Продажби и фактуриране

Извършване на продажби и издаване на стокови разписки, фактури и проформи в StoreHouse PRO

Съдържание:

Основната задача на всеки бизнес е да реализира приходи от продажби, а пък те се документират чрез издаването счетоводни документи като: фактури, дебитни и кредитни известия, стокови разписки и др. В процеса на документиране на продажбите основните акценти са: посочване на данните на клиента (получателя на стоките или услугите), изброяване на артикулите, които са предмет на сделката, заедно с техните точни описания, количества, единични цени, евентуално начислени отстъпки, данък и - разбира се - крайната сума, която клиентът дължи. В настоящата част от помощното ръководство ще обясним как точно протича този процес в програмата StoreHouse PRO.

Стартирайте модула чрез неговата икона в лентата с инструменти или като натиснете Ctrl+F5 от клавиатурата.

Елементи на интерфейса. Основни реквизити на документите
[ върни се горе ]

Интерфейсът на модул "Продажби" е много сходен с интерфейса на модула за доставки, но за всеки случай ще опишем накратко предназначението на всеки елемент.

В горната част на екрана са разположени основните колтроли и инструменти за започване на нова продажба, зареждане на предишна съхранена операция, избор или създаване на клиент, както и бутоните за добавяне, редактиране и изтриване на стоки към документа. Тук ще намерите и информация за вида и номера на документа, датата на неговото съставяне и няколко допълнителни реквизита, които можете да попълните при необходимост.

Номерът и датата на документа се намират в горната лява част на групата от контроли. В зависимост от това, какъв документ създаваме в момента, програмата автоматично ще въведе следващия свободен номер от номерацията на този тип документи, а пред показания номер ще изпише и вида на документа (фактура, стокова разписка или проформа).

Различните видове документи се представят в тази лента, оцветени в различен цвят: фактурите, дебитните и кредитните известия - в червено, стоковите разписки - в черно, а проформа фактурите - в синьо. Това визуално разграничаване е направено с цел да се намали вероятността от операторска грешка при създаване на нова продажба, т.е. операторът да може лесно да определи, че е в режим на създаване на фактури, когато иска да издаде само стокова разписка или пък да не издаде проформа фактура, когато желае да създаде фактура.

ℹ️ Номерацията на фактурите и известията, разбира се, е различна от номерацията на стоковите разписки, а номерацията на стоковите разписки се различава от номерацията на проформа фактурите. Както уточнихме, номерът на документа се присвоява автоматично, но преди приключването на продажбата е възможно да бъде променен от оператора (чрез чукване с мишката върху самия номер), ако по някаква причина това се налага. След записа на документа този номер вече не може да бъде променян.

Датата на документа се присвоява автоматично и се взима от системния часовник на компютъра. Потребителят може да променя това поле, ако се налага. Същото се отнася и за полетата за дата на данъчното събитие, както и за датата на плащане, за които ще стане дума по-късно.

Бутонът "Нова продажба" (за бърз достъп използвайте клавиша F7) служи за започване на нова продажба. Натискането му води до показване на меню, от което потребителят избира вида да документа, който желае да издаде. Най-често използваните опции са: продажба със стокова разписка и фактура, продажба само със стокова разписка, издаване на проформа фактура или издаване на фактура към вече съхранена стокова разписка. Разбира се, програмата предлага и още много други видове операции, които ще разгледаме подробно по-надолу в това ръководство.

- Двата показани бутона служат за бързо създаване на нова продажба, без да се налага минаване през менюто на бутона "Нова продажба". Левият бутон (или клавишната комбинация Ctrl+F7) създава нова продажба със стокова разписка. Десният бутон създава нова продажба с фактура и стокова разписка (бързата клавишна комбинация за него е Alt+F7).

Бутонът "Зареждане" (за бърз достъп използвайте клавиша F6) служи за визуализиране на предишна продажба (или на документ за продажба), която вече е била създадена и съхранена в базата данни. Напискането на бутона води до показване на меню, от което потребителят избира типа на документа, който желае да зареди. Това включва: стокова разписка, фактура, кредитни известия, дебитни известия и проформа фактура.

ℹ️ В терминологията на StoreHouse PRO "зареждане" на документ означава показване на екрана на съдържанието на вече съхранен документ. При избиране на определен тип документ от менюто, програмата ще покаже списък с издадените документи от този тип, който ще съдържа основната информация за всеки от тях, и от който потребителят ще трябва да посочи документа, от който се интересува. Ще се спрем подробно на тази процедура по-надолу в това ръководство.

Клиенти - избор или създаване

ℹ️ На всяка продажба в StoreHouse PRO задължително се присвоява клиент. Клиентът може да бъде избиран от списъка с вече създадени клиенти, а ако е нов и не присъства в номенклатурата на контрагентите - потребителят го създава и съхранява трайно в базата данни. В случай, че в настройките е указано автоматично запаметяване и избиране на последния използван клиент, програмата ще прави това вместо Вас.

Ако клиентът по текущата продажба е Ваш постоянен клиент, на който в миналото сте издавали документи, натиснете бутона "Избор" (или клавиша F8 от клавиатурата). Програмата ще покаже списък с контрагентите, които вече сте създали като клиенти. Използвайте функцията за търсене, за да откриете нужния запис от базата данни, изберете го с мишката и натиснете клавиша Enter за да потвърдите избора си.

ℹ️ Търсенето на клиент става чрез въвеждане на произволна част от наименованието (или на друг реквизит на клиента, като: Булстат, ИН по ЗДДС, име на МОЛ, лице за контакт или дори имейл и телефон) в полето за търсене. Когато търсите, опитвайте се да въвеждате повече от няколко символа, за да стесните броя на съвпаденията до най-значимите. Програмата ще извършва търсене при въвеждане всеки нов символ на търсената фраза, което ще улесни намирането на търсения клиент, дори и ако не сте напълно сигурни за начина, по който сте го записали.

Когато клиентът не присъства в номенклатурата на Вашите контрагенти натиснете бутона "Нов клиент" (или Ctrl+F8 от клавиатурата). Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на новия клиент. Когато съставяте продажба със стокова разписка ще е достатъчно да въведете само името на клиента, но ако съставяте фактура, програмата ще изисква да въведете и останалите реквизити, които са задължителни за фактурата, а именно: ЕИК по Булстат, ИН по ЗДДС (ако лицето е регистрирано по ЗДДС), населено място и адрес. Останалите реквизити са опционални и можете да ги пропуснете, ако не намират приложение във Вашата работа.

След избор на съществуващ или след създаване на нов клиент програмата го присвоява на текущата продажба и изписва името му в съответното поле. Ако желаете да прегледате или да коригирате данните на клиента, след като вече сте го избрали в текущата операция, чукнете с мишката върху името му - програмата ще покаже екрана с данните в режим "само за четене". В същия екрана ще видите и бутон, чрез който можете да активирате режима на промяна.

Добавяне, създаване, промяна и изтриване на артикули от документа

Реда с бутони, показани по-горе, служи за добавяне на артикули към Вашия документ за продажба. Ще обясним тяхното предназначение, започвайки от ляво надясно:

Бутонът "Добави артикул" (бърз клавиш F2 или знака „+“ от цифровия блок на клавиатурата) е най-използваният бутон в модула. Чрез него добавяте към документа артикулите, които желаете да продадете. За да добавите артикул към документа, артикулът трябва вече да е бил създаден и съхранен в номенклатурата на артикулите на StoreHouse PRO. При натискане на бутона програмата показва списък със стоките, изделията и услугите, които сте създали до момента. Ако списъкът е дълъг използвайте функцията за търсене, за да намерите желания запис. Изберете нужния ред от списъка и натиснете клавиша Enter, за да потвърдите избора си. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на количество и (избор или въвеждане на) цена. След като въведете и тази информация отново натиснете Enter - програмата ще добави артикула към документа.

- Активира ръчно въвеждане на баркода на търсения артикул. По подразбиране StoreHouse PRO винаги следи за информация, изпратена от баркод четеца, включен към компютъра Ви, но има ситуации, при които може да се наложи да въведете търсения баркод ръчно. Освен чрез показания бутон, тази функция може да се активира и чрез клавиша F1 на клавиатурата.

