Издаване на гаранционни карти в StoreHouse PRO

Съдържание:

Реквизити
Ръчно създаване на нова гаранционна карта
Добавяне на артикули
Запис и отпечатване на гаранционната карта
Създаване на гаранционна карта на базата на документ за продажба
Зареждане на съхранена гаранционна карта. Търсене по сериен номер или друг параметър
 

Продуктът StoreHouse PRO позволява бързо и лесно създаване и отпечатване на гаранционни карти. Благодарение на достъпа до съществуващата номенклатура на артикулите и клиентите, както и до базата данни със съхранените продажби, програмата позволява да създадете такъв документа с няколко чуквания на мишката.

Влезте в модула чрез менюто Операции -> Гаранционни карти (или чрез иконата в лентата с интрументи, ако сте разрешили показването й в настройките на програмата).

Реквизити на гаранционната карта
[ върни се горе ]

Подобно на всеки друг документ в програмата гаранционните карти в StoreHouse PRO имат собствена номерация и всяка карта притежава уникален 10-цифров пореден номер и дата на издаване. Програмата автоматично предлага следващия свободен номер и не позволява издаването на друга гаранционна карта с този номер.

Датата на документа по подразбиране съвпада с текущата, освен в случаите, при които документът се издава към продажба, която е извършена на по-ранна дата, но дори и тогава операторът има свободата да направи корекция на този параметър, ако е необходимо.

С картата задължително се асоциира и клиент, който се избира от списъка с контрагентите и чието име се отпечатва в документа. В случаите, при които документът се генерира автоматизирано - към вече съхранена продажба, програмата избира клиента сама.

Задължителен реквизит на всяка гаранционна карта е гаранционния срок. Той се посочва в месеци. Програмата автоматично запаметява и попълва тази стойност за всяка следваща операция, но операторът може да измени срока според нуждите за конкретния документ. На базата на определения срок програмата изчислява и отпечатва крайната дата, до която гаранцията е в сила.

Освен стандартния гаранционен срок, който се прилага автоматично за целия документ, операторът може да въвежда и различен гаранционен срок за отделните редове от гаранционната карта, ако това е необходимо. Възможно е също избрани редове да бъдат изключени от обхвата на гаранцията, което става чрез въвеждане на нулев гаранционен срок.

Общите гаранционни условия са друг важен реквизит на всяка гаранционна карта. Те представляват подробно текстово описание на правата и задълженията на клиента и доставчика, които се отпечатват като неразделна част от документа. Попълването на този реквизит не е задължително. По подразбиране програмата автоматично ще прилага последните съхранени общи гаранционни условия, но ще позволява на оператора да ги изменя или премахва при необходимост. Всяка отделна гаранционна карта може да има свои собствени условия, които се различават от условията в другите съхранени документи.

Освен изброените по-горе реквизити, програмата показва или отпечатва още:

• Номенклатурен код на артикула (не се отпечатва в документа, а се вижда само на екрана)
• Наименование - автоматично се присвоява наименованието, с което артикула присъства в номенклатурата или в документа за продажба, към който се издава картата. Операторът може да променя наименованието за всеки ред от документа.
• Мярка - мерната единица се попълва автоматично, но може да бъде променена при необходимост.
• Количество - при ръчно въвеждане на артикула тази стойност се попълва от оператора. При генериране на гаранционна карта към съществуващ документ за продажба (фактура или стокова разписка) количеството се извлича автоматично от базовия документ, но може да бъде променено, ако е необходимо.
• Сериен номер - за артикули, които имат такъв номер операторът може да го въведе ръчно или да го сканира с баркод четец. Попълването на този реквизит не е задължително, но ако е попълнен, се отпечатва в документа.
• Гаранционен срок в месеци - попълва се автоматично от програмата със стойността на общия гаранционен срок за целия документ. Ако е необходимо гаранционният срок за отделен артикул от документа да се различава от основния срок, определен за операцията, потребителят може да го промени. При въвеждане на стойност 0, за този ред не се дава гаранция.
  
