Доставки

Документиране на покупките на стоки и материали

 

Съдържание:

 

Модулът за доставки се използва за отразяване на прихода на стоки и материали, които сте закупили от ваши доставчици. Въведените количества увеличават наличността на стоките в активния виртуален обект. Едновременно с това се актуализира средно претеглената себестойност на стоките, чиято доставна цена е претърпяла промяна след момента на последната им доставка. 

Влезте в модула чрез кликване върху иконата „Доставки“ от лентата с инструментите.

Създаване на нова доставка
[ върни се горе ]

При влизане в модула той вече е в режим на създаване на нова операция и очаква да въведете някакви данни. 

В случай, че сте въвели някакви данни, които желаете да изчистите и да започнете отначало, или пък сте заредили някаква предишна доставка, започването на нова операция става чрез бутона "Нова доставка" -> "Започни нова операция за доставка на стоки" или чрез иконата за бързо създаване на доставка .

‼️ За потребители на PRO версията: Работата с модула за доставки предполага боравене с доставни цени. Това означава, че администраторът на базата данни трябва да е присвоил правото на достъп до информация за себестойностите и доставните цени на артикулите на тези оператори, които ще отговарят за въвеждането на доставки.

Избор на доставчик
[ върни се горе ]

Започнете новата доставка с избор или създаване на доставчик.

В случай, че доставчикът е фирма, с която работите за първи път, създайте я чрез натискане на бутона "Нов доставчик". Попълнете нейните данни чрез функцията за извличане на фирмени данни от Интернет или пък ги въведете ръчно. След съхраняване на новия доставчик програмата ще го избере автоматично за тази операция.

За избор на вече създаден доставчик натиснете бутона „Избор“ или клавиша F8. Програмата ще покаже екрана за избор на контрагент.

Използвайте функцията за търсене по ключова дума, за да откриете нужната фирма чрез въвеждане на част от нейното наименование или Булстат. Програмата ще покаже списък с контрагентите, които съдържат въведената поредица от символи в някой от своите текстови параметри.

В случай, че доставчикът е фирма, която сте създали не като доставчик, а като клиент, превключете списъка към режим "Клиенти и доставчици" - това ще покаже всички контрагенти, отговарящи на търсенето.

Маркирайте доставчика с мишката и потвърдете избора си с натискането на клавиша ENTER или чрез двукратно чукване върху реда с фирмата.

 

Добавяне на артикули към операцията
[ върни се горе ]

Добавянето на стоки към доставката може да стане както чрез чрез последователен избор от списъка със стоки, така и чрез баркод четец. Поддържа се и въвеждане на множество артикули наведнъж - чрез импорт от CSV файл или чрез преобразуване на предварително създадена заявка в доставка.

Избор и добавяне на съществуващи артикули

Натиснете бутона „Добави артикул“ или клавиша F2 (или клавиша „+“ от цифровия блок на клавиатурата). Програмата ще покаже екрана за избор на артикул.

ℹ️ Използвайте функцията за търсене по код или наименование, за да намерите нужната стока.

Стоки, за които е въведен и специален код по номенклатурата на доставчика могат да бъдат търсени и по този реквизит. Търсенето по специален код се активира чрез клавишната комбинация Shift+F3.

Изберете реда с желания артикул и потвърдете избора си с натискане на Enter или чрез двукратно чукване върху стоката.

Създаване и добавяне на нови артикули

Стоките, които доставяте за първи път не се появяват в екрана за избор на съществуващ артикул, тъй като вероятно все още не са създадени.

За да създадете нова стока, без да напускате модула за доставки, чукнете бутона за бързо създаване на нов артикул . Въведете само основните данни на стоката: код, наименование, група и мярка. Не въвеждайте количества и цени - това ще направите в друг екран, в следващата стъпка.

Въвеждане на количество и цена

След като изберете или създадете стоката, програмата ще покаже екрана за въвеждане на доставено количество и единична цена.

Въведете количеството, което доставяте и единичната доставна цена. Препоръчително е да въвеждате нетни цени, т.е. без ДДС. Ако нетната цена не Ви е известна въведете крайната цена в полето за въвеждане на цена с ДДС и оставете програмата да изчисли цената без ДДС.

ℹ️ За артикули, които са участвали в предишна доставка програмата ще пази и автоматично ще попълва последната доставна цена. Ако новата доставна цена се различава, направете корекция.