- Активира режима за въвеждане на несъществуващ артикул за еднократна употреба в свободен текст. Функцията се активира и чрез клавишната комбинация Shift+F2. Използвайте тази възможност, когато желаете да добавите ред към документа, в който ще описвате стока или услуга, която по някаква причина не желаете да съхранявате в номенклатурата на артикулите за бъдеща употреба или пък няма никакво отношение към складовите наличности (например текстови редове, които описват приспаданията на авансови плащания, приема на капаро и т.н.). Тази функцията прескача проверката за достатъчна наличност в програмата.

‼️ Когато използвате тази функция задължително се уверете, че НЕ въвеждате номенклатурен код на артикул, който вече съществува или пък ще съществува в номенклатурата на артикулите. Програмата изрично ще Ви предупреди, ако опитате да въведете код на съществуващ артикул. Ако игнорирате предупреждението, наличността на този артикул ще бъде намалена, независимо, че е добавен към документа в режим на въвеждане в свободен текст.

- Създава нов артикул за многократна употреба, съхранява го в базата данни и го добавя към текущия документ. Използвайте този бутон за случаите, при които желаете много бързо да създадете и добавите стока към документа, без да напускате екрана на модула за продажби. Имайте предвид обаче, че тъй като при създаването на нова стока тя има нулева наличност, това може да Ви попречи да я продадете, освен ако в настройките на програмата изрично е била разрешена работата с отрицателни наличности или пък при създаване на стоката е използвана функцията за въвеждане на начална наличност (в екрана за създаване на стоката).

Бутонът "Промяна" служи за корекция на количеството, цената или наименованието на избран артикул, който вече сте добавили към документа. За по-бърз достъп до тази функция можете да използвате двукратно чукване върху реда, който желаете да промените или да натиснете клавиша Enter, докато редът е маркиран. Бутонът няма да е активен, ако в списъка няма избран артикул.

Бутонът "Изтрий реда" служи за премахване на маркирания ред (или маркираните редове) от списъка с вече добавени артикули. Това не изтрива самите артикули, а само ги премахва от документа. За по-бърз достъп до тази функция използвайте клавиша DEL на Вашата клавиатура.

Данъчно събитие показва датата, на която стоката е била предоставена във владение на клиента или датата, на която е получено авансово плащането за нея (попълва се датата на по-ранното от двете събития). По подразбиране се показва текущата дата, която подобно на датата на съставяне, се взима от системния часовник на компютъра.

Превозвач - списъкът съдържа имената на превозвачите, които сте използвали при предишни продажби (може да е името на куриерската фирма, регистрационен номер на собствен автомобил или името на физическото лице, което е транспортирало стоките до клиента). Ако нужният превозвач не присъства в този списък, можете да го въведете ръчно в списъчната контрола. Ако за избрания клиент има предварително дефиниран превозвач, програмата ще го въвежда и попълна автоматично. По този параметър може да филтрирате данните и в справката за продажби по артикули.

Допълнителни данни - натискането на този бутон (или на клавиша F5) води до показване на екран с допълнителни реквизити, които се попълват по-рядко. За тях ще стане дума по-късно в това ръководство.

- Бутонът "Настройки" дава бърз достъп до настройките на модула за продажби. Алтернативно можете да достигнете до тях и чрез менюто "Настройки" -> "Предпочитания на потребителя и общи настройки" -> "Продажби и фактуриране".

- Стартира функцията за импорт на артикули от CSV файл. Използвайте тази функция, когато информацията за продадените артикули, които ще бъдат включени в документа, е налична във външен файл, генериран от друг софтуер или друго копие на програмата, което няма достъп до същата база данни.

- Експортира артикулите от текущата продажба към нов CSV файл, който можете да изпратите към друга софтуерна система или копие на StoreHouse PRO, с което не споделяте обща база данни.

Бутони за пренареждане на списъка с артикули ( ) - двата бутона служат за преместване - нагоре и надолу на избрани от потребителя редове от документа. В случай, че начинът, по който са подредени артикулите е от значение, можете да използвате както тези два бутона, така и клавишните комбинации Ctrl+стрелка нагоре и Ctrl+стрелка надолу.

Списък с артикулите, които са добавени към документа

Централната част на модул „Продажби“ е заета от таблица, в която, както се досещате, ще се визуализират стоките, които ще добавяте към документите.

Наименованията на колоните достатъчно ясно показват вида на информацията, която ще се показва в тях, но нека уточним някои Важни детайли:

• Колоната „ед. цена“ показва нетната единична цена на артикулите (т.е. без ДДС, както по закон се изисква да се показват във фактурите);
• Колоната „Т.О.%“ показва процента на начислената търговска отстъпка за артикула в този конкретен ред от документа. По подразбиране тази колона винаги ще има стойност 0, освен ако за артикула от този ред в документа не е въведена отстъпка, която се различава от отстъпките на артикулите по останалите редове. Когато въвеждате продажба, за която сте предоставили отстъпка на клиента и тя е една и съща за всички артикули в продажбата, не е нужно да я въвеждате на всеки ред, а вместо това я въведете само в полето "Търговска отстъпка (%)", което се намира в долната част на екрана.
• Колоната "Стойност" показва общата стойност за този ред от документа, също без ДДС. Когато на реда е въведена отделна отстъпка, стойността ще показва сумата след приложената отстъпка.
• Колоната „код на клиента“ показва специалния номенклатурен код на стоката за този клиент. Тази колона обикновено се използва в случаите, при които контрагентът е поставил изискване в документите за продажба, които му издавате, да се отпечатва неговия код на стоката, вместо Вашия (някои вериги от магазини имат подобно изискване). Можете да разрешите на програмата да отпечатва тези кодове, вместо Вашия, като активирате опцията за "печат на номенклатурния код на контрагента за артикули, които имат такъв" в настройките на StoreHouse PRO.
• Колоната за "допълнително описание" показва текста, който ще се отпечата в документа непосредствено под наименованието на артикула. Ако не сте въвели допълнително описание при добавянето на артикула към документа, тази колона ще бъде празна. Ако чрез настройките на програмата сте разрешили да се отпечатва описанието на артикулите, програмата ще попълва тази колона автоматично за всеки артикул, за който има въведено описание.

Реквизити и контроли за приключване на продажбата

В долната част на екрана са разположени контролите за финализиране на продажбата, както и таблица с общите стойности по текущата продажба.

Търговска отстъпка (%) - текстовото поле служи за въвеждане на процентна отстъпка от общата стойност на всички артикули в документа. Ако за избрания клиент има предварително дефинирана отстъпка, програмата ще попълни това поле автоматично. Можете да въведете произволна положителна стойност, която не надхвърля 100%.

ℹ️ Обърнете внимание, че това поле може да се попълва, само ако по нито един от редовете в документа не е била въведена индивидуална отстъпка. В случай, че сте въвели отстъпка на някой от редовете, отстъпките за другите редове (когато се прилагат такива) трябва да бъдат записани на съответните редове с артикулите. В противен случай това би довело до двойно начисляване на отстъпка, а програмата няма да позволи това.

Полетата "Получил" и "Съставил" съответстват на имената на лицата, които полагат подпис в дъното на документа (който, разбира се, не е задължителен). Програмата ще ги попълва автоматично според информацията, с която разполага за клиента (взима се името на лицето за контакт, а ако такова няма - името на МОЛ) и настройките на StoreHouse PRO за автоматично попълване на името на съставителя на документа (които са: последната въведена стойност; името на оператора, който съставя документа; името на МОЛ на избрания обект или без автоматично попълване). Програмата позволява ръчна промяна и на двете стойности.

Таблицата с общите стойности по операцията показва следната информация:

1. Сума - сборът на колоната "стойност" от таблицата с артикулите (преди отстъпка);
2. Отстъпка - размерът на начислената отстъпка (в лева);
3. Данъчна основа - стойността от полето "сума", намалена със стойността на полето "отстъпка", т.е. облагаемата стойност;
4. ДДС xx% - ставката на данъка, както и размера на начисленият ДДС, изчислен върху стойността на полето "данъчна основа";
5. Всичко - крайната стойност на сделката, която се формира от сбора на данъчната основа и начисленият данък.

