Отпечатване на документи в PDF файл чрез PDFCreator

Често потребители на продукта ни питат, как да запазят фактура (или някакъв друг вид документ) във файл, който по-късно да могат да изпратят на свой контрагент по имейл, избягвайки процеса по първоначално отпечатване на стандартен принтер и последващо сканиране на документа.

Най-лесният начин за постигане на тази цел е фактурата да бъде съхранена в PDF файл, генериран в резултат от отпечатването на  виртуален PDF принтер. В по-новите версии на Windows има вграден софтуер - Microsoft  Print To PDF, който е безплатен и работи много добре. В рамките на това ръководство обаче ще Ви препоръчаме алтернатива, която е дори по-добра в някои отношения. Става дума за програмата PDFCreator, която има безплатна версия, достъпна за свободно изтегляне от сайта на разработчиците: pdfforge.

Няма да се спираме на процеса по инсталация на програмата - той е прост и неангажиращ и смятаме, че няма да Ви затрудни по никакъв начин. След като завършите инсталацията на програмата PDFCreator във Вашия Windows ще бъде добавен нов принтер със същото име.

Виртуалният принтер се държи като обикновено печатащо устройство. Разликата между тях е в това, че всичко, което отпечатате на виртуалния принтер бива съхранено като PDF файл на Вашия компютър. За Вас остава единствено да укажете къде и под какво име да бъде съхранен файла.

Процедурата по създаване на файла е следната:

Създавайте документа, който желаете да съхраните в PDF файл по стандартния начин. След като го съхраните, стартирайте функцията за отпечатване. StoreHouse ще покаже екрана за предпечатен изглед.

От екрана за предпечатен изглед натиснете бутона "Print".

Ще се покаже стандартният диалогов прозорец на Windows за избор на печатащо устройство. От списъка с принтерите изберете този с наименование "PDFCreator". Натиснете бутона ОК.

Ще се появи екрана за въвеждане на име на файл и избор на място за съхранението му. За някои видове документи (например фактури) StoreHouse вече ще е попълнил името на файла вместо Вас (това няма да е възможно, ако ползвате виртуален принтер, различен от PDFCreator).

Натиснете бутона за запис на файла (Save).

След като завършите и тази стъпка, вече разполагате с копие на документа, което можете да съхранявате локално и да изпращате на свои контрагенти и колеги по електронен път.