За потвърждение и добавяне на артикула към операцията натиснете Enter - артикулът ще се появи като нов ред в списъка със стоки в тази доставка.

Използвайте описаната по-горе процедура, за да добавите и останалите стоки, които са част от същата доставка

Ако в някой от редовете сте допуснали грешка при въвеждането на количество или цена, чукнете двукратно върху реда, който желаете да промените - екрана за въвеждане ще се покаже отново. Направете желаната корекция и потвърдете промяната с натискане на Enter.

Премахването на редове от документа става чрез натискане на клавиша DEL.

При всяко добавяне, промяна или изтриване на ред в документа програмата ще преизчислява автоматично общите стойности по тази операция.

Доставка на артикули по допълнителна мярка
[ върни се горе ]

Ако количеството на определен артикул при Вас се води с една мерна единица, но го купувате от доставчик по съвсем друга, при всяка доставка ще трябва да преизчислявате както количеството, така и единичната цена спрямо Вашата мярка. Очевидно този процес би бил твърде трудоемък и е предпоставка за допускане на чести грешки. За да се избегне това в StoreHouse PRO сме осигурили възможност артикулите да имат допълнителна мерна единица - само за доставки.

Допълнителната мярка върви в комплект с т.нар. „коефициент за трансформация“, който представлява число, указващо на програмата как точно следва да преобразува мерната единица на тази стока към използваната от Вас мярка.

Допълнителната мярка и коефициентът за трансформация се въвеждат еднократно в данните на артикула.

Нека илюстрираме тази възможност с пример:

Да приемем, че артикулът Х се води на отчет във Вашия склад чрез мерната единица „брой“, но доставчикът го продава в разфасовки от по 100 бр., пакетирани в кашони. Единичната доставна цена в издадените от доставчика фактури също е за кашон, а не за бройка. В данните на този примерен артикул (в модул „Стоки“) еднократно трябва да се постави отметка пред опцията „допълнителна мярка“, след което тя да се избере или впише в списъка с допълнителните мерни единици. За тази стока трябва да е определен и коефициент за трансформация, по който програмата ще преобразува допълнителната към основнатя мярка. За целите на нашия пример ще приемем, че коефициентът е зададен със стойност 100.

Коефициентът е дробно число, което е по-голямо от 0 и е различно от 1. При коефициент на трансформация 1, се счита, че такава не се извършва, тъй като количествата са равни, т.е. 1:1.

И така, нека проследим какво се случва, когато опитаме да доставим такъв артикул:

От изображението се вижда, че при доставката на 1 кашон с единична нетна цена 756 лв., при коефициент на трансформация 100 програмата е изчислила количество по основна мярка 100 бр. и единична нетна доставна цена 7,56 лв. за 1 брой. При добавяне на такъв запис към документа, записът би изглеждал така:

Сега нека разгледаме същия пример, но с коефициент, който е по-малък от 1. За целите на примера ще въведем коефициент 0.01 и единична цена на доставчика по допълнителна мярка ще зададем като 7,56 лв.

При падане на коефициентът под 1, действието му се обръща. Количеството по основна мярка става 0,01, а единичната цена по същата мярка става 756 лв. за 1 брой. Или казано с други думи, 100 кашона биха се равнявали на 1 брой по основна мярка, вместо обратното.

Добавяне на артикули чрез баркод четец
[ върни се горе ]

Добавянето на артикули с баркод четец в StoreHouse PRO е по-бърз и прецизен начин за добавяне на стоки към доставка. За да използвате тази функция трябва предварително да сте въвели баркода в данните на стоката.

Ако прочетеният баркод отговаря на съществуваща стока, това води до директно показване на екран за въвеждане на количество и цена.

В случай, че един и същи баркод е присвоен на повече от една стока, програмата ще покаже списък с всички съвпадения, а операторът ще трябва да избере едно от тях.

При сканиране на баркод етикет, който не отговаря на съществуваща стока, програмата извежда съобщение, с което информира потребителя, че артикулът не е намерен и дава възможност за създаване на нова стока с този баркод.

Другата възможна опция е търсене по частично съвпадение. То има приложения в случаите, при които в данните на една и съща стока са въведени два или повече различни баркода, поради което програмата не е в състояние еднозначно да идентифицира артикула по пълно съвпадение с цифрите на баркода.