Платено на / Падеж - показва датата, на която сумата е била платена, а ако задължението все още не е платено - крайната дата, до която клиентът е задължен да я заплати. Ако в данните на клиента е зададен договорен срок за отложено плащане, програмата автоматично ще изчисли бъдещата дата на падежа и ще я въведе вместо оператора. Той, от своя страна, може да промени тази дата, ако е необходимо. Тази дата кореспондира директно с реквизита "плащане до" в модул "Приходи и разходи", където се създава автоматичен запис за всяко задължение и плащане, регистрирани чрез модулите за продажби и доставки в StoreHouse PRO.

Поставете отметка пред "Платено на", ако сте получили плащане по тази продажба. Поставянето на отметка ще активира полето "Платени".

Платени - В това поле се въвежда действително платената сума, която не е задължително да отговаря на размера на задължението (при частични плащания или плащания, които покриват задълженията по повече от един документ). Полето е активно за промяна само при условие, че има отметка пред опцията "Платено на". В зависимост от настройките на програмата, тя може да попълни това поле вместо Вас.

Начин на плащане - програмата Ви дава възможност да изберете начина на плащане, по който е платено по тази продажба, а ако плащането ще бъде получено в бъдеще - начина, по който желаете да получите сумата. Поддържат се: плащане в брой, по сметка, наложен платеж чрез пощенски паричен превод през лицензиран оператор и плащания с банкови карти. За втората и третата опция е необходимо да посочите и банковата сметка, по която ще бъде получено плащането. Ако в програмата е въведена само една банкова сметка или пък сметките са няколко, но сте избрали една от тях за сметка по подразбиране, програмата ще я избере автоматично.

ℹ️ Програмата автоматично избира начина на плащане в зависимост от предпочитания начин на плащане, избран в данните на клиента по тази операция. Операторът може трайно да промени това предпочитание по всяко време или да измени метода на плащане само за конкретната продажба.

Бутон "Запис" - служи за приключване на продажбата и евентуално отпечатване на документа. Програмата извършва проверка за това, дали всички минимално изискуеми реквизити на продажбата са попълнени и ако са, съхранява операцията в базата данни. В случай, че има невъведена информация, която за този тип документ е задължителна, програмата ще изведе подходящо съобщение и ще прекъсне записа. След като отстраните евентуалните пропуски ново натискане на същия бутон ще запише данните. Програмата ще предложи и отпечатване на документа или започване на нова продажба.

Печат - бутонът служи за повторно отпечатване на документа, който е зареден на екрана. Отпечатването е възможно само за продажби, които вече са били съхранени. При натискане на бутона в режим на съставяне на фактура, програмата ще покаже екран, от който ще можете да изберете отпечатване на оригинал, копие или и двете.

ℹ️Бързите клавиши за достъп до командите за печат са:

• Alt+F9 (отпечатва оригинал);
• Shift+F9 (отпечатва копие на фактура);
• Ctrl+Shift+F9 (печат на оригинал и копие на фактура).

Допълнителни данни и реквизити в документите

По-горе в ръководството обяснихме, че натискането на бутона "Допълнителни данни" (или клавиша F5 от клавиатурата) дава достъп до екран с допълнителни реквизити. Ето ги и тях:

Това са предимно данни, чието въвеждане не е задължително или е пък е напълно автоматизирано. Тук са разположени и данни, които се попълват рядко, затова са премахнати от основния екран на модул "Продажби".

• Основание за издаване на документа- основанието за издаване на стоковата разписка и/или фактурата би могло да бъде номер на проформа фактура, номер на поръчка на клиента, договор и т.н. Ако е необходимо да посочвате в стоковите разписки и фактурите това обстоятелство, можете да го направите тук. Този реквизит не е задължителен и затова се отпечатва единствено, ако е попълнен в някой документ. Ако е необходимо да се попълва автоматично едно и също основание в множество документи, можете да укажете да се използва последната въведена стойност.
   
• Място на сделката - мястото на сделката не е задължителен реквизит на нито един от издаваните документи в програмата. Ако все пак той има някаква употреба при Вас, програмата предлага възможност за автоматизиране на неговото попълване. Това става чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на мястото на сделката". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай населеното място на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено.
   
• Обект - подобно на горното поле, но тук се записва наименованието на складовия или търговски обект, в който е реализирана сделката или от който се извършва доставката на стоките. И тук попълването на полето не е задължително, но ако трябва да бъде попълвано, това може да бъде автоматизирано чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на наименованието на обекта при продажба". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай наименованието на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено.
   
• Предал - тук се записва името на лицето, което е предало стоките на клиента (да не се бърка с името на лицето, което е съставило документа). Тази информация се отпечатва върху стоковите разписки. Настройките за автоматизиране на попълването на това поле се намират в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на името на лицето, приемащо или предаващо стоките". Опциите за автоматично попълване са следните: "използвай последната въведена стойност"; "използвай името на оператора, който съставя документа; "използвай името на МОЛ на избрания обект" и "не попълвай автоматично".
   
• Не се начислява ДДС - това е поле с отметка. Ако в полето е поставена отметка, програмата няма да начислява ДДС за текущия документ. За фирми, които не са регистрирани по ЗДДС, в това поле винаги е поставена отметка, която не може да бъде премахната.
   
• Ставка по ДДС - по подразбиране ставката е 20%, но информацията за нея се взима автоматично от данните, които сте въвели в менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата". Ако промените ставката за текущия документ, промяната ще важи само за него.
   
• Основание за неначисляване на ДДС и при нулева ставка - в случай, че изпълнявате доставка, по която не начислявате ДДС, ставката се изменя или е нулева, в това поле следва да посочите на основание на кой текст и от кой закон правите това изменение. Примерно, за фирми, които не са регистрирани по ЗДДС обикновено се цитира "чл.113 ал.9 от ЗДДС". Това поле е падащ списък, в който се записват автоматично всички видове основания, които сте посочвали до момента, така че при нужда да използвате някое от тях, просто го изберете от списъка. Ако пък не го намирате там - въведете го и то ще бъде достъпно за избор в бъдеще. Обърнете внимание, че е възможно да автоматизирате попълването на това поле за всеки документ като активирате опцията "Автоматично попълване на последното въведено основание за неначисляване на ДДС" в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни".
   
• Банкови сметки - в тази таблица ще се показват всички дефинирани от Вас банкови сметки (в менюто "Номенклатури" - "Банки"). При създаване на документ, при който плащането е по банков път (или чрез наложен платеж чрез пощенски паричен превод) от тук можете да посочите по коя сметка очаквате да бъде извършено плащането (като маркирате съответния ред). Същият реквизит, но в съкратен вариант е достъпен и чрез основния екран на модула, но там се визуализира единствено IBAN на сметката, докато тук има по-разширена информация.
   
• Кратка забележка - програмата допуска въвеждането на кратки забележки (до 500 символа) в стоковите разписки, фактурите и проформите. Забележката може да бъде различна за всеки отделен документ и може да служи както за лична употреба, така и за информация на Вашите клиенти (ако бъде отпечатана в документа).
   
• Забележките се отпечатват в документите - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще отпечатва съдържанието на полето "кратка забележка" в издадените документи (когато в полето е въведен някакъв текст).
   
• Запомни и попълвай последната въведена - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще запамети последната въведена забележка и ще я въвежда и в другите документи, които издавате в модул "Продажби".
   
• Стоките са получени на - указва датата на получаване на стоките от клиента. По подразбиране се попълва днешна дата.
   
• Обстоятелства, определящи стоката като ново МПС - в случай, че предмет на сделката е МПС, което се определя като ново.

Поддържани типове документи
[ върни се горе ]

Програмата StoreHouse PRO поддържа създаване и отпечатване на следните типове документи в модул "Продажби":

Стокови разписки

Поради факта, че не всеки клиент желае да му бъде издавана фактура, в StoreHouse PRO сме възприели като правилото, че всяка продажба задължително ще бъде документирана като минимум със стокова разписка, която ще е и основният документ, на базата на който ще се извършва изписването на стоките от склада при продажба и ще се документира предаването им на отсрещната страна. Стокова разписка се генерира и тогава, когато потребителят създава продажба с фактура - просто документът се създава автоматично на заден план, но е с идентично съдържание като фактурата (и с различен номер). Единствено при създаване на проформа фактура не се генерира такъв документ, тъй като проформа фактурата все още не означава действителна сделка. При издаването на сборна фактура или на фактура към вече издадена единична стокова разписка също не се създава нова разписка, но това е така, защото стоковата разписка вече е била създадена и към нея просто се издава и фактурата със същото съдържание.