  ℹ️Редовете от документа, на които гаранционният срок съвпада с гаранционния срок, определен за целия документ, имат символ "*" след числото, записано в колоната "гаранц. срок". При евентуална промяна на гаранционния срок на документа, тази стойност ще бъде автоматично актуализирана на всеки ред, който носи този символ.
   
• Изтича на - стойността в тази колона показва датата, на която изтича гаранцията за артикула от този ред на документа. Стойността се изчислява автоматично от програмата според датата на издаване на гаранционната карнта и броя месеци, определени за конкретния ред от картата.
   
• Забележка - кратък текстов реквизит, който не се отпечатва с документа, а вместо това служи само за въвеждане на някакви пояснения към конкретния ред от гаранционната карта за вътрешна употреба.

Ръчно създаване на нова гаранционна карта
[ върни се горе ]

Създаването на гаранционна карта може да стане както ръчно - чрез въвеждане на цялата нужна информация от оператор, така и автоматизирано - чрез извличане на основните данни от вече съществуващ документ за продажба (фактура или стокова разписка). Ако използвате StoreHouse PRO за да документирате и продажбите си, най-вероятно ще искате да използвате автоматизирания метод, за да си спестите време и да ограничите възможностите за грешка. Нека първо разгледаме обаче ръчния начин.

При влизане в модула програмата вече е в режим на ръчно създаване на нова гаранционна карта. Това означава, че потребителят може директно да пристъпи към добавяне на артикули към документа.

Ако на екрана е била заредена предишна гаранционна карта или са въведени данни, които не желаете да запаметите, натиснете бутона "Нова карта" (или клавиш F7) и изберете опцията "Гаранционна карта с произволни артикули", за да генерирате нова празна операция и да изчистите данните от екрана.

Първото Ви действие трябва да е да се уверите, че датата на гаранционната карта съвпада с датата на продажбата, тъй като на тази база StoreHouse PRO ще изчислява крайния срок на валидност на гаранцията. По подразбиране програмата ще е попълнила текущата дата, а продажбата вероятно се е случила току що. Коригирайте само при необходимост.

Чрез натискане на бутона "Избор" (или клавиша F8 от клавиатурата) изберете името на клиента от списъка със съществуващите клиенти. Ако клиентът все още не съществува във Вашата база данни, създайте го чрез натискане на бутона и го добавете към документа.

Проверете стойността в полето "Гаранционен срок в месеци". По подразбиране програмата ще е попълнила срока, който е използван в последната съхранена гаранционна карта. Ако обаче това е първата Ви операция в този модул, програмата ще въведе стойността по подразбиране - 12 месеца. Променете я, ако е необходимо.

Гаранционни условия

Обикновено в една гаранционна карта са уточнени известен брой специфични условия, при които гаранцията се признава за валидна. StoreHouse PRO Ви дава възможност да въведете своите условия след натискане на бутона "Гаранционни условия" или на клавиша F5.

Разбира се, много по-практично би било да напишете условията в текстообработваща програма, а след това да ги копирате и поставите в програмата, но ако обемът на текста не е толкова голям, можете да го напишете и директно в екрана, показан на изображението.

От същия диалогов прозорец можете да определите дали желаете общите гаранционни условия да се отпечатват след таблицата с артикулите или преди нея.

Гаранционните условия за всяка отделна гаранционна карта могат да се различават от тези на останалите карти. По подразбиране програмата ще въвежда автоматично последните използвани общи гаранционни условия, а за Вас остава възможността да ги изменяте при необходимост.

Добавяне на артикули
[ върни се горе ]

При ръчното съставяне на гаранционна карта изборът на артикули може да стане по два начина: чрез избор от списъка с артикули или чрез баркод четец.

Добавянето чрез избор от списък става по начина, който е обичаен за програмата и вече Ви е добре познат. Натиснете бутона "Добави артикул" (или клавиша F2) и като използвате функцията за търсене по код, наименование или друг реквизит на стоката я открийте и изберете. Потвърдете избора й чрез клавиша ENTER.