Ако е необходимо можете да активирате и ръчен режима за въвеждане на баркод. Това става чрез натискане на клавиша F1 или на иконата с изображение на баркод от екрана. Ръчното въвеждане на баркод има приложение в случаите, при които скенерът не успява правилно да прочете етикета или пък баркодът, въведен за тази стока съдържа някакви допълнителни символи, които не са част от прочетения етикет.

Добавяне на артикули чрез импорт от CSV файл
[ върни се горе ]

StoreHouse PRO дава възможност за импортиране на артикули от CSV файл. Стоките в CSV файла трябва да са съществуващи артикули, които вече са добавени към базата данни на програмата.

Файлът може да е генериран от друг потребител на StoreHouse PRO или пък да идва от съвсем различна софтуерна система, но трябва да съдържа като минимум следните реквизити за всяка стока: код, наименование, мярка, количество и ед. цена без ДДС.

За да импортирате данните от такъв файл натиснете бутона за импорт

Посочете CSV файла, задайте нужните опции в импортния модул на StoreHouse PRO и накрая започнете импортирането. Процедурата по импорт е разяснена в отделно ръководство, затова няма да се спираме по-подробно на нея. 

Въвеждане на транспортни и други разходи
[ върни се горе ]

В полето „Транспортни разходи“ може да се въведе допълнителна сума за разход, който е направен във връзка с придобиването на стоките. Това може да е транспортен разход, куриерска такса, мито или нещо друго, което не е част от фактурата, която доставчикът е издал, но следва да участва във формирането на себестойността на артикулите.

Транспортните разходи се въвеждат в лева и се добавят автоматично от програмата към себестойността на доставените артикули. Разпределянето на сумата между отделните артикули в рамките на същата доставка става на база на относителния дял на всеки артикул в общата стойност на документа. Както можете да видите на картинката по-долу, при доставка на два различни артикула и въведени транспортни разходи в размер на общо 30 лв., резултатът е както следва:

• Артикул №1 - доставени 4 бр. с ед. доставна цена 74.00 лв. и обща стойност 296.00 лв.
• Артикул №2 - доставени 50 бр. с ед. доставна цена 2.25 лв. и обща стойност 112.50 лв.

На база на тези цени, при максимална зададена точност от 5 знака след десетичната запетая за работа с доставни цени и себестойности, транспортните разходи се разпределят така:

• към общата стойност на артикул №1 се добавят 21.73807 лв.
• към общата стойност на артикул №2 се добавят 8,26193 лв.

Първата сума ще се разпредели между 4 бр. от първия артикул, а втората част ще се разпредели по равно между 50 бр. от артикул №2. Това ще доведе до увеличаване на себестойността на артикул №1 с 1/4 част от първата сума, а себестойността на артикул №2 ще се увеличи с 1/50 част от втората сума.

Транспортните разходи не се начисляват от доставчика, затова последната доставна цена се запазва такава, каквато сте я въвели на реда, т.е. без транспортни разходи. Променя се само себестойността на артикула.

В справката за доставките има предвидена колона за визуализиране както на транспортните разходи, така и на чистата единична цена, по която доставяте артикулите от доставчиците.

Въвеждане на информация за плащането
[ върни се горе ]

Непосредствено преди приключване на операцията можете да посочите начина на плащане и размера на платената сума.

По подразбиране програмата автоматично избира начина на плащане според предпочитанията, заложени в данните на доставчика.

Ако плащането вече е направено поставете отметка пред опцията „Платено на“ и въведете размера на платената сума. Програмата автоматично ще попълни цялата дължима сума, но ако става дума за частично плащане, направете корекция. 

Попълването на информацията за плащането генерира запис на нова разходна операция в модул „Приходи и разходи“, която ще бъде със статус на платено или на неплатено задължение към този доставчик, в зависимост от въведеното от Вас.

В случай, че сте пропуснали да отразите плащането в момента на доставката, програмата ще генерира само запис на чакащо задължение към доставчика, което можете да прегледате и погасите по-късно в модул „Приходи и разходи“.