Стоковите разписки има своя номерация, която както и при фактурите и проформите също е 10-разрядна и нарастваща. При все това тя няма нищо общо с номерацията на самите фактури или с номерацията на проформите.

Съдържанието и вида на стоковите разписки в StoreHouse PRO наподобяват вида на фактурите, издавани от програмата. Възможно е чрез настройките на StoreHouse PRO да се промени заглавието на отпечатвания документ така, че вместо "стокова разписка", да се изписва "приемо-предавателен протокол" (или дори нещо друго). Възможно е да се променят и други аспекти от изгледа на документа, като например: отпечатване без цени или отпечатване с цени с ДДС, забрана за отпечатване на кодовете на стоките, отпечатване на сбита информация за доставчика и клиента и т.н.

Фактури, дебитни и кредитни известия

Фактурата е официален първичен счетоводен документ, който се издава на клиента при поискване от негова страна. StoreHouse PRO е в състояние да издава фактури, дебитни и кредитни известия на български език, в лева. При създаването на нова продажба с фактура, към нея задължително се генерира и нова стокова разписка, освен в случаите на създаването на фактура към вече издадена стокова разписка или случаите на издаване на сборна фактура към повече от една стокова разписка.

В StoreHouse PRO фактурите могат да бъдат генерирани бързо и лесно на базата на вече създадени стокови разписки, проформи или оферти, както и на базата на производствени операции.

Проформа фактури

Проформа фактурата изглежда по идентичен начин с фактурата, но е по-скоро оферта, отколкото документ за действителна сделка. Освен това проформа фактурите използват номерация, която е различна от тази на фактурите. Всяка проформа фактура във StoreHouse PRO може да бъде трансформирана в реална продажба (с фактура и стокова разписка) чрез няколко кликвания с мишката.

Проформа фактури могат да се генерират автоматично и на базата на оферти, производствени операции или други проформи.

Описание на операциите в модула за продажби
[ върни се горе ]

Всяка от операциите, които се поддържат в модул "Продажби", е достъпна за употреба чрез контекстното меню, което се появява на екрана при натискане на бутона "нова операция" (или клавиша F7). За някои от по-често използваните операции е предвидена и бърза клавишна комбинация. Поддържат се следните операции:

Продажба със стокова разписка - създава нов празен документ от тип "стокова разписка". Това е основният тип документ в модул "Продажби" и той е задължителен елемент на всяка продажба в StoreHouse PRO. Използвайте тази операция за случаите, при които за продажбата не се изисква издаването на фактура, или пък с клиента е договорено фактурата да бъде издадена на по-късен етап. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Ctrl+F7, както и чрез бутона за бърза продажба със стокова разписка.

Продажба с фактура и стокова разписка - създава едновременно нова фактура и нова стокова разписка. При тази операция потребителят попълва само данните на фактурата, но при записа на документа програмата автоматично ще генерира и стокова разписка със същото съдържание (но с друг номер, тъй като стоковите разписки имат различна номерация). Обърнете внимание, че на екрана се показва само номера на фактурата, а при подадена команда за печат се отпечатва фактура. В случай, че желаете да отпечатате и стоковата разписка, тя трябва да бъде заредена чрез функцията за зареждане на стокова разписка. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Alt+F7, както и чрез бутона за бърза продажба с фактура и стокова разписка.

Фактура към издадена стокова разписка - тази операция създава фактура, която е базирана на вече създадена стокова разписка, която все още не е фактурирана. При изпълнение на командата, програмата ще покаже списък на нефактурираните стокови разписки, сред които потребителят трябва да избере една. След като изборът бъде потвърден, програмата ще извлече автоматично данните от стоковата разписка и ще ги въведе в новата фактура. За потребителят ще остане единствено задължението да прегледа реквизитите, които евентуално имат нужда от корекция и след като нанесе корекциите, да запише документа. След записа на операцията, стоковата разписка вече не е в нефактурирано състояние и не може да се използва като база за издаване на други фактури. Използвайте тази функция в случаите, при които на по-ранен етап сте издали само стокова разписка за определена сделка, за която сега е необходимо да издадете и фактура.

Фактура и стокова разписка към издадена проформа - тази операция, подобно на продажбата с фактура и стокова разписка (обяснена по-горе), създава едновременно тези два типа документи. И подобно на операцията за генериране на фактура към издадена стокова разписка, данните се извличат автоматично от друг документ, но този път това е проформа фактура. Изберете от списъка проформа фактурата, която желаете да трансформирате в продажба, нанесете корекции (ако е необходимо) и запишете операцията. Програмата ще създаде фактура и стокова разписка. За разлика от операцията за генериране на фактура към стокова разписка, проформа фактурите не изчезват от списъка на нефактурираните документи от този тип. Това на практика е удобство, което можете да използвате, за да си създадете готови шаблони на сделки с често повтарящо се съдържание (ако имате такива), за да не се налага всеки път да попълвате едни и същи данни, а вместо това да нанасяте корекции само так, където е необходимо.

Дебитно известие - при издаване на дебитно известие е необходимо да посочите фактура от списъка, към която издавате известието. Към дебитното известие се генерира автоматично и стокова разписка. Програмата попълва автоматично единствено данните на контрагента, взимайки информация за това от избраната базова фактура. Номерата на дебитните известия следват номерацията на фактурите.

Кредитно известие - при създаването на кредитно известие също се избира фактура, към която се издава кредитното известие. Тук обаче е възможно и да не избирате фактурата от списъка, а вместо това да впишете нейните номер и дата ръчно. Последното е добавено за случаите, при които кредитното известие се издава за фактура, която е в архивиран период или е издадена по друг начин. Преимуществото на това, да изберете фактурата от списъка, е че програмата ще попълни автоматично данните на контрагента и ще Ви предложи да попълни сама и данните за артикулите (цялата информация се взима от фактурата, която сте избрали). Кредитното известие се използва за корективни цели. Може да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, а Вие на него - платената сума. За разлика от останалите видове документи, издадени в модул "Продажби", кредитното известие и генерираната към него стокова разписка имат обратно действие в количествено и парично отношение, т.е. посочените количества влизат в склада (вместо да излизат от него), а платената сума е Ваш разход, вместо приход. Данните от такъв документ ще се появяват в справките с отрицателен знак, но в самия документ ще се виждат като положителни стойности.

Проформа фактура - създава нова проформа фактура по начин, който е идентичен с начина, по който се създава стокова разписка или фактура. Разликата е, че проформа фактурата не води след себе си никакви количествени или парични изменения във Вашия склад, тъй като това не е нищо повече от покана за плащане или, ако щете, оферта, която клиентът може да използва като основание да направи реално плащане за описаните в документа стоки и услуги. Документ, в който се обявяват страните по сделката, нейният предмет, условията за плащане и т.н. Ако по нея бъде осъществено плащане, проформа фактурата може да бъде трансформирана в реална продажба (фактура и стокова разписка).

Сборна фактура към няколко издадени стокови разписки - тази операция е сходна с операцията по генериране на фактура към издадена стокова разписка. Разликата е в това, че базовите стокови разписки могат да бъдат повече от една. Програмата ще обедини информацията от стоковите разписки в една обща фактура и по този начин ще Ви спести необходимостта да издавате отделна фактура за всяка нефактурирана стокова разписка на клиента. Можете да използвате тази функция за периодично фактуриране на сделки, които са били отчетени само чрез стокова разписка. Необходимо условие, за да можете да издадете сборна фактура към две или повече стокови разписки, е всички избрани стокови разписки да са издадени към един и същи контрагент и този контрагент да е избран преди да стартирате тази операция. След записа на фактурата стоковите разписки, към които е издадена тя, ще бъдат маркирани в програмата като фактурирани и към тях няма да може да бъде издавана друга фактура.