Към гаранционната карта могат да се добавят единствено съществуващи артикули. Ако стоката, която сте продали все още не е създадена във Вашата база данни, можете да я създадете директно в екрана за избор на артикул, без да напускате модула.

По-бързият и точен начин за избор е, разбира се, чрез баркод четец. За да използвате този метод на въвеждане обаче ще трябва да имате физически досег до опаковката на стоката. Активирането на режима на работа с баркод четец става чрез бутона или чрез натискане на клавиша F1 от клавиатурата.

След като потвърдите избора на артикула, програмата ще покаже прозорец за въвеждане на данните:

Ако артикулът няма сериен номер и количеството е един (1) брой, просто натиснете ENTER, за да го добавите към документа. В противен случай първо нанесете необходимите корекции.

Програмата позволява да промените наименованието, да изберете друга мерна единица, да въведете гаранционен срок (различен от срока на останалите артикули в документа) и да въведете количество. Ако желаете, можете да въведете и кратко пояснение (само за Ваше сведение), което има отношение към този ред от гаранционната карта. То не се отпечатва в документа.

⚠️

По подразбиране програмата сама ще въведе гаранционен срок, който съвпада със срока, който вече е определен за целия документ, затова е важно първо да определилите общия гаранционен срок, преди да започнете да добавяте артикули към документа. Ако гаранцията за точно този артикул се различава от гаранцията за останалите артикули в документа, можете да я промените ръчно в данните на този ред. Ако пък въведете стойност 0, гаранцията за този ред е изключена.

⚠️

Когато въвеждате количеството вземете предвид, че ако клиентът е закупил два или повече еднакви артикула, за които трябва да се посочи индивидуален сериен номер, всеки от артикулите следва да е разположен на отделен ред. В противен случай няма да е възможно да въведете серийния номер на всяка от стоките.

За да Ви улесним при решаването на този проблем и да не Ви се налага да въвеждате един и същи артикул няколко пъти сме предвидили операцията "Разделяне". Тя е достъпна чрез бутон в основния екран, носещ същото име. Изберете с мишката реда, който желаете да разделите и натиснете бутона.

След като потвърдите желанието си, програмата ще раздели избрания артикул на толкова отделни редове, колкото е количеството в оригиналния запис. След това ще сте в състояние да въведете сериен номер за всеки от тях. Препоръчително е преди да извършите разделянето да се уверите, че всички останали параметри на този артикул са попълнени правилно още при добавянето на оригиналния запис, тъй като евентуална грешка в някой от тях ще доведе до необходимостта да я отстранявате по-късно на повече от едно място.

Освен възможност за разделяне на редове, програмата предлага и възможност за сливане на двойки еднакви редове. Това става чрез бутона "Обединяване". За да използвате тази функция трябва предварително да сте избрали два реда с еднакви код, наименование и мярка. След извършване на операцията, програмата ще обедини количествата им на първия ред, а втория ще бъде премахнат автоматично.

Промяна и изтриване на редове от документа

Ако сте допуснали грешка в някой от редовете, можете да направите корекция като чукнете двукратно с мишката върху сгрешения ред. Програмата ще покаже отново прозореца за въвеждане и промяна на данните за този артикул и ще Ви позволи да направите необходимата корекция.

Ако целият ред е въведен погрешно, можете да го изтриете напълно като го изберете и натиснете клавиша DEL.

⚠️

Промяната и изтриването са възможни дори и във вече съхранени документи, но тогава тя вече ще изисква администраторът да Ви е дал право да коригирате съхранени документи от този тип.

Запис и отпечатване на гаранционната карта
[ върни се горе ]

След като сте избрали клиент, определили сте гаранционните условия и сте въвели всички артикули в гаранционната карта, остава единствено да я съхраните. Записът на документа става чрез натискане на бутона "Запис" (или чрез клавиша F9).

Непосредствено след като запише операцията, програмата ще Ви предложи да отпечата гаранционната карта на принтер.

На примерните изображения по-горе е илюстрирана възможността за отпечатване на общите гаранционни условия под или над таблицата с артикули.

