Създаването на фактури или на други електронни документи и справки в PDF формат е лесно и бързо. Постига се чрез отпечатване на документа върху виртуалния PDF принтер, инсталиран на Вашата система.
Съвременните версии на Windows (10 и 11) се разпространяват с вградения "Microsoft Print to PDF", но ако Вашата версия на Windows е по-стара, спокойно можете да инсталирате друг PDF принтер. Ние препоръчваме PDFCreator, но вграденото решение на Microsoft също работи чудесно.
Необходими настройки на StoreHouse PRO
Като изключим нуждата от евентуална инсталация на виртуален PDF принтер, не са необходими други настройки, преди да можете да започнете да отпечатвате своите документи в PDF файл. Достатъчно е в стандартния диалогов прозорец за настройка на пачета да изберете отпечатване върху виртуалния PDF принтер.
Ако обаче желаете да се възползвате от опциите за бърз експорт на документ като PDF файл, достъпни в някои от модулите на програмата (например в "Продажби и фактуриране" и "Оферти") и на Вашата система не е наличен "Microsoft Print to PDF", тогава ще е необходимо предварително да се уверите, че сте избрали предпочитания виртуален принтер в настройките на StoreHouse.
Влезте в настройките на StoreHouse (чрез бутона от лентата с инструменти) и превключете към раздела "Други настройки".
От списъчното поле "Виртуален PDF принтер" изберете предпочитаното от Вас "устройство". По подразбиране програмата ще показва единствено принтерите, които съдържат в наименованието си думата "PDF". Ако Вашият PDF принтер не съдържа в името си тази дума, едновременно с отварянето на списъка натиснете и задръжте левия клавиш Shift - така програмата ще покаже всички печатащи устройства, налични на този комютър. Изберете своето предпочитано устройство и приложете настройката.
Как да запишете фактура или друг документ за продажба като PDF файл
Вариант 1
Записът на факура като PDF файл може да стане по няколко начина. Най-бързият от тях е чрез екрана, който програмата показва непосредствено след запис на документа.
Уверете се, че сте поставили отметка пред опцията "Експорт като PDF" и след това чукнете върху командата "Отпечатай документа на принтер". Програмата ще покаже прозорец за запис на файл.
Изберете мястото и името, под което желаете да съхраните файла и потвърдете записа - вече сте готови.
Забележка 1: В случай, че вместо вграденият "Microsoft Print to PDF" използвате друг виртуален принтер (например препоръчаният PDFCreator), диалоговият прозорец за избор на име на файл може да изглежда по по-различен начин. На изображението по-долу можете да видите как би изглеждал екранът за избор на файл в случая с PDFCreator:
Забележка 2: При печат на документи за продажба програмата ще попълва името на файла вместо Вас (с изключение на случаите, при които програмата StoreHouse PRO е стартирана чрез терминална сесия, т.е. чрез RemoteDesktop). Можете обаче да променяте името по всяко време.
Вариант 2
В случай, че желаете първо да отпечатате документа на хартия, а едва след това да го съхраните и като PDF файл, процедирайте по описания по-горе начин, но без за избирате опцията за експорт като PDF.
След като отпечатате документа на стандартния принтер, чукнете върху стрелката, намираща се в дясната част на бутона "Печат" и от менюто, което ще се появи, чукнете върху "Експорт като PDF".
В режим на отпечатване на фактура програмата, в зависимост от настроените от Вас предпочитания, ще експортира оригинал и/или копие. Ако обаче желаете да създадете копие, а в настройките на програмата е зададено, че по подразбиране се отпечатва оригинал (или пък обратното), просто натиснете (средната част на) бутона "Печат", за да се покаже екрана за избор на вида на отпечатаната фактура:
Отново, както и при първия вариант, програмата ще покаже диалогов прозорец за запис на файл. След като изберете мястото и името на файла, той ще бъде създаден.
Записът в PDF файл чрез командата за експорт в бутона за печат е подходящ и за случаите, при които желаете да отпечатате един или повече документи, които вече сте създали на по-ранен етап, но сте пропуснали да експортирате към момента на създаването им.
Вариант 3
Третият вариант за запис на PDF файл се изразява в директен избор на отпечатване върху конкретен PDF принтер. Този вариант е най-универсален, защото е достъпен във всяка част на програмата, но пък е и най-бавен, тъй като изисква от Вас малко повече действия.
По същество това е изпълнение на стандартната процедура за печат на документ, комбинирана с ръчен избор на отпечатване върху инсталирания на Вашата система виртуален PDF принтер и посочване на файлово име. Тъй като при този вариант програмата първо ще покаже екрана за предпечатен преглед, а след това ще очаква да потвърдите отпечатването и да изберете печатащо устройство, това е най-малко препоръчителният вариант, ако желаете да спестите време и усилия.
От друга страна, както вече споменахме, третият вариант е универсален и е достъпен във всяка част на програмата, която поддържа отпечатване на принтер.