Връщане на стока от клиент със стокова разписка (сторно операция) - тази операция създава нова стокова разписка, в която всички стойности са с отрицателно действие, т.е. количествата постъпват в склада, вместо да се изписват от него, а пък платената сума е дължима на клиента, вместо на Вас. Функцията следва да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, която сте му продали без фактура, а само със стокова разписка. По своето действие тази операция е идентична с кредитното известие, но за да можете да използвате кредитно известие, трябва преди това продажбата да е била отчетена с фактура.

Фактура и стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.

Фактура и стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.

Стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.

Стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.

Проформа фактура към издадена оферта - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.

Проформа фактура към производствена операция - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.

Проформа фактура на базата на друга проформа фактура - създава нова проформа фактура като използва информацията за артикулите в избрана от потребителя стара проформа фактура.

Създаване на нова продажба
[ върни се горе ]

При Вашето влизане в модула програмата вече е в режим на създаване на нова операция и очаква да започнете въвеждането на данни. Типът на операцията по подразбиране се контролира чрез настройките на програмата, а надписът вляво от номера на документа ще Ви подскаже какъв документ ще бъде издаден.

Ако програмата Ви показва, че ще създаде документ, който е различен от желанието Ви, чукнете с мишката върху бутона „Нова операция“ и изберете операцията, която желаете да извършите.

ℹ️ Съвет

За предпочитане е да използвате бързите клавиши, където това е възможно, тъй като това спестява време. На Ваше разположение са следните бързи клавиши за създаване на нов документ: Ctrl+F7 създава нова стокова разписка; Alt+F7 създава едновременно нова фактура и стокова разписка; Shift+F7 създава нова проформа фактура.

Избор или създаване на клиент
[ върни се горе ]

По възможност винаги започвайте новите продажби с избора на клиент. По този начин ще дадете възможност на програмата да приложи специалните условия за продажба, които е възможно да сте въвели за някои от своите клиенти. Специалните условия могат да бъдат: специални цени, отстъпки, кодове на клиента, срокове и начини за плащане.

Ако клиентът вече съществува във Вашата база данни, натиснете F8 или бутона „Избор“. Програмата ще покаже списъка с вече съществуващи контрагенти, в данните на които е изрично посочено, че са клиенти.

В случай, че списъкът е дълъг по-разумно би било да използвате функцията за търсене, вместо да разглеждате записите ред по ред. Впишете част от идентификационния номер (БУЛСТАТ, ЕГН) или част от наименованието на клиента в полето за търсене. Търсенето обхваща и реквизити като: населеното място, адрес, МОЛ, забележки, имейл, телефон и т.н. Програмата ще покаже списък със записите, които отговарят на Вашето търсене.

След като откриете клиента, изберете го с мишката и натиснете ENTER за потвърждение или чукнете двукратно с мишката върху него. Списъкът ще се скрие, а програмата ще изпише името на избрания клиент в основния екран на модула.

ℹ️ Съвет

Ако продавате основно на един и същи клиент или пък продажбите Ви не са персонифицирани, т.е. основно търгувате с физически лица, съветваме Ви да активирате опцията за автоматичен избор на последния използван клиент. Можете да я намерите в менюто „Настройки“ - „Предпочитания на потребителя и общи настройки“ - раздел „Продажби и фактуриране“ - „други опции“ - „избирай автоматично последния използван клиент“. По този начин след като веднъж изберете клиент (например създаден от Вас с име „Население“) вече няма да Ви се налага да го избирате, защото програмата ще го прави вместо Вас. Разбира се, това не пречи да продавате и на други клиенти - просто изберете или създайте нов контрагент.

Създаване на нов клиент

Ако клиентът все още не съществува във Вашата номенклатура на контрагентите, натиснете бутона "Нов клиент", който се намира непосредствено до бутона за избор на клиент (или клавишната комбинация Ctrl+F8). Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на клиента. Задължителните за попълване реквизити са: наименованието на клиента и неговия тип (дали е клиент и/или доставчик). Ако издавате фактура ще е необходимо задължително да попълните и населеното място, адреса по данъчна регистрация, идентификационния му номер (ЕИК по Булстат или ЕГН - за физическите лица) и ДДС номера, ако има такъв.

Основните данни на контрагента могат да бъдат и автоматично извлечени от Интернет. За да въведете или актуализирате данните на клиент от Интернет натиснете бутона . Програмата ще покаже диалогов прозорец, в който да въведете БУЛСТАТ или ДДС номер на търсения контрагент.

След въвеждане на търсения номер натиснете клавиша ENTER - програмата ще извърши търсене в онлайн масивите с фирмени данни. Ако бъдат открити данни, съвпадащи с въведения от Вас номер, програмата ще ги покаже на екрана и ще Ви попита, дали желаете да ги въведе. При потвърждение извлечената информация ще бъде автоматично попълнена в екрана с данни на клиента.

Забележка: Функцията за извличане на фирмени данни от Интернет изисква активен абонамент за поддръжка. При първото й стартиране може да бъдете помолени да въведете своя абонаментен ключ. Актуалният Ви абонаментен ключ можете да вземете от страницата "Поддръжка" в нашия уебсайт (необходимо е да сте влезли с клиентското си име и парола).

След като приключите с попълването на информацията за клиента, натиснете ENTER. Клиентът ще бъде създаден и добавен към текущата операция.

ℹ️ Освен по този начин, нови клиенти могат да се създават и директно в екрана за избор на контрагент. Можете да използвате този метод в случай, че след извършено търсене установите, че търсеният клиент все още не е добавен към Вашата номенклатура на контрагентите.

Добавяне на артикули към документа
[ върни се горе ]

Добавянето на артикули може да става по няколко начина - чрез избор от списъка с артикули, чрез баркод четец, чрез въвеждане в свободен текст или чрез импорт на артикулите от CSV файл.

Натиснете бутона "Добави артикул" (или клавиша F2, или клавиша "+" от цифровия блок на клавиатурата). На екрана ще се покаже прозореца за избор на артикул от номенклатурата на артикулите. Използвайте функцията за търсене или директно изберете желания артикул от списъка и натиснете ENTER за потвърждение на избора.

‼️Важно

В зависимост от настройките на програма и от големината на Вашата номенклатура, възможно е списъкът с артикули да не се покаже при първоначалното зареждането на прозореца, а вместо това програмата да влезе в режим на търсене. По подразбиране, ако броят на артикулите е по-голям от 100, програмата винаги преминава в този режим, тъй като при толкова артикули е напълно безпредметно разлистването на целия списък. Можете да контролирате това поведение на програмата чрез опциите в менюто „Настройки“ - „Предпочитания на потребителя и общи настройки“ - „Автоматичен режим на търсене при показване на списъците с артикули“. В случай, че все пак искате да видите пълния списък, без да сте извършили предварително търсене по код или наименование, просто натиснете Enter и програмата ще покаже списъка. Ако предпочитате винаги да виждате списъка при зареждане на този екран, поставете отметка през опцията "покажи списъка с артикули при зареждане на този екран".

Изберете желания артикул от списъка и натиснете ENTER за потвърждение на избора.

Програмата ще покаже прозореца за въвеждане на количество и избор (или въвеждане) на цена. По подразбиране количеството е 1 - коригирайте при необходимост.

Автоматично ще бъде избрана стандартната продажна цена за този артикул или пък специалната цената, която отговаря на настройките за избрания клиент (ако има такава). В случай, че в данните на артикула не е въведена продажна цена, полето за цена ще бъде активно за промяна.

Промяна на цената или нейния тип може да бъде инициирана и от потребителя, чрез натискане на бутона „Избери друга цена“, което ще доведе до показването на меню с всички възможни типове цени, както и възможност за ръчното въвеждане. Имайте предвид, че е възможно администраторът на да ограничи избора Ви до определени типове цена.

Полето за наименование на артикула се попълва автоматично от програмата, но е възможно ръчно да промените съдържанието му за тази конкретна продажба, без това да се отразява на оригиналния артикул. Последното се отнася и за полето с допълнително описание, като автоматичното му попълване зависи от настройката на програмата.

