Jump to content

Импорт и експорт от и към CSV файл

StoreHouse PRO поддържа обмен на данни с други софтуерни продукти (например счетоводни програми, електронни таблици, софтуери на машини в производството и т.н.) чрез стандартния формат за таблични данни CSV (Comma-Separated Values). Това дава възможност на програмата не само да споделя значителна част от своите данни във формат, който е разбираем за огромен брой продукти от други автори, но и да чете и импортира данни от файловете, създадени от тези продукти.

Приложение

Основното предназначение на импортната функционалност е да даде възможност за бързо и автоматизирано въвеждане и обновяване на големи масиви от данни в StoreHouse. Импортирането на номенклатурата на артикулите и контрагентите, както и последващи актуализации на цени, отстъпки или други специални реквизити на артикулите (след приложена обработка във външен софтуер) са сред най-честите случаи на употреба на импорта от CSV файлове. 

Експортната функционалност на продукта пък осигурява възможност за прехвърляне на информация от StoreHouse PRO и неговите справки към външни програми. Създаването на специфични отчети в електронна таблица или друг специализиран софтуер е сред най-честата причина за използването на възможностите на експорт. 

Какво е CSV

CSV е съкращение от "Comma-Separated Values" или с други думи "стойности, разделени със запетая". По своето същество CSV файловете са обикновени текстови файлове, в които информацията e структурирана по специфичен начин. Всеки ред от файла представлява отделен запис, а всеки запис - набор от едно или повече полета с данни, разделени с разделител. Броят на полетата на всеки ред трябва да отговаря на броя на полетата при останалите редове. Най-често използваният разделител на полетата е знакът "," (запетая) - и оттам и името на файловия формат. Възможно е обаче да се използват и други разделители, като често това е знакът ";" (точка и запетая) или табулация.

Настройки на StoreHouse PRO за импорт и експорт в CSV формат

Настройките на програмата за извършване на импорт и експорт са достъпни чрез раздела "Други найстройки" на менюто "Настройки" -> "Предпочитания на потребителя и общи настройки".

Настройки за импорт и експорт

Избор на разделител

Потребителите на StoreHouse PRO могат да изберат разделителя, който желаят да се използва от програмата при експорт на данни към CSV файл. По подразбиране програмата ще използва разделителя, който е определен в регионалните настройки на Windows, но ако CSV файловете ще се зареждат в софтуер, който има нужда от специфичен разделител, на разположение е възможност за избор между "запетая", "точка и запетая" и "табулация".

ℹ️ Опцията за "експорт в режим на съвместимост" е изключена по подразбиране и е препоръчително да я оставите така. Тя се прилага в специфични ситуации, при които е необходимо да се гарантира, че електронната таблица, която по-късно ще зарежда генерираните CSV файлове, няма да се опитва да интерпретира произволно форма̀та на полетата, а ще ги възпроизвежда по начина, по който са записани във файла (например за да се предотврати възможността стойност като "0012345" да се визуализира погрешно като "12345").

Изборът на грешен разделител може да доведе до невъзможност за правилно разчитане на табличните данни от софтуера, който ще зарежда създадения CSV файл. Ако въпросният софтуер няма собствена възможност за промяна на разделителя при отваряне на файла, уверете се, че StoreHouse PRO е настроен да генерира файловете с разделител, който се приема от отсрещната страна.

Кодиране на знаците

StoreHouse PRO поддържа кодиране на знаците на кирилица в Cp1251 (Windows-1251) и Utf-8. По подразбиране се прилага Utf-8 BOM, но тъй като някои програми е възможно да очакват използване на кодова таблица Cp1251, предоставили сме възможност да промените тази настройка според нуждите. Както се вижда на екранното копие по-горе, настройките за кодовата таблица са две: едната се използва при импорт от CSV файл, а другата - при експорт. 

Грешният избор на кодиране на знаците може да доведе до невъзможност за нормално разчитане на текстовете на кирилица. Вместо букви, приложението, с което се зарежда файла ще показва т.нар. "йероглифи". Някои програми поддържат възможност за ръчна промяна на кодирането на знаците при зареждането на файла, но за други ще е необходимо да се уверите предварително, че им подавате информацията във вид, който могат да разчетат правилно.

 

Експорт на данни към CSV файл

Експортирането на данни от StoreHouse PRO е тривиален процес и не изисква никакви специални умения. 

Всяка част на програмата, която поддържа тази функция има бутон бутон за Експорт или пък меню команда, която е озаглавена като "Експорт".  Стартирането на функцията води до показването на стандартния диалогов екран на Windows за избор на папка и име на файла, под което да бъде съхранена информацията. Завършването на експорта е съпроводено със съобщение за успешно експортиране.