След като съхраните и отпечатате документа на принтер можете да създадете нова гаранционна карта, по начина описан по-горе или пък да излезете от модула.

Създаване на гаранционна карта на базата на документ за продажба
[ върни се горе ]

Както споменахме в началото на това ръководство, в по-голямата част от случаите фирмите, които използват модула за продажби и фактуриране на StoreHouse PRO вече ще са създали и съхранили документ за продажбата, към която желаят да издадат гаранционна карта. Това ги улеснява при съставянето на карта, тъй като позволява да се автоматизира въвеждането на артикулите чрез извличането им от базовия документ. Ето как става това...

Натиснете бутона "Нова карта" (или клавиша F7). Ще се покаже меню с трите възможни опции:

• Гаранционна карта към стокова разписка;
• Гаранционна карта към фактура;
• Гаранционна карта с произволни артикули

Тъй като вече разгледахме третата опция, ще се спрем на първите две. При чукване върху която и да е от първите две команди програмата ще покаже списък с издадените документи от съответния вид.

Изберете продажбата, към която желаете да издадете стокова разписка и натиснете ENTER. Програмата ще попълни автоматично информацията за артикулите и за клиента. За Вас ще остане да въведете серийните номера (където има такива) и да коригирате гаранционния срок на артикулите в документа, ако това се налага.

На примерното изображение по-горе виждаме, че някои от артикулите са с количество, което е по-голямо от 1. Ако за тези артикули е необходимо да се въведат серийни номера, трябва да ги разделим на няколко отделни реда, за да можем да въведем различен сериен номер за всеки от тях. Тази процедура беше обяснена по-горе, затова ще я споменем  набързо. Маркирайте един по един редовете, които искате да разделите и натиснете бутона "Разделяне". Накрая трябва да получите следното:

Вече можем да преминем към въвеждането на серийните номера за всеки един от вече разделените редове. Разбира се, ако артикулите, които са част от гаранционната карта нямат серийни номера, можете да пропуснете стъпката с разделянето.

Ако гаранцията не покрива част от артикулите или пък просто не желаете да бъдат част от документа, дори и с нулев гаранционен срок, можете да ги изберете и изтриете.

Можете да добавите и нови артикули, които не са били част от оригиналната продажба. Начинът на добавяне вече беше обстойно разяснен по-горе в ръководството.

Накрая просто съхранете операцията и отпечатайте гаранционна карта.

Зареждане на съхранена гаранционна карта.
[ върни се горе ]

Ако е необходимо да направите справка за това, с коя гаранционна карта е придружена продажбата на определен артикул или пък желаете да направите корекция на картата или да я отпечатате повторно, процедурата е следната:

Натиснете бутона за зареждане () или клавиша F6. Програмата ще покаже списък с издадените гаранционни карти. Ако знаете номера на документа, който желаете да заредите или знаете името на клиента, използвайте функцията за търсене за да откриете гаранционната карта по-лесно, след което я изберете и натиснете ENTER, за да заредите съдържанието й на екрана.

Търсене на артикул по сериен номер от гаранционна карта

Ако обаче не знаете нито номера на гаранционната карта, нито името на клиента и разполагате единствено със серийния номер на артикула, тогава изпълнете следното:

• Натиснете клавиша F6 за показване на списъка с издадени гаранционни карти;
• Натиснете бутона "Търсене" (но НЕ използвайте бързия клавиш F3, тъй като той ще извърши стандартно търсене);
• От менюто, което ще се появи изберете опцията "Търсене по сериен номер";
  
   
• Въведете серийния номер на артикула и натиснете ENTER.

Програмата ще покаже в списъка само гаранционните карти, които съдържат артикул с въведения сериен номер. Изберете желания документ и натиснете ENTER за да покажете съдържанието му на екрана.

⚠️

Цитат

Функцията за търсене по сериен номер извежда резултати, използвайки частично съвпадение. Това означава, че при търсене на последователност от символи като "3456" за съвпадение ще се приемат също: 0123456, 3456789 или 0123456789. Затова е желателно да въведете точния и пълен сериен номер на артикула.

<-- Към съдържанието