Чрез полето за отстъпка в този екран можете да въведете процентно намаление на цената, което да се приложи само за този ред от документа. Обърнете внимание, че тази възможност (на PRO версията) ще е достъпна само при положение, че не е определена обща отстъпка за целия документ. В такива случаи това поле ще е деактивирано.

След като вече сте приключили с въвеждането на количеството и сте направили евентуалните промени по цената, наименованието и отстъпката, натиснете ENTER за потвърждение. Артикулът ще бъде добавен към документа. Повторете горната процедура и за останалите артикули, които желаете да включите в тази продажба.

ℹ️ Съвет

Ако обикновено продавате единични бройки от повечето артикули, вероятно ще намерите за подходящо да настроите програмата така, че по подразбиране да не показва екрана за въвеждане на количество и цена, а вместо това да добавя стоката автоматично с количество = 1 брой. Този по-бърз режим спестява едно действие на оператора, а при нужда от корекция на количеството или цената бързо и лесно можете да направите промяна и след добавянето на стоката. Този режим може да бъде активиран чрез менюто „Настройки“ - „Предпочитания на потребителя и общи настройки“ - раздел „Продажби и фактуриране“ - „Бърз режим на избор на артикули при продажба“ - „Разрешен при избор от списъка с артикули“. По подразбиране режимът е включен при избор на артикули чрез баркод четец и е изключен при избор на артикули от списъка със стоки.

Въвеждане на артикули в свободен текст

Има случаи, при които бихте искали да издадете документ за продажба, който ще включва и редове с артикули, които не са част от Вашата номенклатура и ще бъдат използвани еднократно. StoreHouse PRO дава възможност да въведете такива редове в документа с функцията "Въвеждане в свободен текст", която се активира чрез клавишната комбинация Shift+F2 или чрез бутона в горната част на екрана .

Независимо, че става дума за артикул за еднократна употреба, който няма да бъде запаметен в номенклатурата на стоките и използван повторно, потребителят все пак е длъжен да въведе поне задължителни реквизити, които са: номенклатурен код, наименование, мярка, количество и цена без ДДС.

‼️Важно

При въвеждане на артикули в свободен текст никога не посочвайте код на съществуващ артикул или на такъв, който може да бъде добавен към номенклатурата на по-късен етап. По-добре е да помислите за някаква схема кодовете на такива артикули, която да е различна от обичайната, която използвате за стандартните стоки от номенклатурата Ви. В краен случай дори можете да използвате "-" (тире) или интервал. В случай, че въведете код на съществуващ артикул, поради съвпадението с кода програмата ще намали наличността на съществуващия артикул, а едва ли бихте желали това, щом използвате функцията за въвеждане в свободен текст.

Добавяне на артикули чрез баркод четец

Добавянето на артикули чрез баркод четец (в PRO версията) е много по-бърз и точен начин за последователно въвеждане на стоки в документа.

След прочитане на баркода в документа ще бъде добавен нов ред с количество 1. Цената и отстъпката ще са съобразени с избрания клиент, а ако клиентът няма специални цени и отстъпки, ще бъде приложена стандартната цена. По подразбиране в този режим програмата не очаква да въвеждате количество, но ако е необходимо то да бъде променено, можете да го коригирате ръчно като натиснете ENTER непосредствено след сканирането на кода или да сканирате етикета толкова пъти, колкото броя от този артикул желаете да включите в продажбата.

Ако в документа вече има артикул с този код, няма да бъде добавян нов ред, а вместо това ще бъде увеличено количеството на съществуващия.

Ако предпочитате програмата да Ви пита за количество и цена при добавянето на артикули чрез баркод, изключете опцията „разрешен при избор с баркод скенер“ от групата „бърз режим на избор на артикули“ в настройките на модула за продажби.

При необходимост можете да активирате режима за търсене по баркод и ръчно, чрез клавиатурата. Това става чрез натискане на клавиша F1 или чрез бутона с изобразен баркод, при което програмата ще изведе прозорец, в който можете да впишете или да сканирате чрез устройството баркода на стоката.

Избор на множество артикули наведнъж

Освен да добавяте артикулите един по един, можете да активирате и специален режим за едновременно добавяне на множество артикули наведнъж. Активирането става чрез натискането на клавишната комбинация Ctrl+M, докато се намирате в прозореца за избор на артикули, както и чрез първия от трите оградени бутони, показани на изображението по-долу.

Програмата ще покаже поле с отметка в началото на всеки ред. При поставяне на отметка пред артикул програмата ще Ви пита за количество, като по подразбиране ще предлага 1 бр. (въведете друго при нужда). Ако не желаете да въвеждате количество по време на избора на артикулите, а вместо това да коригирате количеството по-късно, можете да забраните това чрез настройките на програмата.

Междувременно можете да извършвате търсене, сортиране, филтриране по групи - програмата ще запомни всички избрани от Вас артикули.

Когато приключите с избора просто натиснете ENTER и StoreHouse PRO ще въведе всички избрани стоки и услуги в документа. Цената ще е автоматично попълнена според избрания клиент, а за артикули, на които не сте присвоили цена, програмата ще покаже екран за въвеждането й. Ако не желаете да бъдете питани за цена на артикулите, които нямат присвоена продажна цена, можете да забраните това в настройките на програмата.

Този начин на въвеждане е значително по-бърз от стандартния и го препоръчваме при необходимост от бързо въвеждане множество артикули за кратко време.

Импорт на артикули от CSV файл

Една от възможностите на PRO версията е въвеждането на информация за артикулите в продажбата да става автоматизирано - от външен CSV файл. Файлът може да е генериран от друг потребител на StoreHouse, който използва друга база данни или пък от съвсем различна софтуерна система, с която програмата обменя информация.

За да импортирате данните от такъв файл, натиснете бутона за импорт от CSV (). Ще се покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на файл. Изберете файла с данните и потвърдете избора си. Непосредствено след това ще се зареди импортния модул на StoreHouse PRO, в който ще можете да зададете опции за импорт и интерпретиране на данните.

Тъй като импортът на данни от CSV файл вече е разяснен в големи подробности в самостоятелна част на ръководството, няма да се спираме на самия процес, но бихме искали да сте наясно, че и тук, както на много други места в StoreHouse PRO Вие ще сте в състояние да импортирате (и експортирате) данни за артикулите в операциите от (и към) CSV файлове.

Ако пък желаете да експортирате списъка с артикулите от този документ и да го съхраните в CSV файл, използвайте бутона за експорт, за който стана дума по-нагоре в ръководството.

Корекция или премахване на въведен артикул
[ върни се горе ]

Ако откриете, че сте въвели грешен артикул или пък сте допуснали грешка в количеството, цената или друг параметър на запис от документа, можете да направите корекция.

За корекция на количеството или цената изберете реда, който искате да промените и натиснете ENTER (или чукнете два пъти с мишката). Програмата ще покаже прозореца за въвеждане на количество и цена. Направете желаната корекция и потвърдете с ENTER.

Изтриването на ред от документа също е лесно - маркирайте реда и натиснете клавиша DEL или бутона за изтриване от екрана.

Ако желаете да промените последователността на редовете в документа не бързайте да изтривате вече въведените артикули. Вместо това маркирайте тези от тях, които искате да преместите и след това с клавишна комбинация Ctrl+стрелка нагоре или Ctrl+стрелка надолу ги преместете на желаното място. Можете да използвате и бутоните () в горния десен ъгъл на екрана.

Попълнете и/или прегледайте останалите реквизити на документа

След като въведете артикулите по операцията, единственото, което остава, е да огледате останалите основни реквизити на документа и да нанесете корекции там, където е необходимо (и ако е необходимо). Ако сте отделили достатъчно време, за да се запознаете в подробности с настройките на програмата ще знаете, че тя позволява да направите настройките си така, че на практика в повечето случаи да не Ви се налага да въвеждате почти нищо, тъй като програмата се е погрижила за това и вече е въвела съответните данни там, където те са необходими. Това включва имената на приемащата и предаващата страна, името на лицето, което съставя документа, начина на плащане, търговската отстъпка, банковата сметка (ако плащането е по банков път), срокът за плащане, размерът на платената сума и т.н.