Функция за експорт се поддържа в повечето справки и модули на програмата. На някои места в StoreHouse PRO има повече от една команда за експорт. Причината за това е, че всяка от функциите експортира различен набор от данни. Няма как обаче да объркате нужната функция, тъй като всяка от тях има достатъчно описателно наименование.

 

Импорт на данни от CSV файл

Процесът по импорт на данни не е труден, но тъй като е специфичен за програмата, изисква да му отделим повече време за разяснения и демонстрация. 

Импортирането на данни започва с натискането на бутона за импорт бутон за импорт или на меню командата с наименование "Импорт".  Функция за импорт обикновено е налична в онези части на програмата, в които има нужда или смисъл от бързо и автоматизирано въвеждане на данни, произхождащи от външен източник. Справките в програмата, например, не поддържат импорт, тъй като по презумпция те боравят с информация, което вече е налична в програмата. Повечето други части на програмата, обаче, поддържат импортиране на данни под една или друга форма.

След стартиране на функцията за импорт програмата ще покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор и отваряне на файл. Трябва да намерите и посочите файла, чието съдържание желаете да импортирате.

‼️ Преди да натиснете бутона за потвърждение, уверете се, че файлът на е отворен и в някоя друга програма по същото време (примерно в Excel). В противен случай StoreHouse няма да може да извлече информацията и това ще доведе до грешка.

След като сте избрали файла натиснете бутона за потвърждение. StoreHouse PRO ще анализира съдържанието на файла и ще покаже екрана на модула за импорт на данни.

Импорт от CSV файл

Импортният модул на StoreHouse PRO има следните елементи:

  1. Таблица "данни" - тук се визуализират данните, които модулът е прочел от файла.
  2. Списък с "колони във файла" - това списъчно поле показва списъка на колоните от CSV файла, които не са асоциирани с полета за данни в програмата.
  3. Списък с асоциираните колони - тук се визуализират колоните от файла, които са асоциирани с полета за данни в StoreHouse PRO.
  4. Текстово поле "общо редове" - показва общия брой на прочетените редове с данни във файла.
  5. поле с отметка "от началото на файла" - когато в полето е поставена отметка, прочитането на данните ще започне от началото на файла, т.е. от първия ред. Когато потребителят премахне отметката се активира поле за ръчно въвеждане на номера на реда, от който да започне прочитането на данните.
  6. Текстово поле "от ред" - показва номера на реда, от който ще започне вмъкването на данни.
  7. поле с отметка "до края на файла" - когато в полето е поставена отметка, прочитането на данните ще завърши в края на файла, т.е. на последния негов ред. Когато потребителят премахне отметката се активира поле за ръчно въвеждане на номера на реда, от който да започне прочитането на данните.
  8. Текстово поле "до ред" - показва номера на реда, на който прочитането на файла ще завърши.
  9. Поле с отметка "разделител по подразбиране" - когато в това поле е поставена отметка, програмата ще използва разделителя по подразбиране, който е зададен в настройките на програмата. Ако след анализирането на файла бъде установено, че е използван друг разделител, програмата ще се опита да определи използвания разделител и да адаптира прочитането на файла спрямо резултата. В случай, че не успее, ще предостави възможност на потребителя да избере ръчно използвания в конкретния файл разделител.
  10. Списъчно поле "разделител" - позволява ръчното избиране на друг разделител.
  11. Кодиране - списъчното поле позволява временно да изберете различна кодова таблица на знаците (CP1251 или UTF-8), за целите на текущия импорт. По подразбиране ще е избрана опцията, която е зададена в настройките на програмата. Променете избора, ако текстовете в таблицата "данни" е видимо нечетима. 

 

В идеалния случай съдържанието на Вашия CSV файл ще бъде интерпретирано правилно и данните ще бъдат визуализирани по начина, илюстриран на екранното копие по-горе, т.е. в отделни колони и с четливи начини на кирилица.

Ако обаче настройките на StoreHouse не са зададени в съответствие с начина, по който е генериран файла, информацията може да бъде разпозната погрешно. Ето как би изглеждал екранът, ако файлът не е интерпретиран правилно:

Неправилно зададен разделител на полетата:

Импорт от CSV с неправилен разделител на колоните

На горното изображение е илюстрирано какво се случва, когато разделителят на полетата във файла е различен от избрания в StoreHouse. Вместо отделните полета да бъдат разделени в отделни колони, цялата информация от реда е въведена в една единствена колона.