Попълване на други реквизити
[ върни се горе ]

Преди да запишете операцията можете да попълните или коригирате няколко допълнителни реквизита:

1. Дата - полето за дата на операцията се намира до полето с нейния пореден десетцифрен номер. По подразбиране програмата го попълва автоматично с днешната дата. Ако обаче доставката се е случила на друга дата, коригирайте избраната дата ръчно.
2. Търговска отстъпка (%) - ако по текущата операция е предоставено процентно намаление на цената, което е общо и еднакво за всички артикули в документа, посочете размера на намалението в това поле.
3. ДДС (%) - по подразбиране, ако доставчикът е лице, за което сте указали, че е регистрирано по ЗДДС, програмата ще въведе стандартната данъчна ставка за страната (20%) и ще изчисли размера на данъка върху сбора от данъчните основи при тази ставка. В случай, че ставката по тази операция е различна (друга, нулева или пък доставката е необлагаема), можете да я промените ръчно, преди да съхраните документа. За доставчици, които не са регистрирани по ЗДДС това поле е забранено за промяна.
4. Приел - тук се въвежда името на лицето, което е отговорно за тази операция от страна на Вашата фирма. В зависимост от настройките на програмата за автоматично попълване на данните името може да се попълва с една от следните опции:
    
   • Последната въведена стойност
   • Името на оператора, който съставя документа, т.е. Вие (само в PRO версията)
   • МОЛ на избрания обект (само в PRO версията)
   • Без автоматично попълване
      
5. По фактура № - тук можете да запишете номера на издадения от доставчика документ или друга полезна за Вас информация, която служи за референция към тази операция.
6. Превозвач - в това поле можете да запишете информация за това, кой или как е доставил стоките, ако това е от значение за Вашата по-добра отчетност.

Запис на операцията и печат на складова разписка
[ върни се горе ]

След като сте се уверили, че всичко по операцията е попълнено коректно, време е да я съхраните в базата данни. Това може да стане чрез натискане на клавиша F9 или бутона „Запис“.

‼️

След като операцията бъде записана корекции по нея ще са възможни единствено в PRO версията и то единствено, ако администраторът на базата данни е предоставил това право за Вашия акаунт. Затова бъдете внимателни.

Преди да запише операцията, програмата винаги прави проверка, дали поредният номер на доставката (който виждате на екрана) все още е свободен. Ако използвате програмата в мрежа, напълно възможно е Ваш колега на друг компютър да работи паралелно с Вас в същия модул и вече да е създал доставка с този номер. Тъй като не може да има две или повече операции (от един тип) с един и същи номер, програмата ще Ви информира, ако попаднете в подобна ситуация и ще Ви предложи да използвате автоматично следващия свободен номер. Просто потвърдете и програмата ще направи нужното.

След като операцията бъде съхранена успешно, програмата ще Ви попита, дали желаете да отпечатате складова разписка. При пътвърждение ще се покаже стандартния екран на Windows за предпечатен изглед.

След приключване на операцията в склада ще настъпят следните промени:

• Наличността стоките, доставени в активния складов обект, ще се увеличи.
• Ако цената на придобиване на стоките се е променила спрямо предишните доставки и от тях все още има остатъчни количества, програмата ще изчисли нова себестойност за всеки от артикулите с променена цена, която отчита както старите налични артикули, така и новите попълнения. Ако количествата са били напълно изчерпани, доставната цена от тази операция ще стане ефективно новата себестойност. В себестойността ще бъдат добавени автоматично евентуално начислените транспортни разходи (в PRO версията), а при фирмите, които не са регистрирани по ЗДДС и нямат право на данъчен кредит - и размера на платения ДДС (когато такъв е начислен по операцията).
• За артикули, които участват като материали в разходните норми (рецепти), програмата ще направи така, че цената за бъдещо производство на всяко засегнато изделие или услуга да се преизчисли спрямо новата цена на материалите.
• В модул „Приходи и разходи“ на PRO версията ще се генерира автоматично нова разходна операция.

Програмата ще показва данните от последната съхранена операция на екрана, докато не излезете от модула или не създадете нова доставка.

Ако сте потребител на PRO версията и веднага след първия запис установите, че сте пропуснали да въведете нещо или пък сте въвели нещо погрешно, можете да продължите да внасяте промени по операцията, без да излизате от нея, независимо, че тя вече е била съхранена. Накрая потвърдете новото й съдържание като я запишете повторно чрез натнискане на F9 или „Запис“ и StoreHouse PRO ще има грижата да актуализира наличностите спрямо Вашата корекция.

Коригирането на доставка изисква администраторът да е дал на потребителя право да променя съхранени доставки.

Ако след записа на операцията желаете да започнете въвеждането на нова доставка, натиснете клавиша F7 или бутона „Нова операция“.