Начини на плащане и регистриране на платената сума
[ върни се горе ]

Програмата вече е настроила начина на плащане според предпочитанията, които са заложени в данните на избрания клиент. Ако за тази конкретна операция е необходимо да промените начина на плащане, можете да направите това чрез избор на една от четирите достъпни опции.

Ако клиентът е платил цялата или част от дължимата сума, уверете се, че е поставена отметка пред опцията „Плащане“ (в зависимост от настройките програмата ще направи това вместо Вас) и сверете съдържанието на полето „Платени“ със сумата, която клиентът плаща. Ако става дума за пълно плащане, програмата вече вероятно е въвела дължимата сума. Ако е частично плащане, коригирайте стойността ръчно. Ако сте договорили отсрочено плащане уверете се, че датата падежа отговаря на договореното с клиента и коригирайте в случай на необходимост.

При плащане по банков път или с наложен платеж чрез ППП е необходимо да има посочена банкова сметка. Ако банковата Ви сметка е само една или пък са няколко, но една от тях е зададена като основна, програмата ще я избере за отпечатване в документа вместо Вас. Ако обаче желаете да направите промяна за този конкретен документ или пък, ако при наличието на две или повече сметки не сте избрали основна сметка, ще трябва да направите своя избор чрез списъчното поле, което се намира непосредсвено над бутона за запис.

Запис на продажбата и отпечатване на документ
[ върни се горе ]

За запис на операцията натиснете клавиша F9 или бутона „Запис“. Програмата ще провери съдържанието на документа, и ако намери пропуснати данни, ще Ви уведоми по подходящ начин, за да ги попълните и да направите повторен опит за запис.

След успешното съхраняване на операцията програмата ще Ви предложи да отечатате документа на принтер или да започнете нова продажба. Ако приемете да отпечатате документа на екрана ще се покаже неговия предпечатен изглед (освен, ако не сте забранили това чрез настройките). Натиснете бутона за отпечатване и следвайте стандартния за Windows начин на отпечатване на документи.

След приключване на продажба във Вашия склад ще се случи следното:

• Ще бъде съхранен документ от избрания тип с уникален пореден номер и с въведените от Вас данни.
• Наличността на стоките, които са били включени в документа ще бъде намалена със съответното количество (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка)
• Ако продажбата включва артикули от тип "услуга", материалите по разходната норма (рецептата) на тази услуга ще бъдат изписани от наличността на склада (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка)
• В модула "Приходи и разходи" на StoreHouse PRO ще бъде създадена приходна операция за стойността на сделката и в нея ще бъде отразено плащането на сумата, която е въведена в полето "Платени". Ако по документа не е регистрирано никакво плащане или пък плащането е в размер, който е по-малък от общото задължение, ще бъде формирано задължение на клиента за разликата между общата стойност на сделката и платената сума.

В настройките на програмата е възможно да промените колко и какви фактури желаете програмата да отпечатва автоматично при приключване на продажба с фактура. Можете да изберете отпечатване на оригинал или на оригинал + няколко копия. Винаги е възможно да отложите отпечатването за по-късен етап, ако това се налага.

ℹ️ Съвет

Не забравяйте, че има възможност да съхраните документите и в електронен вид, чрез програма като PDFCreator или вградената в Windows - Microsoft Print to PDF. Тя Ви позволява да отпечатате документа в PDF формат, вместо на принтер, ако желаете да го изпратите по имейл. Инструкции за това прочетете тук.

Зареждане на съхранен документ за преглед, корекция или повторно отпечатване
[ върни се горе ]

Ако е допусната операторска грешка във вече съхранена операция, която желаете да отстраните преди да предадете документа на клиента, или пък просто искате да прегледате съдържанието на съхранен документи и евентуално да го отпечатате повторно, StoreHouse PRO дава такава възможност чрез функцията за зареждане на документ. За да я използвате администраторът на базата данни на StoreHouse PRO трябва да е дал право на Вашия потребителски акаунт да зарежда издадени документи, а ако ще правите корекция - и право да редактира съхранени документи от конкретния тип.

Зареждането на съхранена операция е достъпно чрез бутона „Зареждане“. Ще се покаже меню, от което трябва да изберете вида на документа, който желаете да заредите. Можете да използвате и клавишните комбинации Ctrl+F6 (за зареждане на стокова разписка) или Alt+F6 за зареждане на фактура/известие. Ако желаете да заредите проформа ще трябва да използвате командата от менюто, тъй като за нея няма клавишна комбинация.

Програмата ще покаже списък с издадените документи от избрания тип. В зависимост от настройките на StoreHouse PRO е възможно списъкът да съдържа целия набор от такива издадени документи или пък само издадените в зададеният в настройките период. Ако виждате желаната операция в списъка, просто чукнете два пъти с левия бутона на мишката върху нея и програмата ще я зареди в режим на редакция. В случай, че списъкът е много дълъг, спестете си времето и използвайте функцията за търсене (активира я клавишът F3 или бутонът "Търсене"). В полето за търсене въведете номера на документа (или поне част от него) или част от наименованието на клиента. Натиснете ENTER и програмата ще покаже всички документи, които съдържат търсената дума или номер. В случай, че програмата не открие документ с тези данни, но е приложено филтриране по период, тя ще Ви предложи да извърши ново търсене за същото, но върху всички документи, без оглед на датата на тяхното издаване.

ℹ️ Съвет

Ако не планирате да правите корекции по документа, нито да го отпечатвате на принтер, можете да активирате режима на бърз преглед, който е достъпен чрез чукване с десния бутон на мишката върху ред от списъка с издадени документи или чрез малкия бутон  от екрана. Програмата ще покаже съдържанието на документа, без да напускате списъка.

Можете да променяте всички реквизити и артикули в документите, с изключение на номера на документа, данните на фирмата-издател (т.е. Вашата фирма) и размера на платената сума. След първото съхраняване на операцията, всякакви промени по размера на платените суми са възможни единствено чрез модул „Приходи и разходи“, до който е необходимо да Ви е даден съответния достъп от администратора.

След приключване на промените запишете и отпечатайте документа по обичайния начин. Програмата автоматично ще актуализира наличността на всички артикули, които да засегнати от промяната. Ако към документа има свързан друг документ (например стокова разписка или фактура), програмата ще Ви предложи да актуализира и тях. В случай, че откажете, програмата ще прекъсне връзката между двата документа и стоковата разписка вече няма да се показва като фактурирана с конкретната фактура, тъй като съдържанието им вече ще е различно.

Анулиране на издадени фактури
[ върни се горе ]

Анулирането на фактури е достъпно чрез командата „Анулиране на фактури“ от менюто „Операции“. От списъка на издадените фактури изберете тази, която желаете да анулирате. Натиснете бутона за потвърждение.

Ако към фактурата има стокова разписка, програмата ще Ви попита, дали желаете да я изтриете. Ако я изтриете, продадените чрез нея артикули ще бъдат върнати обратно в склада.

Ако изберете да запазите стоковата разписка наличността няма да се промени. По-късно обаче ще можете да използвате разписката като основа за издаване на нова фактура, спестявайки си въвеждането на артикулите и другите реквизити.

И в двата случая фактурата не се изтрива. Вместо това тя ще се показва в списъка на издадените документи като анулирана и няма да участва в справките, които се генерират на базата на издадени фактури, нито ще може да бъде редактирана по какъвто и да е начин.

Номерът на тази фактура остава резервиран и с този номер не могат да се издават други фактури.

Документиране на стоките, върнати от клиента
[ върни се горе ]

Възможно е в определен момент да се наложи да отразите връщането в склада на стока, която преди това сте продали на Ваш клиент. Начините за документиране на такава операция са няколко. Кой от тях ще използвате, зависи изцяло от вида на документа, с който е била отразена предхождащата продажба.

Връщане на стоки чрез кредитно известие - ако при продажбата на върнатата стоката сте издали фактура, желателно е да документирате връщането на артикулите чрез издаване на кредитно известие към тази фактура. За да издадете кредитно известие, натиснете бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Кредитно известие".

