Все пак, ще дадем няколко общи насоки: винаги въвеждайте операциите в техния естествен хронологичен ред: приходните операции предхождат разходните, т.е. не въвеждайте продажбата на нещо, което все още не сте отразили като доставено (или произведено, ако го произвеждате Вие). Препоръчваме Ви да започвате всяка операция с избор на контрагента. Така ще позволите на програмата да съобразява своите изчисления, както и определени действия, с типа на избрания контрагент и неговите особености.
Стъпка 10: Разучете разнообразните настройки на програмата. Улеснете работата си с нея.
Отделете достатъчно време за разучаване на различните настройки на програмата и тяхното предназначение. Оптималният комфорт, ефективност и бързина на работа с продукта са възможни единствено при умело настройване на поведението на програмата.
... и вече сте готови!
Е, след като илюстрирахме възможно най-накратко един процес, който иначе няма как да отнеме 5-10 минути, уверени сме, че сме Ви дали необходимата основа и разбиране за продукта StoreHouse LITE, което пък от своя страна ще Ви позволи да се задълбочите и съсредоточите в опознаването на програмата.
Препоръчваме Ви да прочетете цялата помощна документация на продукта StoreHouse. Слабото познаване на продукта би Ви попречило да използвате пълноценно всичките му възможности.
Какво следва оттук нататък? Регистрирайте се безплатно в нашия форум и използвайте огромната налична база от въпроси и отговори на други потребители, за да разрешите въпросите, които несъмнено ще възникват у Вас в процеса на работа. Ако не успявате да намерите отговор на своя въпрос, просто го задайте в Хелпдеска и ние с радост ще Ви отговорим.
Позволете ни и малка реклама ?
Продуктът StoreHouse LITE има и платена версия - StoreHouse PRO, която изглежда по същия начин, но има много повече възможности. С нея получавате достъп до още по-голям набор от операции, справки, улеснения и начини за персонализиране на поведението на програмата, а също и до правото да получавате безплатна техническа поддръжка за 12 месеца - директно от създателя на продукта. Ако прецените, че имате нужда от тях, можете да заявите своя лиценз директно от нашия уебсайт.
Успех!