Ако това се случи при Вас, уверете се, че опцията "Разделител по подразбиране" е изключена и изберете друг разделител от падащото списъчно поле. След избора на различен разделител програмата ще направи нов опит за разчитане на файла. Правилният разделител е този, при който данните се показват в табличен вид, в повече от една колона.

Импорт от CSV с неправилна кодировка на знаците

На изображението по-горе се вижда, какво се случва, когато кодирането на знаците във файла не отговаря на кодовата таблица, зададена в настройките на програмата. Променете избраната опция за "Кодиране" и се уверете, че след това текстовете на кирилица се визуализират правилно.

След като сте се уверили, че всичко изглежда наред, определете откъде желаете да започне прочитането на файла. По подразбиране програмата ще започне да вмъква данните още от първия прочетен ред, но в голяма част от случаите този ред съдържа наименованията на самите колони, а те, разбира се, не трябва да бъдат импортирани в базата данни. Ето защо, ако и във Вашия случай е така, просто чукнете двукратно върху реда, от който желаете да започне импортирането и отговорете утвърдително на въпроса, дали желаете това да е началния ред (алтернативно можете да премахнете отметката от полето "от началото на файла" и да впишете ръчно номера на реда, от който желаете да започне вмъкването на данните).

Импорт от CSV

В случай, че желаете прочитането на данните да завърши не на последния ред от файла, а на друг, премахнете отметката през полето "до края на файла" и впишете ръчно номера на реда, на който желаете да завърши прочитането на данните.

Асоцииране на колоните от файла с реквизитите в програмата

А сега обърнете внимание на полето "колони във файла". В него ще намерите списък на всички прочетени колони в CSV файла, които все още не сте асоциирали с поле за данни в програмата.

Ваша грижа е да укажете на програмата, коя колона от файла, на кой реквизит в програмата отговаря. Имената на колоните са от вида: колона #1, колона #2...колона #N, където номерът отговаря на позицията на колоната в самия файл. Същите имена на колони ще видите и в таблицата "данни", която се намира отгоре.

Това, което е необходимо да направите сега, е да асоциирате колоните, които желаете да бъдат импортирани в базата данни, с полета за данни в програмата. Имайте предвид, че ще бъдат импортирани данните единствено от колони, които са асоциирани с определени полета.

За да асоциирате една колона от файла с поле за данни в програмата е необходимо да чукнете двукратно с мишката върху реда със съответното наименование на колона (в списъка "колони във файла") или да изберете с мишката желаната колона от същия списък и да натиснете бутона ">>", който се намира вдясно на списъчното поле. Когато направите това, на екрана ще се покаже малък диалогов прозорец с едно единствено списъчно поле, от което трябва да изберете полето за данни, с което желаете да бъде асоциирана тази колона.

Импорт от CSV

Имайте предвид, че една колона от файла може да бъде асоциирана с един реквизит. След като колоната бъде асоциирана с реквизит, тя ще изчезне от списъка "колони във файла" и ще бъде визуализирана в съседния списък - този на асоциираните колони. Там заедно с нейното наименование ще се визуализира и името на реквизита, с който сте свързали колоната. Аналогично, при вече направена на асоциация между колона и реквизит, реквизитът вече няма да се показва в падащия списък за избор на реквизити.

В случай, че погрешка сте свързали определена колона от файла с неподходящ реквизит, можете да прекъснете връзката чрез маркиране на асоциираната колона и натискане на бутона "<<"

Импорт от CSV

Повторете процедурата по асоцииране на колоните от файла с полета за данни в програмата, докато не изберете всички колони, които представляват интерес за конкретната импортна операция.

‼️ Обърнете специално внимание на това, че в отделните части на програмата има определени реквизити, които е задължително да асоциирате с определена колона, в противен случай не е възможно да завършите операцията. Например, в модул "Стоки", при импорт на номенклатура на артикулите, задължителните за свързване полета са: "номенклатурен код", "наименование" и "мярка". Всички останали полета са по желание и при необходимост могат да бъдат пропуснати от потребителя. В други части на програмата има други задължителни полета.

След като изпълните посочените по-горе процедури, вече можете да извършите и същинското импортиране на данните. За целта просто натиснете бутона "ОК" в екрана и изчакайте завършване на импортната операция, за което ще получите съответното съобщение от програмата.

Добра идея е да направите архив на базата данни непосредствено преди да започнете импортирането на данни. Така ще се застраховате срещу евентуални грешки, които е възможно да допуснете при първите си опити за импортиране на данни  (например погрешно асоцииране на колона с неправилно поле и т.н.).

 

<-- Към съдържанието

 



×
×
  • Create New...