Връщане на стоки чрез стокова разписка - този начин на отразяване е подходящ за случаите, при които първоначалната продажба не е била отчетена с фактура, а само със стокова разписка. Операцията е достъпна при натискане на бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Допълнителни операции" - "Връщане на стока от клиент със стокова разписка".

Специални търговски отстъпки и продажни цени по клиенти
[ върни се горе ]

Освен ръчно въвежда на търговска отстъпка или на цена, която е различна от стандартната за артикула, StoreHouse PRO дава възможност и за автоматизирано прилагане на специални цени и търговски отстъпки на базата на избрания клиент. Чрез тази функционалност се осигурява не само защита срещу потенциални операторски грешки при съставянето на продажби към редовни клиенти, но и значително по-голяма бързина при обработката на документите за продажба.

ℹ️ За да можете да се възползвате пълноценно от функциите за прилагане на специални цени и отстъпки, винаги започвайте съставянето на нова продажба с избора на клиент. 

Програмата може да приложи процентната отстъпката по два начина: като една обща отстъпка върху всички артикули в документа или като множество отделни (и различни) отстъпки на всеки ред от документа. Вторият начин е подходящ за случаите, при които отстъпките на отделните артикули се различават.

Автоматично прилагане на обща отстъпка за целия документ:

Когато с Вашия контрагент сте договорили твърда процентна отстъпка, която планирате да му предоставяте за всеки закупен артикул, най-удачният и бърз подход би бил да въведете отстъпката в данните на клиента. За да направите това заредете клиента в режим на промяна (изберете го от списъка с клиенти и натиснете бутона "Промяна" от същия екран). Програмата ще визуализира диалоговия прозорец за въвеждане и промяна на данни на контрагента:

Коригирайте стойността в полето за договорена отстъпка (както е показано на изображението по-горе) и въведете размера на процентната отстъпка, която желаете програмата да въвежда вместо Вас оттук нататък, когато продавате на този клиент. Натиснете ENTER за съхраняване на промените и още един път ENTER за да добавите клиента към текущата продажба. Програмата ще въведе процентната отстъпка в новия документ:

След това можете да продължите със съставянето на продажбата по обичайния начин. След всяка промяна на съдържанието на документа StoreHouse PRO ще преизчислява размера на общата отстъпка и ще формира нова данъчната основа.

При всеки следващ документ, който издавате на този клиент, програмата автоматично ще въвежда отстъпката, която е заложена в данните на клиента. При необходимост можете да я променяте за конкретната продажба директно в полето "Търговска отстъпка" на модул "Продажби". Ако желаете трайно да измените или пък да изключите бъдещото начисляване на отстъпката към този клиент, можете да направите това чрез екрана за промяна на данните на клиента.

Автоматично прилагане на отстъпка за отделни артикули: 

Освен описаната по-горе ситуация, при която за всички артикули се прилага една и съща отстъпка, съществуват и случаи, при които е възможно да Ви се наложи да приложите една отстъпка за част от артикулите, а за останалите - съвсем друга.

За да адресира тази необходимост, в StoreHouse PRO е дадена възможност за задаване на специални отстъпки по артикули и контрагенти. Това означава, че е възможно да определите отстъпка не само на ниво контрагент (както беше показано по-горе), но и на ниво артикул за избрания контрагент.  Въвеждането на специални отстъпки по артикули и контрагенти също става през вече познатия Ви екран за редактиране на контрагента. И така, отново отворете клиента в режим на промяна, но този път натиснете бутона "Отстъпки по артикули", който се намира непосредствено под текстовото поле за въвеждане на договорена отстъпка:

Програмата ще покаже екрана за въвеждане на специални търговски отстъпки по артикули, към избрания клиент.

Като използвате бутона "Добави артикул" от екрана, показан по-горе, прибавете към списъка онези стоки, за които желаете програмата да предлага отстъпка, която се различава от вече определената отстъпка за този клиент. Ако списъкът със стоки е много голям и разполагате с данните в CSV файл, добра идея е да използвате функцията за импорт на отстъпките от CSV файл. Това несъмнено ще Ви спести много време.

След като добавите артикулите, за които сте определили специална отстъпка за този клиент, вече можете да започнете да прилагате това улеснение на практика.

 ‼️ Забележка: Тази функционалност изисква клиентът да е избран за текущата продажба, преди да започнете добавянето на артикули към документа за продажба. По възможност винаги се придържайте към това изискване.

Когато към документ за продажба се добавя артикул, за който в програмата е въведена специална отстъпка, отстъпката се начислява на реда с артикула. Тя винаги има приоритет над отстъпката, която евентуално е начислена за целия документ. Това означава, че ако за определен клиент е въведена фиксирана обща отстъпка в размер на 15% за всички артикули, но за някои от тях е дадена специална отстъпка от 10% към този клиент, то за тези стоки ще се приложи отстъпката от 10%, а за всички останали в документа - 15%.

‼️ Когато към документ за продажба, в който е въведена обща отстъпка за целия документ, бъдат добавени артикули, които имат специална отстъпка към клиента, общата отстъпка също ще започне да се прилага на реда със стоките. Ръчното въвеждане на отстъпки на реда със стоките е възможно само при положение, че в полето "Търговска отстъпка" на основния екран на модул "Продажби" е въведена стойност 0. 

Специални цени по артикули

По аналогия със специалните отстъпки по артикули, за които обяснихме по-горе, StoreHouse PRO поддържа и въвеждане на специални продажни цени по артикули за избрани контрагенти. Това означава, че за избрани клиенти можете предварително да укажете продажна цена на някой артикул, която е по-различна от стандартната цена на артикула.

Въвеждането на специалните цени по артикули и клиенти става по същия начин, по който става и въвеждането на специалните отстъпки, затова няма да го обясняваме в подробности. Разликата е само в това, че вместо бутона "Отстъпки по артикули", трябва да натиснете бутона "Специални цени по артикули". 

‼️ Само по себе си въвеждането на специални цени по артикули към дадения контрагент не е достатъчно, за да автоматизирате прилагането на специалната цена. Необходимо е също да укажете, че за този клиент по подразбиране ще се прилага специалната цена (ако има такава). Това можете да направите опциите, които се появяват при натискане на бутона за "Тип цена, по която контрагентът купува като клиент". В случай, че не направите това, програмата ще Ви позволява ръчно да избирате специална цена, но по подразбиране ще прилага стандартната. Това, разбира се, отваря широк фронт за операторски грешки, затова не пропускайте тази настройка. 

На изображението по-горе са показани двете опции, между които можете да изберете, ако желаете програмата автоматично да прилага специалната цена. В общи линии изборът се свежда до това, коя стандартна цена да бъде приложена, ако за конкретния артикул няма специална цена към този клиент. Можете да избирате между продажна цена 1 и продажна цена 2, които да бъдат приложени тогава, когато за избрания клиент няма въведена специална цена за конкретния артикул, който добавяте към продажбата.

Както при специалните отстъпки, и тук важи изискването за сте започнали продажбата с избора на клиент. В противен случай програмата няма да знае, за чии специални цени да прави проверка и ще предлага стандартната продажна цена #1.

Други начини за въвеждане на специални цени и отстъпки

По-горе разяснихме препоръчителния начин за въвеждане на специални цени и отстъпки чрез екрана за промяна на данните на избран контрагент. Има още два начина, по които можете да достъпите същата функционалност. Единият от тях е чрез бутоните за специални цени и специални отстъпки в екрана за промяна на артикул, а другият - чрез съответните команди в менюто "Операции".

Въвеждането на специални реквизити чрез екрана за редактиране на артикули е подходящо за случаите, при които искате да въведете специални цени или специални отстъпки за един определен артикул, но за множество различни клиенти. При този режим, за разлика от вече обяснения по-горе метод, логиката е обърната - при предварително избран артикул, а се въвеждат данни за множество клиенти.

Третият метод, който е достъпен чрез командите със съответни имена в менюто "Операции" е препоръчително да се използва, когато желаете да правите справка за вече въведените специални реквизити или пък да импортирате (актуализирате) информация чрез импорт от CSV файл. Разбира се, можете да използвате този режим и за ръчно добавяне на единични записи към масива с данни за специалните цени и отстъпки, но ще е необходимо предварително да изберете контрагента, за който въвеждате информация.

<-- Към съдържанието