Ако желаете да излезете от модула и да се върнете към началния екран на програмата, натиснете бутона за изход в горния десен ъгъл на програмата (X) или преминете към друг модул на програмата чрез менютата или иконите в лентата с инструменти.

Зареждане на съхранена доставка за преглед или корекция
[ върни се горе ]

Зареждане на съхранена доставка най-често може да се наложи, когато е необходимо да се направи някаква корекция по операция, която вече веднъж е била записана в базата данни. Корекцията може да включва както промяна на количества, цени и отстъпки, така и добавяне на пропуснати артикули или премахване на погрешно въведени стоки в документа. Промяната на съдържанието на съхранените документи е възможна единствено в StoreHouse PRO. В LITE версията промените са забранени, затова и при нужда от корекция на доставка в безплатната версия, оригиналният документ първо трябва да бъде изтрит, а след това на негово място да се въведе коригираната версия.

За да заредите съхранена доставка натиснете бутона „Зареждане“ или клавиша F6 от Вашата клавиатура. Програмата ще покаже списък на издадените документи от този тип. В зависимост от настройките на програмата, първоначално списъкът може да обхваща само определен период от време. В случай, че операцията е извършена преди този период, използвайте полетата за начална и крайна дата, за да разширите списъка на показваните операции.

Препоръчително и по-бързо би било да използвате функцията за търсене, ако знаете точния номер на складова разписка, която желаете да заредите. Търсенето обхваща и името на доставчика, така че ако то Ви е известно, също може да Ви помогне за по-бързото локализиране на нужния документ.

След като откриете нужния ред в списъка, изберете го с мишката и натиснете ENTER за потвърждение. Програмата ще зареди и покаже информацията от документа, точно както е била при създаването му.
Корекциите, добавянето и изтриването на информация стават по начин, който е напълно идентичен с начина, по който се създава нова доставка, обяснен по-горе. След като завършите с корекциите, натиснете F9 или „Запис“, за да ги съхраните в базата данни.

При корекция на количества и цени, програмата автоматично ще актуализира наличностите във складовия обект и техните себестойности.

Коригирането на доставка изисква администраторът да е дал на потребителя право да променя такива документи.

Връщане на стоки към доставчик
[ върни се горе ]

Връщането на стоки към доставчика, когато се налага, може да бъде документирано чрез специална операция в модула за доставки.

Тази операция е достъпна единствено в StoreHouse PRO.

Влезте в модул „Доставки“ и натиснете бутона „Нова доставка“. От менюто, което ще се появи, чукнете върху командата „Върни доставени стоки“. Непосредствено след това надписът в горната част на екрана, който по подразбиране е черен, ще бъде оцветен в червено, за да можете и визуално да разграничите лесно вида на операцията, ако се наложи.

Съставянето на операцията в този режим не се различава по нищо от начина на отразяване на обикновена доставка, с изключение на това, че количествата (но не и цените) се въвеждат само с отрицателен знак. Ако евентуално се опитате да въведете количество с положителна стойност, докато сте в този режим, програмата ще Ви предупреди и ще Ви предложи да коригира стойността вместо Вас.

След като изберете доставчика, на който връщате стоките и добавите самите стоки с техните количества, запишете документа по обичайния начин. След съхраняване на операцията наличността на върнатите артикули в този обект ще бъде намалена.

Операциите от този вид (връщане към доставчик) ще се показват в списъците и справките с отрицателен знак.

Автоматично преобразуване на заявка в доставка
[ върни се горе ]

Ако сте потребител на StoreHouse PRO и използвате модула за заявки, за да създавате своите поръчки към доставчици, можете да преобразувате всяка изпълнена заявка в реална доставка, без да се налага да въвеждате артикулите повторно.

За да направите това натиснете бутона „Нова доставка“ и от менюто, което ще се появи, чукнете върху командата „Доставка на артикулите от избрана заявка“. Програмата ще покаже списък на съхранените заявки. Изберете с мишката тази заявка, която желаете да преобразувате в доставка и натиснете ENTER.

Програмата автоматично ще извлече информацията за доставчика, артикулите и техните количества и ще я попълни вместо Вас. Ако заявката е включвала и цени, програмата ще попълни и тях. Ако заявката е била само с количества, цената ще трябва да въведете Вие, за всеки ред от документа поотделно.

 

<-- Към съдържанието